【完全ガイド】採用計画の立て方！成功ポイントを解説｜テンプレート付

採用計画は、効率的な採用活動を実現するために立てることが求められます。一方で、「立て方はなんとなくわかるけど、より精度の高い採用計画にする方法がわからない」と悩まれている人事担当者もいらっしゃるでしょう。

採用計画の質を高めるには、事前準備や効果的なステップを踏まえて作成することが大切です。

この記事では、採用計画の意味と立て方、ポイントと立てたあとに実施すべきことについてまとめています。採用計画のテンプレート例も併せてご参考にしてください。

採用計画とは、企業が目指す事業や経営を実現するために、採用活動の内容と目標を明確にした計画のことです。

一般的には、次のような項目が計画に含まれます。

また、採用した人材が早期に職場や仕事に慣れるように、入社後フォローと教育施策の立案や、教育者の選定なども併せて行われることが多いです。

（１）採用計画が必要な理由

採用計画を立てると、採用すべき人材や時期などが明確になり、採用メンバー間の認識が統一されるため、人材のミスマッチを防止できます。採用活動の進捗もはかりやすく、効率的なアクションを起こせるでしょう。

また、精度の高い採用計画は、役員からスムーズに承認され、必要な人材の早期獲得にもつながります。現場社員が納得できる内容であれば協力も得やすくなり、連携不足による失敗リスク回避が可能です。

採用計画を効果的に活かすには、「理想を詰め込んだ採用計画」ではなく、「誰もが目標達成をイメージできる現実的な採用計画」が必要です。

採用計画を立てる前には、次の3つを把握することが重要です。

事前準備として必要なアクションについて、解説します。

（１）自社の経営方針と事業計画を確認する

自社の経営方針と事業計画を確認して、必要な人材要件や人数を把握します。例えば、新規事業のリーダー格がいないのであればリーダーポジションの募集、新規オープンでスタッフが不足している場合は経験者の大量採用などが考えられるでしょう。

経営層や現場担当者とコミュニケーションをとり、詳細を話し合うことで認識相違を防ぐのがポイントです。

また、事業計画の実現のために必要な人数を定める「要員計画」を立てることも効果的です。

（２）競合と採用市場を調査し「勝てる領域」を探る

競合他社の動向と採用市場を調査して、自社の強み・弱み、他社と差別化できるポイント・魅力、採用が難しい職種などを分析します。調査と分析を念入りに行うことで、「他社にはない自社の魅力」「設定すべき採用要件」などが明確になり、「勝てる領域」に参入できます。

なお、中途採用における「競合他社」は、「会社規模（従業員数）」「応募資格」「給与」「勤務地」の4つが類似している企業を指します。競合他社が多すぎる場合は、既存社員に次のような質問をすると、自社が「競合」とすべき企業を見極められるでしょう。

（３）自社の採用課題を把握する

「応募数が少ない」「選考辞退が多い」「早期離職が多い」などの自社の採用課題を把握することが、適切な採用計画の立案につながります。例えば、選考辞退が多い場合、選考期間が長いのかもしれません。内定承諾率が低い場合は、面接官の態度や面接内容に改善すべき点があると考えられます。

採用課題の把握には、「歩留まり率」の算出が効果的です。どのフローに課題があるかわかるため、採用計画で取り入れるべき対策も見えてくるでしょう。

採用計画は次の6ステップで立てていきます。

採用計画の立て方をご紹介します。

（１）【人数の算出】事業計画に基づき必要人数を割り出す

事業計画に基づいて、自社が採用すべき人数を明確に設定します。

例えば、下記のような観点から必要人数を割り出しましょう。

なお、必要な人数を設定する前に、まずは現在の業務の効率化や不要な業務の排除を行いましょう。業務改善を行なったうえで、新たな業務内容などと採用者の配属予定先にいる人数を鑑み、採用人数を見積もります。

見積もった採用人数で目標とする利益を出せるかを検討し、利益を出せる場合はそのまま採用人数として決定する一方で、利益を出せないと判断した場合は、業務の見直しと採用人数の再検討が必要です。

また、併せて「正社員」「契約社員」などの雇用形態も決定します。コストや働き方などから適した雇用形態を見極めましょう。

（２）【ターゲット選定】採用要件を明確にする

自社の課題や経営方針などから、どのような人材を採用すべきかを明確にします。

例えば、営業職を募集する場合のGood要件、NG要件は次のとおりです。

採用要件を適切に設定するには、現場担当者の意見を取り入れることが大切です。現場担当者の声を反映させることで、ミスマッチを起こさない精度の高い採用計画を立てられるでしょう。

