採用担当になったら何から始めればいい？仕事内容や心構え、ノウハウをご紹介

採用担当になったばかりだと、どのような仕事や役割があるのか、わからなくて不安に感じることも多いと思います。

採用担当になるのが初めての場合は、まずは仕事内容や持つべき心構えなど、基礎知識を蓄えると、イメージが湧きやすいかもしれません。

この記事では、初めて採用担当になった方へ向けて、採用担当の役割や採用活動の基本的な流れ、候補者対応についてご紹介します。

採用担当にオススメのノウハウ資料もまとめているため、ぜひご参考にしてください。

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採用担当の仕事は、企業の成長にとって必要不可欠な「人材」を、企業戦略にもとづいて採用していくことです。

日本は、少子高齢化が進行しており、労働力人口が減少し続けています。また、働き方改革や新型コロナウィルス感染症の蔓延などによって、働き方に対する価値観が多様化しているため、自社にマッチする優秀な人材の確保が難しくなっている状況です。

採用成功のハードルが上がっているなかで、採用担当は経営者層や現場社員と連携したり、採用市況を分析したりしながら、自社が求める人材の採用を目指していきます。

採用担当の役割や求められる資質についてご紹介します。

（１）採用担当の役割

採用担当の役割は、企業を成長させるために、企業にとって必要な人材を採用することです。企業は、人材の募集によって現状足りていない部分を補い、事業を発展させたり、新規事業を始めたりして、自社の成長や継続的な経営をはかります。

人材を募集し、選考を行なったり合否判断を下したりするのが採用担当の仕事であるため、採用担当は企業の成長に欠かせないポジションといえます。

（２）採用担当に求められる資質

採用担当は、候補者から本音を引き出し、自社にマッチしているかを見極めたり、自社の情報を候補者へ適切に提供し、魅力に感じてもらう動機づけを行なったりするため、誰でも適性があるわけではありません。

採用担当に先入観や思い込みがあると、候補者の本質的な部分に目を向けられず経歴や能力だけで判断して、ミスマッチ人材を採用する恐れがあります。また、横柄な態度をとったり、候補者が求める情報を提供しなかったりすると、候補者との信頼関係を築けず、選考を辞退されかねません。

そのため、候補者を客観視して冷静に判断できたり、候補者の満足度を高めるコミュニケーションを取り、信頼関係を構築できたりする人材が適任といえます。

ほかにも、採用担当には次のような能力が求められます。

採用担当に任命された場合、持つべき心構えがあります。

採用活動を円滑に進め、採用成功するためにも、心構えを大切にしましょう。それぞれ詳しく解説します。

（１）企業の顔であることを意識する

採用担当は、企業として最初に候補者と接する人物であり、候補者にとって唯一コミュニケーションを取れる企業の窓口です。

そのため、採用担当は「企業の顔」であることを意識して、候補者の自社に対するイメージを上げ、入社意欲を高められるように、好感を抱かれる対応を心がけましょう。

（２）自社理解を深め社外に魅力を発信する

採用担当は、自社理解を深めたうえで社外に魅力を発信していくことが大切です。候補者に自社を選んでもらうには、自社を魅力に感じてもらわなければならないため、自社の訴求ポイントを把握し、自社サイトや求人サイト、SNSなどで積極的に発信することが求められます。

曖昧な内容で情報発信したり、誤りがあったりするとミスマッチや信頼の低下を招く恐れがあるため、現場社員へヒアリングなどをして、正確な情報を伝えるようにしましょう。

（３）候補者対応は誠実に

候補者とは、お互いに気持ちのよいコミュニケーションを取るために、常に誠実に接することが重要です。例えば、候補者に対して横柄な態度を取るとネガティブなイメージを持たれ、口コミで悪評が広まったり、自社商品やサービスを利用してもらえなくなったりして、応募者の減少や売上の低下を招くかもしれません。

一方で、誠実に対応していれば、候補者が不採用だった場合でも「最後まで丁寧に対応してくれた企業」として好印象となり、自社のファンになってくれる可能性があります。

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（４）「互いに評価され選ばれる立場」であることを意識する

採用担当として意識しておきたいのが、企業が一方的に候補者を選んでいるわけではなく、候補者も「自分に合っているか」「働く魅力があるか」を見定め、評価していることです。

「互いに評価され選ばれる立場」であることを念頭に置き、採用活動の方法を工夫したり、候補者に誠実に接したりして、候補者の自社に対する評価を上げ、志望度を高めていきましょう。

採用活動には基本的な流れがあり、中途採用の場合は、主に下記のように進めていきます。

中途採用の基本的な流れについてご紹介します。

（１）中途採用の基本的な流れ

中途採用は、まず、募集する人材やコストなどを検討し、採用計画を立てていきます。次に、求人媒体やダイレクトリクルーティング、自社サイトなど、自社に適した採用手法を選定していきます。

