採用業務とは？業務フローや必要なスキル、効率化のポイントを解説！

採用業務とは、人材の雇用のために実施する一連の業務のことを指します。採用計画の立案や書類選考、入社後フォローなど、さまざまなフローがあり、求められるスキルも幅広いです。

採用担当者は、採用業務の内容やポイントを把握し、採用の成功率を高める必要があります。リソースが足りない場合は、ツールなどを導入して不足を補いましょう。

採用業務のフローと求められるスキル、効率化するポイントを解説します。

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採用業務とは、自社に必要な人材の雇用を目指して実施する一連の業務のことです。例えば、採用計画の立案や書類選考、面接などの業務があります。

人材を採用する目的は、自社の人手不足を補ったり、経営戦略を実現したりするためです。採用業務を行なって必要な人材を雇用できると、自社の安定した経営やさらなる発展につながるでしょう。

採用業務は、主に次のフローで行います。

（１）採用計画立案

自社の事業戦略や課題、採用予算や人数などを採用活動やスケジュールに落とし込んでいきます。ミスマッチを防ぐためにペルソナの設計や自社の魅力の洗い出し、人材に求める経験やスキルなども詳細に決めます。人材が配属される部署の意見も参考にすると、実態に合った計画を立てられるでしょう。

募集の開始日や選考期間は、人材に入社してほしい日を先に決めると、逆算して考えやすくなります。

（２）募集活動

採用計画を立てたら、求人広告や人材紹介、ダイレクトリクルーティングなどを活用して人材の募集活動をします。

採用手法はさまざまあり、メリット・デメリットや費用もそれぞれ異なるため、自社の課題や人的・予算的なリソースを鑑みながら、最適な手法を選ぶことが大切です。

（３）書類選考

自社に応募してきた候補者の書類選考を実施します。候補者は自社以外にも複数の企業に応募している可能性が高いため、選考スピードが遅れることで他社に流れてしまう事態を防ぐためにも、なるべく1営業日以内に対応することが望ましいです。

また、レジュメが薄くても優秀な人材である可能性を視野に入れて、「実際に会って判断する」姿勢で選考を行うと、機会損失を回避できます。

（４）面接

面接は、候補者の見極めと動機づけをする場であり、ミスマッチ防止や候補者の入社意欲を向上させるうえで重要な業務です。対面面接だけでなく、オンライン面接も導入すると、選考スピードが上がったり遠隔地の候補者とも接点を持てたりするメリットがあります。

自社が求める人材を獲得できるかどうかは、面接官のスキルや態度に大きく左右されるため、面接官トレーニングを実施してスキル向上や意識付けを図ることが重要です。

（５）内定出し・内定者フォロー

選考の合格者へ内定出しと内定者フォローを行います。最初に内定が出た企業へ入社するという候補者も少なくないため、獲得したい人材には早めに内定を出しましょう。

一方で、内定を出しても候補者の気持ちの変化などにより、内定を辞退される恐れがあります。内定辞退のリスクをなるべく抑えられるように、社員との交流会や内定者研修などを実施して、自社への入社意欲を低下させないことが大切です。

（６）入社後フォロー

候補者の入社後は、早期に仕事や職場の雰囲気に慣れてもらえるようにフォローを徹底します。特に経験者採用の場合、仕事ができるからとフォローが疎かになる傾向があるため、企業によってルールや業務フローが異なることを念頭に置き、孤立感や不安感を与えないように気にかけましょう。

入社者が早期離職せず、定着して初めて「採用成功」といえます。

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多岐にわたる採用業務では、さまざまなスキルが必要です。
採用担当者に必要なスキルと業務フローごとに必要なスキルにわけてご紹介します。

（１）採用担当として必要なスキル

採用業務を行う採用担当には、主に次の2つのスキルが必要です。

スキルの内容について解説します。

   コミュニケーション能力

採用業務では、経営層との面接日程の調整、求める人物像の現場担当者へのヒアリング、候補者の本音を引き出すなど、社内外のさまざまな人と関わる場面があります。

円滑に業務を進めるためには、相手と良好な関係を築きつつ、適切な質問や会話を行うことが求められます。そのため、誠実な態度と高いコミュニケーション能力が必要です。

   情報収集能力

採用を成功させるには、現在の採用市場や転職者動向を理解し、適した採用戦略を立てることが求められます。そのため、採用業務を進めるにあたり、採用活動に関する最新情報を収集する能力が必要です。

重要なのは、単に情報を収集するだけでなく、ペルソナ設計や採用手法の選定などに活用し、必要に応じて既存のやり方を柔軟に見直すことです。情報の上手な利活用も、採用担当が備えておきたいスキルでしょう。

（２）採用業務ごとに必要なスキル

採用業務ごとにも、必要なスキルがあります。

採用業務のフローによって、どのようなスキルが求められるのか解説します。

   採用計画立案に必要な自社理解

採用計画を立案する際には、採用したい人材の要件や自社の魅力を整理する必要があります。自社理解が不十分だと、自社に適した人材や求める人材を明確に定義できず、ミスマッチを招く恐れがあります。また、自社の魅力を明確にできない場合も、候補者に訴求できず応募獲得が難しくなるでしょう。