一方で、採用要件のハードルが高すぎると、転職市場に人材がいない、自社が採用できるような人材ではないという事態になりかねません。そのため、採用担当者は、採用市場や競合の傾向などを現場担当者に共有し、状況を理解してもらうことも求められます。  

（３）【人物像の具体化】ペルソナを設計する

ペルソナとは、年齢、性別、現職、年収、家族構成、ライフスタイル、趣味などを細かく設定した、自社が求める人物像のことです。

ペルソナ設計は、自社が訴求すべきポイントの明確化や、採用メンバー間の「採用したい人物」の認識統一につながるため、採用成功を左右する重要な取り組みです。

次の3つのステップで設計していきます。

   ペルソナ設計の注意点

設計ステップ②では、下記の2点に注意が必要です。

理想はあっても、採用市場調査などから「市場にいる人物」で「自社が採用できる人物」を設計することが採用成功のために重要です。

また、自社にとって不要な人物設定は、候補者の数を減らしてしまい、採用難易度を高めます。ペルソナ設計は、「人物像を細かく設定すること」ではなく、「自社に合った人材を明確にすること」です。目的を見失わないように気を付けましょう。

（４）【手法の決定】ターゲットに届くチャネルを選定する

採用手法は、転職サイトやダイレクトリクルーティング、人材紹介、リファラル採用、ミートアップなど、さまざまな種類があり、各手法によってメリット・デメリットや特徴が異なります。

自社が求める人材の採用を成功するには、例えばエンジニア採用ならエンジニアに特化した媒体を利用するなど、ターゲットに届くチャネルを選ぶことが大切です。

また、自社の採用課題から採用手法を選ぶことも、課題解決による採用活動の質向上が期待できるため重要です。

   採用課題別のオススメ採用手法（一例）

「採用課題別のオススメ採用手法」の詳細については、下記記事をご覧ください。

（５）【体制構築】面接官やリファラル協力者の役割を決める

採用活動では、書類選考・適性検査・筆記試験・面接などが行われます。選考のなかで、誰がどのような役割を担うのか明確化しておくとスムーズに進行し、リードタイムの短縮化によって候補者が他社に流れるリスクの軽減につながります。

また、現場担当者も含む採用メンバー間で、お互いにサポートすべき内容やタイミングも掴みやすくなり、協力体制を強化できるでしょう。

（６）【逆算思考】入社日から逆算して採用スケジュールを立てる

入社日から逆算して、募集や選考、面接などの各フローの期日を明確にした採用スケジュールを立てましょう。ポイントは、スピード感を大切にしながらも、無理のない期日を設けることです。スケジュールに余裕があれば、状況に変化が生じても調整しやすく、候補者対応の質などを落とさずに済むでしょう。

採用スケジュールは、ガントチャートなどを作成すると適切に管理しやすくなります。また、内定のタイミングなどは、候補者によって柔軟に対応することも大切です。例えば、本当に欲しい人材であれば最終面接日の当日に内定を通知すると、他社への流出を防げる可能性があります。 

   採用スケジュールのオススメの立て方

採用スケジュールを立てる際には、求職者や企業が活発な時期と閑散期を参考にすることをオススメします。転職活動が活発な時期などがわかると、採用成功につながりやすいスケジュールを立てられるでしょう。

詳しくは、下記の記事をご覧ください。

採用計画に必要な項目とテンプレート例をご紹介します。

採用計画を立てる際のご参考にしてください。

（１）採用計画書の必要項目

採用計画を立てる際に必要な項目の例として、下記が挙げられます。

必要な項目を次の「テンプレート例」のようにまとめ、採用メンバー間で共有することで、誰もが採用計画を理解できるでしょう。

（２）採用計画書のテンプレート例

採用計画を表形式でまとめると、採用活動の概要がわかりやすくなり、採用メンバー間の認識を統一できます。

下記のテンプレート例を参考に、自社に合うようにカスタマイズしてぜひご活用ください。

採用計画の立て方のポイントとして、次の3つを意識しましょう。

各ポイントを解説します。

（１）求職者動向を調査する

「残業が少ない職場」や「女性が活躍している職場」など、求職者の求めるものと自社のアピールポイントが合致した場合、応募数が増加して採用成功の可能性も高まるため、求職者動向を調査することは重要です。 

