採用業務を効率化する7つの方法！AI活用やツールの導入について解説

採用業務を効率化すると、採用担当者が少ない、ほかの仕事と兼業しているという場合でもスムーズかつ効果的に進められる可能性があります。

この記事では、採用業務を効率化すべき理由と採用業務のフロー、効率化させる7つの方法についてまとめています。

少ない手間で優秀な人材の確保につながるように、ぜひご参考にしてください。

採用業務を効率化すべき理由は、次のとおりです。

効率化することでどのような効果があるのか、解説します。

（１）コスト削減につながる

採用業務は、候補者とのやりとりや求人広告の掲載、面接など、時間・人・予算といったさまざまなコストがかかります。掲載している求人広告の効果がないから何度も修正する、掲載期間を延ばすという場合、コストがかさみ、予算がなくなる恐れもあるでしょう。

採用業務を効率化して、最初から質の高い求人広告の作成や候補者対応フローなどができれば、コスト削減につながります。採用担当者の心身の負担も軽減できるため、スムーズな採用業務が可能です。

（２）工数をかけるべき業務に注力できる

採用業務のなかには、コア業務とノンコア業務があります。コア業務とは、採用計画立案や面接、内定者フォローなど、採用成功に深く関わる業務のことです。一方のノンコア業務は、面接の日程調整や合否連絡、問い合わせ対応などの高度な判断を要しない作業を指します。

採用業務の効率化によってノンコア業務に従事する時間を減らし、工数をかけるべきコア業務に注力できるようになると、質の高い対応ができ、自社が求める人材を獲得しやすくなるでしょう。

（３）採用スピードが向上する

採用業務の効率化は、採用スピードの向上につながります。各工程にかかる時間が短縮されるため、選考から内定出しまでスムーズに進み、候補者が他社へ流れるのを防ぐことができます。

企業の対応の遅さが候補者の意欲を削ぎ、選考辞退などを引き起こすケースが多いことから、採用スピードを上げることは重要です。

採用業務は、主に下記のフローで行なっていきます。

各フローの取り組みについて解説します。

（１）採用計画立案

自社の事業戦略や経営課題から、募集する人材の要件や人数、選考期間、入社予定日、コストなどを検討して採用の計画を立てていきます。

ペルソナ設計や活用する採用手法の選定、自社の魅力の洗い出しなども実施します。募集人材のミスマッチが生じないように、人材が配属される部署の意見もヒアリングして、計画に反映しましょう。

（２）募集活動

採用計画に沿って募集活動をしていきます。選定した採用手法を活用して、自社が求める人材からの応募を集めていきましょう。

求人広告を活用する場合は、ターゲットに刺さるポイントを的確に訴求することが大切です。写真も掲載して視覚的にわかりやすくするなど、応募を多く集めるための工夫を施していきましょう。

（３）書類選考

応募を獲得したら、書類選考を行います。すべての候補者がレジュメを詳細に書いているわけではないため、レジュメだけで判断せず、会って判断するスタンスで選考することが望ましいです。

また、書類選考結果は1営業日以内に連絡しましょう。選考スピードは候補者の入社意欲を大きく左右します。選考辞退を回避できるように、迅速な対応を心がけることが大切です。

（４）面接

面接では、候補者の見極めと動機づけを行います。面接は候補者を落選させる場ではなく、ポジティブな面を見出す場のため、加点方式で評価しましょう。面接官の姿勢が明るくなり、候補者もリラックスして本音を話しやすくなる可能性があります。

候補者からの業務に関する質問に答えつつ、動機づけができるように、同じポジションで働いている社員に同席してもらうことも効果的です。

（５）内定者フォロー

合格者には、内定の迅速な通知や内定者フォローを行なって、内定辞退を防ぎます。候補者のなかには、内定を受け取ったあとに不安が生じたり、より魅力的な他社へ入社したいと思ったりする方もいて、内定を辞退するかもしれません。

そのため、定期的なコミュニケーションや社員との交流会、内定者ランチなどを実施し、不安の払拭や動機づけを図ることが求められます。

（６）入社後フォロー

内定を受け、社員となった入社者は、業務内容や職場環境、人間関係などにギャップを感じるケースがあります。そのまま放っておくと早期離職となる恐れがあるため、入社後フォローが欠かせません。

