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オンボーディングとは?成功させる6つのポイントや導入プロセスを解説

Posted by type部(法人企業マーケティング担当) on Sep 2, 2022 9:17:14 AM
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Topics: 採用後の定着, 人材育成・研修

近年注目されるようになった「オンボーディング」という施策。

新入社員の早期退職に悩まれている企業様の中には、このオンボーディングの導入を検討されている人事担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回の記事では、オンボーディングの意味やメリット・デメリット、オンボーディングを成功させるポイントを紹介します。

 

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   1.オンボーディングとは?

オンボーディングの意味や新人研修との違い、オンボーディングを導入する目的について解説します。

 

(1)オンボーディングの意味

オンボーディングとは、企業様が採用した社員に対して行う教育プログラムのことを指すビジネス用語です。

オンボーディング(on-boarding)は、船や飛行機に乗っていることを指す「on-board」を由来とし、もともとは「船や飛行機の新しい乗組員が早期に現場慣れするようサポートする」ことを意味しています。

 

(2)オンボーディングを導入する目的

オンボーディングは、新入社員に自社の文化や業務への取り組み方、業務遂行のための知識などを会得や理解してもらい、早期に職場に慣れて戦力となってもらうことを目的としています。

オンボーディングの導入により、新入社員の自社への帰属意識が高まったり、能力が発揮できたりすることで、企業全体の士気やパフォーマンス力の向上も目指せるでしょう。

 

(3)新人研修との違い

新人研修とオンボーディングの違いは、対象者と実施期間です。

新人研修の対象者は新入社員ですが、オンボーディングは中途社員も含みます。また、新人研修は入社後1か月ほどと短期間の実施ですが、オンボーディングは3か月ほどから、長ければ1年にわたって継続的に実施します。

新入社員のみでなく、中途社員にも長期にわたってサポートするオンボーディングは、中途社員の職場慣れも早められるでしょう。

 

 

 

   2.オンボーディングが注目されるようになった背景

オンボーディングが注目されるようになった背景には、新卒社員と中途採用者の定着率の低さがあります。

厚生労働省の調査によると、学歴別に見た新卒社員の3年以内の離職率は、次のとおりです。

  高校卒 短大等卒 大学卒
平成28年度 39.2% 42.0% 32.0%
平成29年度 39.5% 43.0% 32.8%
平成30年度 36.9% 41.4% 31.2%

参考:学歴別就職後3年以内離職率の推移 -厚生労働省資料-

 

およそ30%~40%の新卒社員が3年以内に離職していることが分かります。

一方で、中小企業庁の調査によると、中途採用者の3年以内の離職率は約30%です。

参考:中小企業庁サイト

 

新卒社員と中途採用者ともに、3人に1人は離職している状況といえるでしょう。

採用や教育にはコストがかかるため、早期離職されてしまった場合、コストが無駄になってしまいます。かけたコストを無駄にせず、有効活用するためにも、社員が職場に慣れるようサポートするオンボーディングは重要な取り組みといえます。

 

 

 

   3.そもそも社員が定着しない理由とは?

新入社員が早期退職してしまう理由は、職場環境、人間関係、業務内容のギャップです。

それぞれのギャップが生まれないように、新入社員のフォローや職場環境・教育体制づくりに取り組んでいく必要があるでしょう。

 

(1)職場環境のギャップ

企業様には、それぞれ社内ルールや文化、慣例があります。新入社員は、入社後にルールや文化などに馴染めずギャップを感じる場合があります。

また、前職との勤務体制の違いや部署異動などによって、出退勤の時間や勤務時間に変更が生じ、以前の勤務サイクルとのギャップに慣れずに離職に至ることもあるでしょう。

 

(2)人間関係のギャップ

業務では、先輩や上司、取引先などさまざまな方と関わるため、人間関係に悩みを抱え、離職を考える場合もあるでしょう。

厚生労働省の調査によると、転職入職者が前職を辞めた理由で男女ともに高いのが「職場の人間関係が好ましくなかった」でした。

参考:― 令和3年上半期雇用動向調査結果の概況 ―厚生労働省資料

たとえば、先輩や上司からの支援がなく業務が行えなかったり、相談できる相手がいなかったり、そもそも相談できる雰囲気ではなかったりする場合、働きづらさを感じるかもしれません。

 

(3)業務内容のギャップ

入社前に思い描いていた業務イメージと、入社後に実際に働いて分かった業務内容にギャップを感じる場合もあります。

思っていたよりも業務量が多く残業が続いてしまったり、覚えることが多くて周りについていけなかったりすると、業務が合わないと思い離職する恐れがあります。また、やりがいを感じられない場合も自社で働く意味を見出せず、早期離職につながる可能性が高いでしょう。

 

 

 