採用業務のスタートでつまずかないように、自社の魅力や事業・部署の現状、福利厚生、経営理念などの理解を深めておくことが大切です。

   募集活動で必要な法令知識とプレゼンテーション能力

求人広告やスカウトメールなどを活用する募集活動のフローでは、候補者に自社へ入社したいと思ってもらえるように、候補者の心を動かす文章や資料の作成といったプレゼンテーション能力が必要です。

また、性別や年齢を制限して採用募集することは法律で禁止されています。法律に違反せず、候補者の心証もネガティブなものにしないように、法律に関する知識も求められます。

   面接で必要な見極め力

面接では、候補者が自社にマッチしているかを見極める力が必要です。見極めが甘く、採用ミスマッチを起こした場合、採用コストや育成コストが無駄になってしまいます。

候補者の回答から判断するために適切な質問をすることも大切ですが、表情や態度、仕草などのボディランゲージにも注意し、多角的に人柄や本音を見抜きましょう。

   内定者フォローで必要な企画力

内定者が内定辞退とならないように、社員との交流会や座談会、職場見学会、社内行事への招待などのフォローは欠かせません。

内定者の入社意欲を維持・向上させるために、多様なイベントを企画する能力が必要とされるでしょう。

採用業務のスケジュールは、新卒採用と中途採用で異なります。それぞれのスケジュールについてご紹介します。

（１）新卒採用のスケジュール

新卒採用の場合、就活ルールが政府によって制定されています。内閣官房の「就職・採用活動に関する要請」によると、採用選考の開始時期は卒業年度の6月1日以降、正式な内定日は卒業年度の10月1日以降が原則とされています。

基本的に、一括採用する4月に合わせて採用業務のスケジュールを組むため、10月1日以降に内定を出してから翌年3月までは内定者フォローを行います。

（２）中途採用のスケジュール

中途採用は、新卒採用のように採用業務の時期が決められていないため、企業ごとのタイミングでスケジュールを組むことができます。

一方で、転職者は入社時期の3か月前から転職活動を始めると言われており、4月入社を目指す1～3月や、夏の賞与受け取り後の9月入社を目指す5～7月は求職者の転職活動が特に活発になる傾向から、同時期に積極的な採用業務を行う企業も多いです。

採用業務は幅広く、採用担当者が少人数の企業やほかの業務と兼務している場合は、リソースが足りなくて効果的な活動が難しいかもしれません。

採用業務のどのフローも、採用成功するには疎かにできないため、以下の便利なツールやサービスを利用して効率化することをオススメします。

（１）ChatGPTをはじめとするAIの活用

ChatGPTなどのAIを活用して、ペルソナ設計や求人広告・スカウトメールの作成などが可能です。自社情報や仕事内容、候補者属性などの情報を与えることで、自社が求める回答を得られる可能性が高くなります。

ただし、AIの回答が必ずしも合っているとは限りません。最新でない情報や著作権に触れる情報も含まれる可能性があるため、あくまで参考程度にとどめ、内容のチェックや修正は人間が行うことが望ましいです。

（２）採用管理システム（ATS）の導入

採用管理システム（ATS）とは、採用業務を一元管理してくれるシステムのことです。

例えば、複数の経路から応募があっても、ひとつのシステムで候補者と連絡をとることができます。選考状況や評価などの候補者に関する情報も集約されているため、情報共有がスムーズだったり、担当者が新規参入してもすぐに状況を理解できたりします。

採用管理システムによって機能に違いがあるため、自社に合ったもの、使いやすいものを選びましょう。

（３）採用代行（RPO）の利用

採用代行（RPO）とは、外部の企業が採用業務を代行するサービスです。

採用代行を利用すると、採用担当者の業務負荷を軽減でき、コア業務に注力しやすくなるメリットがあります。また、採用代行業者のノウハウを共有してもらえた場合、採用力の向上が期待できます。

一方で、採用代行業者とのコミュニケーションが不足すると、認識の相違によって採用ミスマッチが発生する恐れがあるため、注意が必要です。

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採用業務には、採用計画の立案や面接などさまざまなフローがあり、いずれも採用成功のために重要な業務です。

質の高い採用業務を行うには、採用担当者がコミュニケーション能力などの必要なスキルを身につけることが求められます。

ただし、スキルがあってもリソースが足りない場合は、円滑な採用業務が難しいため、AIや採用管理システムなどのツールを活用し、効率化を図ることも検討しましょう。

いかがでしたか。もし中途採用について悩まれている、自社にとって適切な手法が分からないといった場合は、ぜひ弊社キャリアデザインセンターにご相談ください。エンジニア採用・女性採用に特に強みを持ち、あらゆる中途採用ニーズに対応できるサービスを運営しております。

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