採用計画を立案できたら、母集団形成をするために募集を開始しましょう。応募を受けたら、書類選考、筆記試験・適性検査、面接などの選考を、優秀な人材を逃さないためにも迅速に行なっていきます。

内定者には内定通知を出しますが、入社までに期間を要する場合は、内定辞退を避けるために自社社員とコミュニケーションを取ってもらうなど、入社前フォローを行うことが重要です。

採用計画は、次の3つの手順で立てていきます。

それぞれの手順について解説します。

（１）採用の目的を明確にする

採用計画は、採用の目的を理解したうえで、ターゲット人材や採用人数、各工程の日数、コストなどを検討していきます。

採用目的が明確になっていないと、どのような人材を募集すればいいのか、いつまでに採用すればいいのかがわからず、ミスマッチ人材を採用したり、人材が欲しい期限に間に合わなかったりするでしょう。

そのため、経営者層や現場責任者にヒアリングをして人材を採用する目的を把握し、目的に沿った計画を立てることが重要です。

（２）ペルソナを設計する

自社が求める人材を採用できるように、ペルソナを設計します。ペルソナとは、年齢、性別、居住地、家族構成、趣味、ライフスタイル、志向性などを、実在する一人の人物のように設定した人物像のことです。

自社が採用活動を行う目的や、募集人材が配属される部署の意見から、採用する人材の人物像を設定していきます。

社内で集めた意見から、人事異動によってリソース不足を補える可能性も出てくるかもしれないため、自社にとって最適な選択をしましょう。

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（３）採用スケジュールを立てる

採用スケジュールは、候補者に入社してほしい日から逆算して募集開始日や選考工程日数を考えると立てやすいです。

中途採用で企業が求人を出してから採用者が入社するまでにかかる期間は、一般的には1か月から3か月程度のため、例えば1月入社を目指す場合、10月頃から募集を開始し、12月には入社前フォローと入社手続きを行うというスケジュールが考えられます。

採用までに時間がかかると優秀な人材を他社にとられてしまう恐れがあるため、面接を行う経営者層や現場社員の日程をあらかじめ調整しておくなど、スピーディーで余裕のある対応をすることが大切です。

中途採用では、次のような採用手法を活用できます。

それぞれの手法にはメリット・デメリットがあり、企業によって合う・合わないがあるため、自社に合った手法を見極め、選ぶことが重要です。

例えば、人材を急ぎで採用したい企業は、採用成功までに時間がかかる傾向にあるソーシャルリクルーティングよりも、転職サイトを活用したほうが適しているかもしれません。

また、採用手法は1つだけでなく、複数の手法を組み合わせることで採用効果を高められる可能性があるため、有料のサービスと無料のサービスを組み合わせるなど、状況に合わせて取り入れることが求められます。

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採用担当が採用を成功させるには、候補者対応で意識すべきことや面接に活かせるテクニックを知り、実践することが重要です。

採用担当がとるべき候補者対応や、面接ノウハウを解説します。

（１）レスポンスの早い候補者対応を心がける

採用担当は、レスポンスの早い候補者対応を心がけましょう。候補者対応が遅れると、候補者が不安感や不信感を抱き、選考辞退する恐れがあります。また、競合他社の選考が進み、他社へ流れることも考えられるでしょう。

そのため、担当者が不在の場合などにほかの方が対応できる体制を整えておくと、迅速な候補者対応を実現できます。候補者からのメールに対しすぐの返信が難しい場合は、メールを確認した旨やいつ返答できるかを伝えると、安心してもらえたり、誠実な印象を与えられたりします。

（２） 面接評価基準を社内で統一する

面接評価基準を社内で統一すると、候補者の見るべきポイントが一致するため、ミスマッチ人材の採用を防止できる可能性が高まります。

面接評価基準を統一するには、あらかじめ求める人物像や面接での評価項目、合格基準を決めたり、評価基準を「良い（3）・普通（2）・良くない（1）」など、3段階や5段階などで点数化したりしましょう。

面接の評価に関して決めたことを採用担当間で共有したり、面接評価シートを作成して活用したりすると、認識のズレが生じずに面接に臨めると考えられます。

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（３）面接テクニック

面接では、候補者の本音を引き出し、自社への志望度を上げることが重要なため、心理学を活用した面接テクニックを取り入れるといいでしょう。

例えば、初頭効果は、最初の印象がのちの評価に大きく影響する現象のことを指します。「第一印象が大事」という心理効果のため、面接官は候補者に対し、ポジティブな第一印象を持ってもらうことが大切です。