具体的には、社内ルールのマニュアルを作成しておく、定期的に面談を行う、入社者の行為に対しフィードバックするなどのフォローを実施しましょう。オンボーディングの導入もオススメです。

採用業務にはさまざまなフローがあり、各フローにおいて取り組むべきことやポイントも多いです。

ひとつひとつの取り組みに時間がかかっていると、選考スピードが落ちたり採用担当者の負担になったりするため、採用業務を効率化していきましょう。

採用業務を効率化する方法として、次の7つをご紹介します。

（１）AIの活用

ターゲットに響く求人広告やスカウトメールの作成には時間がかかりますが、ChatGPTなどのAIを活用すると、よい表現や文章を短時間で打ち出してくれるため、業務効率化を図れます。

ほかにも、面接の質問文作成や書類選考の自動スクリーニングなども可能で、採用業務の大きな補佐的存在となるでしょう。

ただし、誤った情報や古い情報もあるため、あくまで参考程度にとどめることが望ましいです。

（２）ITツールでコミュニケーションの自動化

候補者に対する連絡スピードは、候補者の入社意欲を大きく左右する要因のひとつで、遅くなるほど選考・内定辞退を招きやすいです。

コミュニケーションを自動化するITツールを導入すると、応募を受け付けたときや選考結果などを自動で通知できるため、迅速な対応や連絡漏れ防止を図れます。採用担当者の業務負担軽減にもつながるでしょう。

（３）採用管理システム（ATS）の活用

採用管理システム（ATS）とは、採用に関する情報を一元管理できるシステムのことです。複数の求人や応募者情報・評価、面接日程などをひとつのシステムで管理できるため、採用業務を進めやすくなります。また、情報共有や採用状況の分析も容易になり、業務効率化を実現できます。

採用管理システムの活用効果を高めるには、自社の課題を解決できるシステムを見極めることが大切です。

（４）採用代行（RPO）の活用

採用代行（RPO）とは、企業の採用業務を社外の企業へ委託し、代行してもらうサービスのことです。採用業務にかけられるリソースが不足している場合は、採用代行の利用によって採用担当者がコア業務に注力できるようになり、業務の質を向上させられます。

採用代行業者によってサービス内容が異なるため、自社が任せたい業務の対応が可能かを事前に問い合わせましょう。

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（５）オンライン面接の導入

対面面接の場合は、候補者に面接会場まで足を運んでもらう、面接会場を押さえるなどが必要なため、候補者の負担や手間が生じます。

オンライン面接を導入すれば、遠方の候補者も応募しやすくなり、優秀な人材に出会える機会が増えるでしょう。また、面接会場のセッティングの手間もなくなるため、業務効率化を実現でき、選考スピードを上げられます。

（６）採用プロセスの見直し

採用プロセスを見直して、工数がかかっているもの、対応が曖昧になっているものがないかを分析、改善しましょう。例えば、面接回数が多い場合は減らす、候補者対応が遅い場合は返信のリミットを決めるなど、採用業務をスマートにしたり明確なマニュアルを作ったりすることで、効率化を図れます。

（７）選考の評価基準の統一

候補者に対する評価の付け方が属人化している場合、評価者の先入観や主観が評価に作用するかもしれません。また、評価者間での合否判断に時間を要し、候補者が他社に流れる恐れもあるでしょう。

優秀な人材を見極め、スムーズに合否判断するには、評価基準の統一が重要です。例えば、面接評価シートを作ると、評価基準を統一したうえで自社が求める人物かを客観的に評価できます。

採用業務を効率化すると、採用スピードの向上やコスト削減が期待できます。

採用業務のフローは募集活動や書類選考、内定者フォローなど幅広く、それぞれが重要な工程である一方で、外部サービスやツールを導入すれば効率化でき、少ない工数で大きな効果を得ることも可能です。

ご紹介した採用業務を効率化する方法を取り入れて、優秀な人材の獲得に活かしていきましょう。

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