採用フローとは?新卒・中途採用の流れ、選考フローの作り方、課題改善方法を紹介!

Posted by type部(法人企業マーケティング担当) on May 13, 2024 2:00:00 PM

Topics: 01_採用基礎知識

「魅力的な候補者に内定辞退されてしまった」「自社の採用活動の改善ポイントが分からない」など、採用活動が上手くいかずに悩まれている企業は、採用フローを作成してみるといいかもしれません。

採用フローを作成すると、採用に携わるメンバーの連携が強化できたり、採用課題の発見や改善がしやすくなったりするメリットがあります。

この記事では、採用フローの構成要素や作り方、採用フローごとのよくある課題と改善方法をまとめているため、中途採用を成功させたい企業はぜひご参考にしてください。

目次

  1. 採用フローとは

    1-1 採用フローとは
    1-2 採用フローの構成要素
    1-3 新卒採用フローと中途採用フローの違い
  2. 採用フローを作成するメリット

    2-1 採用フローの可視化によって関係者の連携が強化できる
    2-2 採用課題の発見・改善がしやすい
  3. 新卒採用の流れ

    3-1 標準型の採用フロー
    3-2 一体型の採用フロー
    3-3 試験先行型の採用フロー

  4. 中途採用の流れ

    4-1 採用計画の立案
    4-2 採用手法選定
    4-3 母集団形成
    4-4 選考
    4-5 内定通知
    4-6 入社前フォロー
  5. 採用フローの作り方

    5-1 採用目標を設定する
    5-2 自社が採用したい人物像を明確にする
    5-3 目標から逆算して採用計画を立て自社に適した採用フローを決定する
  6. 採用フロー活用のポイント

    6-1 各工程の歩留まりを算出する
    6-2 課題を抽出する
    6-3改善策を考え施策を実行する
  7. 採用フロー活用の注意点

    7-1 作りっぱなしにせず定期的に見直しを行う
    7-2 数値にとらわれすぎない
  8. 採用フローごとのよくある課題と改善方法

    8-1 応募獲得:応募が集まらない
    8-2 書類選考:書類通過が少ない
    8-3 面接設定:面接辞退が多い
    8-4 面接準備:面接通過率が悪い
    8-5 面接:面接後辞退が多い
    8-6 内定通知:内定辞退が多い
    8-7 入社:入社前キャンセルがある
  9. 採用フローを工夫されて採用成功している企業様の事例

    9-1 適宜柔軟に採用フローを変更し3か月で14名の採用に成功!
    9-2 スピード感を持った対応と面接の動機づけで20代前半のエンジニアを採用!
    9-3 採用の事前準備を改善し、転職フェアで3名の採用に成功!
  10. まとめ

 

  すぐに使える!中途採用メールテンプレート集
 
中途採用メールテンプレート集-03-202303
 
応募後~入社までの各選考フローで候補者に連絡するメールのテンプレートをおまとめしています。
  資料をダウンロードする >  

 

 

 

   1.採用フローとは

採用フローの適切な作成によって人材確保をするために、まずは採用フローの意味を把握しておきましょう。

採用フローの意味と構成要素を解説します。

 

 

 

(1)採用フローとは

採用フローとは、企業が採用活動を開始してから終了するまでの、一連の流れのことを意味します。

例えば、応募獲得・書類選考・面接設定・面接準備・面接・内定・入社という流れが挙げられます。

採用フロー

 

採用フローは、新卒や中途採用、募集ポジションなどによって筆記試験を行なったり、適性検査があったりなど、内容が変わることがあるため、一つの採用フローが必ずしもすべての採用活動に適用するわけではありません。

また、一度設定した採用フローが以後継続的に採用活動の成功を招くとは限らないため、適宜見直すことが大切です。

 

 

 

(2)採用フローの構成要素

採用フローの構成要素は、次の3つに分けられます。

  • ①募集・応募

  • ②選考

  • ③内定・フォロー

 

   ①募集・応募

母集団形成をするために、企業説明会を設けたり、採用広報やダイレクトリクルーティングを行なったりします。

候補者が気軽に話を聞くことができるカジュアル面談も、募集・応募段階に含まれるでしょう。

 

   採用広報の役割やメリットについてはこちらをご覧ください。

採用広報の役割とは?施策と運用のポイントやメリットを解説!