   4.オンボーディングに取り組むメリット・デメリット

オンボーディングに取り組むことで得られるメリットは多いですが、デメリットもあるためそれぞれ把握しておくことが大切です。

オンボーディングに取り組むメリット・デメリットをご紹介します。

 

(1)オンボーディングのメリット

オンボーディングに取り組むメリットは、5つあります。

 

   社員の定着率が上がる

オンボーディングに取り組むことで、社員の定着率が上がる可能性があります。オンボーディングの取り組みにより、企業文化や業務に関する新入社員の理解を深めるために継続的なコミュニケーションを取ることで、信頼関係が構築されていくでしょう。

新入社員は、企業理解を深められたり良好な人間関係のなかに身を置けたりするため、仕事や人間関係におけるギャップを感じづらくなり、定着率が上がることが考えられます。

 

   採用コストを抑えられる

新入社員の定着率が向上した場合、新たに人材を採用する手間やコストがかからなくなるためコスト削減につながります。

新卒社員、中途採用者ともに、採用するにはコストがかかります。資格取得や知識習得など、場合によっては教育コストもかかるでしょう。

早期離職されてしまった場合は、新入社員にかけたコストが無駄になってしまうため、自社への定着率を高められる可能性のあるオンボーディングは効果的な方法といえます。

 

   社員のパフォーマンスが向上する

オンボーディングは、新入社員が先輩社員や上司から物事を教えてもらう受動的なものではなく、能動的に動くきっかけとなる取り組みでもあります。

オンボーディングへの取り組みにより、新入社員は上司から今後の目標を提示してもらえるため、自身が得るべき知識や取るべき行動を理解でき、自主的に業務に取り組めるでしょう。

能動的な行動は意欲に溢れているため、新入社員のパフォーマンスが向上する可能性が高いです。

 

   新入社員が早期に戦力化する

新入社員を長期にわたり継続的に教育することにより、新入社員が早期に戦力化する可能性があります。一般的な新人教育は約1か月ほどと短期で終わってしまいますが、オンボーディングは長期にわたって行われるため、新入社員の教育に費やす時間が長くその分成長を見込めます。

新入社員が早期に戦力化した場合、企業様の生産性も早期に向上する可能性があるため、企業様の成長にもつながるでしょう。

 

   組織力が向上する

オンボーディングによる新入社員のサポートは、先輩社員や上司のみでなく、企業様全体で行うことが大切です。新入社員の所属部署以外の社員も気にかけ、サポートすることで、新入社員は自社に対し居心地の良さを感じたり、愛着が増したりするでしょう。

また、企業様の社員が相互に相手を気にかけサポートし合うことで、良好な人間関係や一体感が生まれるため、社員は働きやすさを感じ、組織全体の団結力や生産性が向上する可能性があります。

 

(2)オンボーディングのデメリット

オンボーディングへの取り組みは離職率の低下や組織力の向上など多くのメリットがありますが、デメリットもあるため注意が必要です。

 

   準備に手間がかかる

オンボーディング実施の準備に手間がかかる恐れがあります。オンボーディングを実施するためには、新入社員に対する研修や教育内容などのプログラムを考えなければいけません。

また、オンボーディングは研修や教育を行うほかの社員の協力も必要なため、協力を得られやすいプログラムを構築することが求められます。

効果的なオンボーディングを実施するためには、早期離職防止など、自社がオンボーディングを行う目的を明確にし、目的に沿ったプログラムを考えることも重要です。

 

   既存社員の負担となる恐れがある

一般的に、新入社員のサポートは、通常業務のある既存社員にとって負担となる可能性が高いです。そのうえでオンボーディングの実施により、長期にわたるサポート業務が加わった場合、オンボーディングへの協力に対し既存社員の消極的な姿勢が見られるかもしれません。

そのため、既存社員の積極的な協力を得られるよう、オンボーディング実施の目的や新入社員の目指す姿、計画しているプログラムを共有し、メリットなどの理解を深めてもらうことが大切です。

 

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   5.オンボーディングの導入方法

オンボーディングの導入方法を解説します。

 

(1)目標を設定する

まずは、オンボーディングでなしたい目標を設定します。新入社員に得てほしいスキル、活躍してほしい場面などを思案し、明確化しましょう。

「業務内容が合わない」など、新入社員の定着率が低い理由を分かっている場合は、新入社員にギャップを感じさせないことを意識した目標を設定するといいかもしれません。

 

(2)スケジュールを練る

オンボーディングで実施する内容のスケジュールを練ります。入社1週間目の目標、1か月目の目標と、細かく期間ごとに目標を定めることで、スケジュール管理がしやすかったり、新入社員が期間内に習得すべきことを把握しやすかったりします。

スケジュールやプログラムは、新入社員に一律同じものを用意するのではなく、個々の性格や能力に合うように調整することで、新入社員の負担にならずに実施できるでしょう。

 

