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内定辞退を防ぐ方法10選【辞退につながるNG行動チェックリスト付き】

Posted by type部(法人企業マーケティング担当) on Aug 22, 2022 9:51:00 AM
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Topics: 内定クロージング(動機づけ)

「内定を出しても辞退されてしまって採用が決まらない」「辞退理由が分からず対策が立てられない」という企業様向けに、求職者の内定辞退で多い理由や、内定辞退につながる行動のチェックリスト、内定辞退を防ぐ10の方法をご紹介します。

 

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   1内定辞退で多い理由

候補者が内定を辞退する際に挙げる理由をご紹介します。

 

(1)就業条件が折り合わなかった

内定辞退で最も多い理由といえるのが、就業条件の折り合いがつかなかったことです。勤務地が遠かったり、給与が低かったりなどで、企業側と条件交渉しても折り合いがつかなかった場合に、内定辞退する候補者が多い傾向にあります

また、企業側が就業条件を明確にせず内定承諾を迫ったり、内定の返事前にようやく条件を提示したりするケースもあり、折り合いがつかないこともあるようです。

 

(2)社風が合わなかった

候補者が企業の社風と合わないと感じたことも、内定辞退の理由で多いです。それぞれの企業に文化や慣習があるため、候補者によっては「合わない」と感じたり、のちに「合わないかも」と思い直したりして、内定辞退となるケースがあるようです。

 

(3)選考中の条件と内定後の条件が相違していた

「社風が合わない」ことと同じくらいに多い内定辞退の理由が、選考中の条件と内定後の条件の相違です。採用活動において、候補者はインターネットなどで求人情報を見たり、面接時に条件を聞いたりしています。

しかし、選考過程において見聞きした条件が内定時に提示された条件と相違していたため、辞退にいたる候補者もいます。

 

(4)他社で内定が決まった

候補者は一つの企業に絞って選考を進めているのではなく、複数社に応募している方が多い傾向にあります。そのため、他社で内定が決まったり、第一希望の企業様の選考が進んだりしたことを理由に内定辞退する方もいます。

 

(5)企業の担当者や面接官の対応が悪かった

企業の担当者や面接官の対応が悪かったことを内定辞退の理由に挙げている候補者も多いです。たとえば、面接官から誠実さを感じられなかったり、社員が暗く、愛想がなかったりしたことがマイナスと捉えられているケースがあります。

 

 

 

   2.内定辞退につながる11のチェックリスト

内定辞退につながる行為を自社が行なっていないか、11のチェックリストでチェックしてみましょう。

 

(1)選考から内定出しまでのリードタイムが長い

選考から内定出しまでのリードタイムが長い場合、候補者は先に内定を出してくれたほかの企業様に入社を決めてしまう恐れがあります。

また、候補者が「自身を採用することに積極的でないのではないか」と不信感を抱き、内定辞退にいたる可能性もあるでしょう。

 

(2)候補者からの連絡に対するレスポンスが遅い

候補者からの連絡に対し、企業様のレスポンスが遅い場合、候補者に不信感を抱かせる可能性があります。(1)と同様、あまり採用に積極的ではないのではという印象をもたれる恐れもあります。

 

(3)内定提示後、候補者から返事があるまで放置している

企業様が候補者に対し内定を提示したあと、候補者から「承諾」「辞退」の返事があるまで放置してしまうのはオススメできません。

人事の方の立場からすると、複数の選考を重ね、社長などの最終面接を無事通過したことにほっとしてしまう気持ちもあるでしょう。ただ、上述したように候補者は複数社の選考を受けているケースが多く、内定提示後に別の企業で自社よりも良い待遇で内定をもらった場合、関心が他社に移ってしまうケースがあります。

また候補者にとって、内定を承諾するということは自分のキャリアの転機を決める大きな決断です。選考中は入社意欲が高くとも、内定承諾をするかを決めるときに改めて考え直した結果、懸念点や新しい環境へ飛び込むことの不安などが生まれることもあるでしょう。そういった状態でフォローを行わないと、知らずにうちに入社意欲が下がり、辞退につながってしまうケースがあります。

 

(4)「企業側が候補者を選ぶ」という意識がある

企業様に「企業側が候補者を選ぶ」という意識があり、候補者に対し高圧的な選考を行なっている場合は、候補者に不信感や不快感を与え、内定辞退となる可能性が高いです。

また、セクハラやパワハラと捉えられるような質問や、仕事と関係ない家庭環境や宗教のような本人の意思に関係がなかったり、個人の自由だったりする質問をすることも、候補者を不快にさせるでしょう。

 