求職者のニーズ、志向、働き方に対する価値観の傾向、募集時期の求職者の動きなどがわかれば、より適切な採用スケジュールや採用手法を反映させた採用計画を作成できます。

   オススメ調査方法

求職者動向については、転職サービスを提供している業者などに問い合わせることで教えてもらえるでしょう。

弊社キャリアデザインセンターも転職サイト「type」「女の転職type」を運営しており、企業様の中途採用に関するご相談を受け付けています。お悩みがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。

（２）採用要件はMUSTとWANTでわける

採用要件は、「MUST（必須）要件」と「WANT（あると尚よい）要件」にわけ、優先順位をつけます。MUSTが多いほど採用市場に該当する人材がいないという状況になりやすいため、WANTにできる要件がないか検討しましょう。

例えば、入社後の研修や業務で習得できるスキルや資格であれば、WANTにしてもいいかもしれません。多くの応募を獲得できるように、理想ばかりを詰め込まず、絶対に必要な要件となくてもいい要件を見極めることが大切です。

採用要件をわけたら、採用メンバー間で共有し、求職者の評価にズレが生じないようにしましょう。

（３）現場と目線のすり合わせをする

採用計画は、現場と目線のすり合わせをしながら立てていくことが重要です。採用担当者のみで採用要件やペルソナを設定すると、現場が欲している人材と異なり、ミスマッチ採用につながる恐れがあります。また、現場担当者の面接で候補者が不合格となり、いちから採用活動をやり直すことにもなりかねません。

そのため、採用計画を効果的に活かせるように、採用担当者と現場担当者の目線を合わせ、求める人物像や選考の評価を統一しておきましょう。

採用計画を立てたあとは、次の4つを行いましょう。

それぞれの内容を解説します。

（１）関係者間で認識をすり合わせる

採用計画を立てたら、関係者間で情報を共有し、認識をすり合わせましょう。認識を統一しておくことで、それぞれの役割や採用すべき人材要件、スケジュールがわかり、採用ミスマッチ防止や円滑な採用活動につながります。

特に、面接においては、社長や役員などの経営層が行うこともあるため、採用計画の事前共有によって、業務のスケジュールを調整してもらいやすくなります。

採用計画に変更があった場合なども、適宜コミュニケーションをとり共通認識をアップデートすることが大切です。

（２）社内の協力体制を確立する

求人広告や自社サイトなどに載せるオフィス・従業員の写真や社員インタビューへの対応など、採用活動をするにあたって現場担当者の協力は不可欠です。

現場担当者に快く協力してもらえるように、協力が必要な理由や協力してもらえることで得られる現場へのメリットを説明しましょう。協力してもらったことでどのような成果があったかも適宜報告すると、丁寧な印象を与えられて、次の採用活動でも協力体制を築けると考えられます。

（３）自社の採用ホームページやSNSを更新する

求職者の多くは、転職サイトなどの求人広告のほかに、企業サイトやSNSもチェックして企業の情報や実態を確認します。掲載情報が古いままだと、「本当に採用する気があるのか」と求職者に思われ、応募を避けられる可能性が高いです。そのため、サイトやSNSは適切に更新し、自社の情報と魅力を的確に伝えることが大切です。

なお、自社サイトとSNSにはそれぞれ次のようなメリットがあります。ただ更新するだけでなく、上手に運用して、採用媒体として活用していきましょう。 

（４）【重要】採用計画の振り返りと見直しを行う

採用成功の確度を高めていくには、採用計画の振り返りと見直しを行うことが重要です。

今回作成した採用計画の課題やよかった点などを洗い出し、次に活かせるように改善していきましょう。

また、もし成果を出せたとしても、同じ採用計画が今後の採用活動でも効果的とは限りません。採用市場や競合、求職者動向は変化するため、常にアンテナを高くしながら、柔軟にブラッシュアップしていくことが大切です。

採用計画を立てると、採用人数や求める人材、採用手法などが明確になるため、採用メンバー間の認識の統一や、効率的な採用活動につながります。

「ただ採用スケジュールを組めばいい」というわけではなく、自社と競合、採用市場の理解を深めたうえで、人材要件やペルソナを設計することがポイントです。精度の高い採用計画は、現場担当者の協力を得やすくなるため、採用成功の可能性を高められます。

ご紹介したテンプレートやポイントをぜひご参考にして、採用計画を立てていきましょう。

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