また、返報性の原理は、相手の好意に対し、自分も同等またはそれ以上の対応をしようとする心理的特徴を表しています。面接官が本音を話すことで、候補者も本音を話してくれる可能性が高まるでしょう。

心理学と聞くと難しい印象を抱きますが、簡単に取り入れられるものばかりのため、実践することをオススメします。

採用担当になるのが初めての方にオススメのノウハウ資料をご紹介します。

ぜひご参考にしていただき、採用成功にお役立てください。

（１）採用市場動向：中途採用マーケット動向データ

（２）採用ノウハウ：あなたの企業はどれくらいできてる？中途採用成功のためにやるべきことまとめ

（３）採用手法選定：【採用課題別】自社にあった採用手法の選び方

ホワイトペーパー

採用課題別　自社にあった採用手法の選び方 ※採用課題別の採用手法比較表付き ・採用手法を選定する際の注意点 ・代表的な採用手法の種類／メリット・デメリット ・採用課題別に適した採用手法の解説 中途採用を検討しているが、採用手法の選び方が分からないなどのお悩みがあるご担当者様におすすめです。

（４） ペルソナ設計：採用成功の肝となる求人原稿のペルソナ設計シート

ホワイトペーパー

採用成功の肝となる求人原稿のペルソナ設計シート ・自社のニーズ、市場ニーズを考慮した「採用したい、採用できるターゲット」の決め方 ・転職者目線を持ってミスマッチを防ぐ方法 ・ペルソナ設計のテンプレートシート 求人原稿を掲載する場合に自社の魅力の打ち出し方がわからない、迷うことがあるなどのお悩みがあるご担当者様におすすめです。

（５）スカウトノウハウ：反応率が高い！スカウトメール文面集＆送信ノウハウ

ホワイトペーパー

反応率が高い！スカウトメール文面集＆送信ノウハウ ・スカウトメールの文面作成のポイント ・職種別の効果的な文面例 ・マンネリを防ぐ冒頭、文末のあいさつ文 スカウトメールの反応率が悪く、応募効果を上げたいなどのお悩みがあるご担当者様におすすめです。

（６）候補者対応：候補者対応メールテンプレート集

ホワイトペーパー

応募後～入社までの候補者対応に活用できるメールテンプレート集 書類選考合格後の面接設定連絡や、採用通知など応募後～入社までの候補者対応のメールテンプレート

（７）面接評価：【採用業務テンプレート】面接評価シート

テンプレート

【採用業務テンプレート】面接評価シート ・評価項目「経験・業務スキル」「ビジネススキル」の2つの観点にわけ、それぞれに求められる能力を細分化・言語化した評価シート ・採用メンバー間で面接の評価基準を統一できます 面接のノウハウがない・面接の評価基準を設けていないご担当者様におすすめです

（８）面接質問集：【今日から使える】中途面接の質問集88選（基本質問・NG質問）

ホワイトペーパー

【今日から使える】中途面接の質問集88選（基本質問・NG質問） １．面接の目的別の人事担当者向け質問例（アイスブレイク、自己開示、志望動機の確認、人柄の見極め、能力の見極め、退職理由や本音の把握等） ２．面接で聞いてはいけないNG質問・トーク集

（９）面接ノウハウ：採用成功につなげる中途採用面接のノウハウ

ホワイトペーパー

採用成功につなげる面接ノウハウ ・転職者心理、転職理由 ・面接で候補者の情報収集をうまくする方法 ・志望度が上がる企業・業務説明の方法 ・承諾がもらえる内定提示時のクロージング方法、内定提示の方法

採用担当の仕事は、企業にとって必要な人材を企業戦略にもとづいて採用していくことであり、候補者の能力などを客観的に判断する力や、適切なコミュニケーションで候補者と信頼関係を築く力が求められます。

採用担当は、企業として候補者と最初に接する人物のため、自分が企業の顔であることを意識し、候補者に誠実な対応をすることが大切です。また、候補者に自社が魅力的に映るように、自社サイトなどで訴求ポイントを適切に発信していく必要があります。

面接では、心理学を活用すると候補者の入社意欲を高められる可能性があるため、8つの面接テクニックを取り入れることをオススメします。ご紹介したノウハウ資料もぜひご活用いただき、採用成功を目指しましょう。

いかがでしたか。もし中途採用について悩まれている、自社にとって適切な手法が分からないといった場合は、ぜひ弊社キャリアデザインセンターにご相談ください。エンジニア採用・女性採用に特に強みを持ち、あらゆる中途採用ニーズに対応できるサービスを運営しております。

サービスの詳細については、下記弊社中途採用サービス概要のご案内ページをご覧ください。

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