(5)面接で一方的に企業紹介・質問するだけになっている

面接で、企業様が一方的に企業の紹介や候補者へ質問するだけになっている場合、候補者は自身が抱く質問や関心ごとを聞けず、納得感を持って入社を決めることができず内定辞退となる恐れがあります。内定を提示されたとしても、自身のことを理解してもらっていないのに入社をしてミスマッチにつながるのではという不安にもつながります。

候補者自身の疑問を解決できない場合、企業に対する理解が深められない点も、働くイメージが湧かず内定辞退の理由となるでしょう。

 

(6)候補者の他社の選考状況などを把握していない

候補者の他社の選考状況などを把握していない場合、他社の志望度が分からないため、自社への志望度を高める適切な声掛けができていないかもしれません。

他社以上に自社への志望度が高められない場合、内定辞退されてしまう可能性が高いでしょう。

 

(7)どの候補者にも同じような入社への動機づけをしている

どの候補者にも同じような入社への動機づけや、自社の魅力をアピールしている場合、候補者の心に響かない可能性が高いです。

候補者はさまざまな価値観や志向性をもっているため、ほかの候補者に行なった動機づけやアピールをされても関心を得られず、「やりたいことが実現できない企業」として内定辞退されてしまうでしょう。

 

(8)求人情報と内定で提示した雇用条件が異なる

雇用条件の相違は、内定辞退の理由で多く挙がるほど、重要なチェックポイントといえるでしょう。

たとえば、公開していた求人情報と内定で提示した雇用条件で、転勤の有無や給料の金額、雇用形態などに相違があるケースがあります。事実と相違している条件がひとつでもある場合はどこが異なるかを候補者に説明しなければいけない義務が企業様にはあり、説明をしない行為はNGです。候補者に不信感を抱かせるでしょう。また、ほかにも相違部分があるのではないかと疑われて内定辞退にいたる可能性が高いです。

 

(9)求人情報で訴求していた企業のイメージと実際が異なる

ほとんど候補者は、面談や面接の場以外でも、WebやSNSなどで企業に関する情報収集をしています。求人情報で訴求していたイメージと実際の企業の印象が異なる場合、ギャップやミスマッチを感じて内定辞退となる恐れがあります。

たとえば、社員間のコミュニケーションの活発さを訴求していた場合、実際の訪問時に社員の顔が暗く、挨拶もなければ、候補者にマイナスのギャップを抱かれるでしょう。

 

(10)企業様の採用ページの情報が少ない

企業様が公開している採用ページの情報が少ない場合、候補者に「採用に力を入れていないのではないか」と不安感を与えてしまう恐れがあります。

また、企業様の魅力を伝える機会が面接のみになるため、候補者の自社に対する興味や関心を高められず、内定辞退にいたることがあります。

 

(11)クチコミなどで企業様のマイナスな評判がある

現在はインターネットが発達しており、さまざまな情報をネットで収集できます。そのため、企業様のマイナスなクチコミなどがあれば、候補者は不安や不信感を抱いて内定辞退する可能性が高いです。

評判が事実と異なる場合でも、候補者は事実である場合も考えてしまうため、内定への返答が慎重になってしまうでしょう。

 

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   3.内定辞退を防ぐ10の方法

内定辞退は、採用コストが無駄になったり優秀な人材を逃したりして、企業様にとってマイナスな影響を与えるため、防ぐことが大切です。

内定辞退を防ぐ10の方法をご紹介します。

 

(1)内定通知はできるだけ早く行う

内定通知をできるだけ早く行うことが、内定辞退を防ぐことにつながるでしょう。

弊社が2022年4月1日から2022年4月30日に97社の採用ご担当者様を対象に行なったアンケートによると、応募から内定出しまでのリードタイムを2週間以内にしている企業様が約4割を占めました。また、応募から内定出しまで1カ月以内に完結している企業様が約9割いらっしゃいます。

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候補者のなかには、「最初に内定をもらった企業」に入社する方もいるため、スピードを重視して選考を行なうことが大切でしょう。

 

(2)候補者からの連絡はできるだけ早く返答する

候補者に対するレスポンスの早さは、候補者に安心感や信頼感を芽生えさせるため意識するといいでしょう。

候補者との連絡のやり取りが遅くなった場合、候補者に不安感を抱かせるのみでなく選考にかかる時間も長くなってしまうため、できるだけ早く返答することが望ましいです。

 

(3)面接官の印象を意識的にあげる

弊社が転職者に調査した結果、企業様に入社したいと思った理由の約7割を占めたのが「面接官が好印象だった」という意見でした。

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面接官は候補者が入社を決めるうえで重要な人物といえるため、面接官の印象を意識的にあげることが大切です。

たとえば、身なりに清潔感を出したり、自己紹介や面接来社のお礼を述べて誠意ある対応をしたりすることで、候補者に好印象を与えられる可能性があります。

また、面接官は候補者の本音を引き出すことが重要であるため、候補者を委縮させないよう高圧的な態度をとらず、不快にさせる質問も避けましょう。面接時間中は、3:7の割合で候補者に話をさせることとをオススメします。