(3)社内共有・環境構築

作成したオンボーディングのプランは、実際に新入社員が配属される現場の社員や関わりのある部署と共有しましょう。プランを社内で共有することで、スケジュールに無理がないか、実行するプログラムに改善点はないかなどを意見交換でき、さらに効果的なプランに修正できる可能性があります。

また、新入社員とコミュニケーションを図るために、上司との面談や先輩社員とのランチ会などがスケジュールにある場合、該当社員が事前に把握できるため、業務の調整や心構えができるでしょう。

オンボーディングの実施の周知は、新入社員をサポートしようという社員ひとりひとりの意識の芽生えにつながり、オンボーディングを実施しやすい環境が構築できる可能性が高いです。

 

(4)オンボーディングの実施

プランが完成したら、オンボーディングを実施していきます。オンボーディングを実施するにあたり、プランどおりにいかない点も多々出てくる可能性がありますが、都度プランを調整するなど、臨機応変に対応していきましょう。

オンボーディングはプランどおりに進めることではなく、新入社員のサポートをすることが目的のため、新入社員とコミュニケーションを取りながら負担とならないよう注意して進めていくことが大切です。

 

(5)振り返りと改善

オンボーディング実施後は、内容の振り返りを行います。人事担当者、現場、関連部署の社員などで意見交換をし、あわせて新入社員からもオンボーディングについての意見をヒアリングしましょう。

オンボーディングをした側と受けた側、双方の意見を聞くことで、オンボーディングの改善点が浮き彫りになる可能性が高いため、以後のオンボーディングに活かすことができます。

 

 

 

   6.オンボーディングを成功させるポイント

オンボーディングを成功させるためには、6つのポイントを踏まえることが大切です。

オンボーディング成功に向けたポイントをご紹介します。

 

(1)事前準備をしっかり行う

 オンボーディングは、実施前の準備をしっかりと行うことが重要です。オンボーディングの実施やプログラムを関連部署へ事前に伝えられていなかった場合、新入社員の入社当日に社員間でいざこざが生じるなどし、新入社員のモチベーションを下げることにつながりかねません。

オンボーディングの事前準備が十分な場合は、社員間の連携がとれており、新入社員の教育もスムーズに行える可能性が高いため、新入社員の成長速度を高められるでしょう。

 

(2)組織全体で新入社員をサポートする

オンボーディングは人事担当者のみでなく、組織全体で新入社員をサポートすることが求められています。そのため、新入社員が困っているようであれば積極的に声をかけたり、気遣ってあげたりすることが大切です。

また、新入社員は誰に相談をしていいのか分からず、最初は戸惑うことが考えられます。相談ケースごとに担当者の名前や内線番号を伝えておくことで、頼れる先が示されていることから安心につながるでしょう。

 

(3)教育体制を整える

新入社員が業務や社内ルールを早期に身につけるために、教育体制を整えます。たとえば、いつでも見返せるようにマニュアルを作成し、渡しておいたり、社内ルールや文化を見られる社内サイトを伝えておいたりするといいでしょう。

また、OJTやOff-JTを実施し、実務や業界全般の知識を深めさせることも、新入社員の成長に効果的でしょう。同じ業務でも、教育者によりやり方などの内容が異なると、新入社員を困惑させてしまうため、教育者同士の認識をそろえておくことが大切です。

 

(4)組織内の期待値をすり合わせる

組織内には多くの部署があるため、新入社員に対する期待値もさまざまです。また、新入社員も入社にあたり、企業様に求めている期待値があるため、お互いの期待値にギャップがある場合、新入社員に「この企業は自分には合わない」と思われてしまいかねません。

まずは組織内の新入社員に対する期待値をすり合わせ、新入社員の企業様に対する期待値もヒアリングし、お互いに齟齬がないようにしましょう。期待値の齟齬がなくなればギャップの発生も抑えられるため、新入社員の意欲的な成長につながるオンボーディングを実施できる可能性があります。

 

(5)目標を細かく設定する

新入社員に長期的な達成を目指した大きな目標のみを与えた場合、すぐに成果が見られなかったり、難しさを感じたりして、業務に対するモチベーションが低下する恐れがあります。

そのため、目標を細かく設定し最終目標の達成を目指すスモールステップ法を取り入れ、新入社員に小さな成功体験を積み重ねさせることで、モチベーションの維持や意欲的な行動につなげられるでしょう。

 

(6)フィードバックす

新入社員の言動を見て、できている点や改善すべき点をフィードバックすることで、新入社員の自信につながったり、業務の生産性が上がったりする可能性があります。

新入社員はさまざまな業務や社内ルールを覚え、実施していきますが、初めてのことの場合、やり方が合っているのか、できているのかが分からないでしょう。また、より効率的に行える方法がほかにあるかもしれません。

適宜フィードバックすることで、新入社員が自身を客観視することにつながり、さらなる成長を促せるでしょう。

 