 

(4)内定通知後も候補者と定期的にコミュニケーションを取る

内定通知後も候補者と定期的にコミュニケーションを取ることで、候補者の自社への関心を維持できるでしょう。

内定を出したことで安心してコミュニケーションを怠った場合、候補者の自社への関心が薄れ、ほかの企業のオファーを受けてしまう可能性があります。

「企業は選ばれる側でもある」ということを意識し、定期的なコミュニケーションで候補者の関心を自社へ向かせつつ、さらに信頼関係を築き上げましょう。

また事前にお伝えしたように、候補者は内定承諾という自身にとって大きな判断をするにあたって、新たな不安や懸念点を抱くケースもあります。内定提示後も定期的に連絡をし、不安に感じていることはないか気にかけ、必要であれば改めて面談を設定すると良いでしょう。

他にも、定期的なコミュニケーションの方法として後述する社員座談会も有効といえます。

 

(5)選考では候補者に合わせた動機づけを行う

候補者の志向性や企業様に求めるものはさまざまなため、候補者に合わせた動機づけを行うことが重要です。

たとえば、ワークライフバランスを求める候補者は個人や家庭を大切にする志向があり、社会貢献を求める候補者は社会にとって意味のあるものを作りたいという志向があるでしょう。

候補者の転職理由や志望動機を聞き取り、自社で働く適切な動機づけを行なえた場合、「自分の求めているものがある企業」として候補者の志望度を高められる可能性があります。

 

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(6)選考後は候補者へFBを行う

選考後は候補者に対し、どのような部分を評価しており、自社で活躍できそうかをFBしましょう。現場経験がなかったり、未経験の職種だったりする場合、候補者は不安を抱いているかもしれません。

そのため、「〇〇さんの××な能力や経験は、今自社が求めているポジションに必要なスキルで、今後こういったプロジェクトで活躍できると思う」といったことや、「自社で活躍している社員も、〇〇さんがお持ちの××のような能力を持っていることが多く、今後活躍できると思うのでぜひ一緒に働きたい」というような内容をFBすることで、候補者の不安を解消でき、入社することに前向きになってもらえる可能性があります。

また、懸念点を候補者へ素直に伝えることも有効です。懸念点を伝える場合は、配慮ある伝え方を意識することと、「〇〇さんのことを自社がしっかりバックアップします。一緒に成長していきましょう」とフォローの意思表示をするといいでしょう。

企業様が候補者としっかり向き合っている姿勢が伝わるため、好印象を与えられる可能性が高いです。

 

(7)候補者の他社の選考状況も確認する

面接内で、候補者の他社の選考状況を確認しましょう。他社の選考状況や志望度、受けているポジションを確認することで、候補者が気にしているポイントを把握できるため、自社がカバーできる情報を提供できるでしょう。

他社の選考状況を確認する際には、「〇〇さんを評価しているので、ぜひ弊社に来てほしくて確認しています」と伝えることで、答えにくさを感じている候補者も返答してくれる可能性が高まります。

もしも自社の優先順位が下位の場合は、候補者へ追加の情報提供や、面談や電話などの接点を持ちながら、長めに返答期限をとりましょう。

また、選考辞退を防ぐために、候補者と一番最後に接点を持つことも有効です。「親近効果」という心理学では、「人は最後に与えられた情報で印象が決定されやすい」とされています。そのため、他社のスケジュールを把握し、自社が候補者と面談や電話などで最後に接点を持つことで、候補者の印象に残りやすくなるでしょう。

 

(8)他社よりも給与が低い場合は今後の上がり幅も伝える

候補者が受けている他社よりも自社の給与が低い場合は、今後の上がり幅もあわせて伝えましょう。取得スキルや役職によってどのくらい年収が上がる可能性があるのか分かれば、他社よりも魅力的に感じてもらえるかもしれません。

また、家族手当、住宅補助、残業代、インセンティブ、賞与など支給可能性の高い手当まで含んだ推定年収を提示することも、入社後の年収のイメージが掴みやすいため効果的でしょう。

手当まで含んだ年収を提示する際には、口頭のみでなく作成した年収算出表をあわせて配布し、視覚化すると分かりやすいです。なるべく明確に算出し、候補者の入社意欲を高めましょう。

 

(9)内定通知は一緒に働きたい思いをしっかり伝える

候補者へ内定通知書を送る際には、一緒に働きたい思いをメールでしっかりと伝えることが大切です。電話や面談もできるとさらに思いを伝えやすいでしょう。

   メールで伝えるべき内容

候補者とぜひ一緒に働きたいという気持ち
→例「〇〇様の××がとても魅力的で、ぜひ一緒に働きたいと感じています」

候補者に対して具体的に期待しているポイント
→例「数々のプロジェクトを成功させてきた〇〇様には、新規プロジェクト成功に向けてチームを牽引してもらいたいと思っています」

候補者が活躍しているイメージ
→例「〇〇様の高い知識と豊富な経験に、社員も刺激を受け組織全体が大きく成長できると信じております」

候補者に内定辞退されないためには、候補者が企業様に「必要とされている」と感じてもらうことが重要です。アメリカの心理学者、アブラハム・マズローが提唱した「マズローの欲求階層説」によると、人間の欲求は5段階あります。

   マズローの欲求階層説

①自己実現欲求ー自己実現したい

②承認欲求ー自分の価値を認められたい、他者から尊重されたい

③社会的欲求ー社会に属していたい、他者と関わりたい

④安全欲求ー安全な環境にいたい、安定したい

⑤生理的欲求ー生命維持したい

※⑤から①にかけて人間の欲求は高まっていく(例:③が満たされた場合②を求める)

候補者に「必要とされている」と感じてもらうためには、「こんな社員が〇〇さんを待っていますよ」などと伝えて社会的欲求を満たしたり、期待している点を明示して承認欲求を満足させたりしましょう。

 

(10)採用広報活動に力を入れる

採用広報活動に力を入れることで、自社の魅力をさらに伝えられたり、自社のイメージを改善できたりする可能性があります。

自社の採用ページが充実している場合、面接以外で自社の魅力を伝えられるため、候補者の自社理解をさらに深められたり、動機づけにつながったりします。

また、自社に対しマイナスな印象を与えるクチコミがある場合は、自社の採用ページなどで「悪い評価部分」を改善したことを情報発信することで、イメージの改善ができる可能性があります。

たとえば、「労働環境が悪いらしい」というクチコミがある場合は、「労働環境を改善し働きやすい環境づくりに取り組んでいる」など具体的な情報発信をするといいでしょう。

 

💡採用広報について詳しくまとめた記事はこちら

エンジニアに自社の魅力を知ってもらう!「採用広報」の施策と運用のコツを解説

※エンジニア採用向けのコンテンツですが、別業種・別職種の募集でも参考にいただけるコンテンツです

 

 

 

   4.内定辞退対策に有効な施策例

内定通知を早く行なったり、採用広報活動に力を入れたりする内定辞退対策を実践することは大切ですが、ほかにも内定辞退対策に有効な施策があります。

内定辞退を防ぐために、ご紹介する施策も行なうことをオススメします。

 

(1)体験入社

体験入社とは、企業様へ入社する前の候補者に一定期間、実際に就業してもらうことです。主に、内定出しの前や最終面接前に行なわれます。

候補者のスキルや人柄を書類や面接ですべて把握できるわけではないため、実際に就業体験してもらうことでより候補者理解を深められる可能性が高いです。また、候補者も企業様に対する理解が深まるため、お互いにミスマッチの見極めにつながるでしょう。

   関連記事

体験入社のメリットや始め方については「体験入社とは?導入メリットや注意点、早期退職を防ぐための対策を解説」をご覧ください。

 

(2)社員座談会

企業様の社員と候補者の座談会の開催により、候補者が実際に「自分が働いている姿」をイメージしやすくなる可能性があります。

実際に職場で働いている社員の話を聞くことで、候補者は職場や業務内容の理解が深まるため、新しい環境に足を踏み入れる不安を軽減できるでしょう。

座談会に参加する社員は、候補者と同じ立場である中途入社社員が望ましいです。同じ立場の先輩の話は、候補者が自分の身に置き換えてイメージしやすかったり、似たような入社動機の場合、入社意欲が向上したりする可能性があります。

 

(3)同期入社の社員との交流会

候補者と同期入社の社員との交流会は、横のつながりができるため、候補者が抱く不安や心細さの解消につなげられるでしょう。

候補者は、同じような不安や悩みを抱いている可能性が高い同期社員と感情を共有することで気持ちが軽くなったり、話せる相手がいることで心強さを感じたりするでしょう。入社後も気軽に話せる仲間の存在を実感できることは、前向きな入社につながる可能性があります。

 

(4)社内イベントへ参加してもらう

候補者に社内イベントへ参加してもらうことで、自社の雰囲気や魅力を感じた候補者の入社意欲が高まる可能性があります。

社内イベントでは、候補者がまだ接点のない社員とも交流できるため、人間関係が構築できたり社風を感じたりし、入社に対する不安解消や企業様の魅力の再発見につながるかもしれません。

キックオフ大会やクリスマスパーティー、新年会や忘年会、謎解きイベントなど、企業様によってさまざまな社内イベントがあるようです。候補者が参加しやすいイベントへ招待するといいでしょう。

 

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