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   7オンボーディング以外に早期退職を防ぐ施策例

オンボーディングは、自社への定着率を向上させる取り組みとして効果的ですが、オンボーディング以外にも早期退職を防ぐ施策があります。

オンボーディングやご紹介する施策を自社に取り入れ、新入社員の早期退職を防ぎましょう。

 

(1)ペルソナ設計を行い求める人材を的確にする

 ペルソナ設計を行い、自社が求める人材を的確にすることで、早期退職を防げる可能性があります。

ペルソナ設計とは、性別や年齢など大枠で人物を考えるのではなく、性別や年齢、住所、趣味、経歴、価値観など、ひとりの人物を作り上げるように詳細を設定していくことです。

自社が求めるひとりの人物像ができあがるため、より的確な人材把握につながり、自社にマッチした人材の採用につながるでしょう。

 

(2)採用広報活動に力を入れる

自社のビジョンや社風に、より共感した求職者からの応募が集まるように、採用広報活動に力を入れることをオススメします。

現代は多くのSNSサービスがあるため、自社ホームページ以外にSNSを活用した採用広報も行えます。企業の理念や自社に関する社員へのインタビュー、イベントの実施などを気軽に情報発信できるため、多くの方に自社の多角的な面をアピールできるでしょう。

企業のさまざまな面を知った求職者は、企業様に対する理解を深めたうえで応募するためミスマッチが生じづらく、早期退職を防げる可能性があります。

   関連記事

採用広報の種類やメリット・デメリットについては、「エンジニアに自社の魅力を知ってもらう!「採用広報」の施策と運用のコツを解説」をご覧ください。

 

(3)1年後の360度サーベイ研修を実施する

360度サーベイ研修とは、上司、同僚、後輩からの客観的な評価と、新入社員自身の自己評価から、新入社員の能力や課題を分析することです。

新入社員は、入社して1年後の360度サーベイ研修により自分の強みや課題を把握できるため、業務における自信がついたり、目標を設定できたりして、モチベーション向上につながるでしょう。

また、上司からの評価とともに期待されていることを知ることで、新入社員は期待に応えようと思い、早期退職する可能性が軽減するかもしれません。

 

(4)上司との面談を定期的に実施する

自己分析シートを基に、入社者と上司との面談を定期的に実施しましょう。自己分析シートとは、前職について、転職理由、自社で活かせる能力や目標などがまとめられているシートのことで、入社者の入社時に作成してもらいます。

自己分析シートを用いた面談は、入社者の状況把握やフォローアップにつながるため、入社者との信頼関係が構築できたり、モチベーションを向上させたりできる可能性があります。

上司のフォローにより、自身が成長できる職場環境であると思える入社者は、企業様への定着率が増すでしょう。

 

(5)先輩社員との座談会を定期的に実施する

入社者と先輩中途社員との座談会を定期的に実施することは、入社者と既存社員との信頼関係の構築につながり、入社者の早期退職を防げる可能性があります。

不安や悩みなどを相談できる相手がいない場合、入社者は不安を蓄積させ続けて働きづらさを感じ、早期退職となる恐れがあります。

そのため、入社者と同じ立場である先輩中途社員との座談会は、不安や悩みを共感してもらいやすく、不安解消につなげられるでしょう。また、他部署の社員との座談会も実施することで、横のつながりができるため、同じ部署の社員には話しづらいことも相談できる可能性があります。

 

(6)他部署との交流会を開く

他部署との交流会の実施は、入社者に横のつながりができたり、新たな気付きや価値観を得るきっかけになったりするため、入社者にメリットを生じさせます。

交流会の実施により、配属部署以外の社員に相談できるようになったり、配属部署では得られない新たな価値観を得られたりした入社者は、自社に対する居心地の良さや自身の成長を感じられるでしょう。

そのため、入社者の自社に対する帰属意識向上につながり、早期退職を防止できる可能性があります。

   関連記事

定着率を高める職場環境の整備については、「【早期退職に繋がる3つのギャップとは?】入社後の定着率を高める職場環境の整備について」をご覧ください。

 

(7)体験入社を行う

体験入社により、相互理解を深めたうえで入社候補者が入社にいたった場合、早期退職を防げる可能性が高いです。

体験入社とは、入社候補者に一定期間、企業様で実際に就業してもらうことです。体験入社の実施は、書類や面接では図り切れない入社候補者の人柄やスキルをより正確に把握できる可能性があるため、ミスマッチ採用防止につながります。

一方で、業務内容や社内の雰囲気に実際に触れられる候補者も企業様とのマッチング率を図れるため、お互いに相性を見極められるきっかけとなりえます。

   関連記事

体験入社の導入メリットや注意点については、「体験入社とは?導入メリットや注意点、早期退職を防ぐための対策を解説」をご覧ください。

 

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