 

   ②選考

選考段階は、書類選考や面接が行われます。書類選考は、履歴書や職務経歴書などで行われ、面接は、複数回にわたったり、グループディスカッションなど大勢で行われたりします。

また、職業適性や一般教養などを問う筆記試験も選考段階に含まれます。

 

   ③内定・フォロー

内定した候補者に対して、入社までのフォローを行います。例えば、内定者研修の実施や、自社社員との懇親会の開催などが挙げられるでしょう。

 

 

 

(3)新卒採用フローと中途採用フローの違い

新卒採用フローと中途採用フローの違いは、候補者に対して一斉に採用活動を行うか、個別に行うかです。

新卒採用は、政府から採用スケジュールが公表されるため、候補者に対して一斉に企業説明会や選考、入社などの各工程が実施されます。まとまった数の候補者対応が求められ、工数がかかる新卒採用は、採用活動に注力できる採用担当者の配置が必要です。

一方の中途採用は、企業が人材募集をしたいタイミングで採用活動を始めます。試験や企業説明会などの実施は、募集ポジションなどの個別の状況によって異なり、即戦力人材を求める場合、採用担当者ではなく現場が選考に関わって人材を見極めるケースもあります。

 

   新卒採用と中途採用の違いについてはこちらをご覧ください。

新卒採用と中途採用の違いを解説!給料・離職率・メリット・デメリット

 

  すぐに使える!中途採用メールテンプレート集
 
中途採用メールテンプレート集-03-202303
 
応募後~入社までの各選考フローで候補者に連絡するメールのテンプレートをおまとめしています。
  資料をダウンロードする >  

 

 

 

   2.採用フローを作成するメリット

採用フローを作成するメリットは、2つ挙げられます。

  • ・採用フローの可視化によって関係者の連携が強化できる

  • ・採用課題の発見と改善がしやすい

メリットを詳しく解説します。

 

 

 

(1)採用フローの可視化によって関係者の連携が強化できる

採用フローを可視化することで、採用活動に関わる社員や部署の連携を強化できるでしょう。採用フローがない場合、採用活動の関係者はどのような選考を行なっているのか、候補者がどの選考段階にいるのかなどを把握できず、必要な情報を共有できなかったり、候補者対応に遅れを取ったりする恐れがあります。

一方で、採用フローが可視化されていれば、選考の流れや候補者の選考進捗が分かるため、採用活動に関係する社員や部署ごとの認識が一致したり、候補者対応が迅速に行うことが可能になります。

採用活動における関係者の連携不足は、候補者に不安や不信感を募らせる恐れがあるため、採用活動を成功させるためにも採用フローの可視化は重要といえます。

 

 

 

(2)採用課題の発見・改善がしやすい

採用フローの作成によって、採用活動における各工程や選考期間、歩留まりの数値を可視化できると、自社のどの工程に課題があるかを把握しやすくなります。

採用フローの作成、見直し、分析によって課題を発見できた場合、改善策を立てやすくなるため、採用成功できる可能性が高まるでしょう。

 

 

 

   3.新卒採用の流れ

新卒採用の採用フローは、標準的な流れのほか、説明会と試験を同日に行うケースや、試験を先に行うケースがあります。

新卒採用のケース別の採用フローを解説します。

 

 

 

(1)標準型の採用フロー

新卒採用の標準型の採用フローは、下記の流れです。

①募集
②企業説明会
③書類選考・筆記試験
④面接
⑤内定
⑥入社

標準型の採用フローは、企業説明会のあとに選考を実施するため、候補者の企業理解が深く、入社意欲も高い傾向があります。

ITツールの普及により、企業説明会や筆記試験をオンライン上で行なったり、選考で自己PRの動画を提出させたりする企業も多いです。

面接方法は、1対1の面接のほか、グループディスカッションやディベート、グループ面接など企業によって異なりますが、2回から3回は実施して自社とのマッチ度をはかります。

前述のように、新卒採用のスケジュールは定められており、内定通知を出す時期も、卒業・終了年度の10月1日以降と決められているため、正式に内定通知を出せる前に内定が決まった場合は「内々定通知」を出します。

標準型は、工程が多い分、採用活動が数か月に及ぶでしょう。

 

 

 

(2)一体型の採用フロー

企業説明会と試験が一体型となった採用フローは、次のような流れです。

①募集
②企業説明会+筆記試験
③面接
④内定
⑤入社

一体型の採用フローは、企業説明会と筆記試験が同日に行われるため、採用活動の期間短縮につながります。また、企業説明会と筆記試験を同日に行うことで、候補者が優先的に参加してくれる効果もあります。

一方で、候補者は企業に対する自身の志望度を十分に確認する間もなく試験を受けることになり、ミスマッチが生じるリスクがあるでしょう。候補者を長時間にわたって拘束してしまうため、候補者によっては不満を抱くかもしれません。

最初から一体型の採用フローを取り入れるのではなく、選考期間の短縮や候補者の手間を減らす目的として、採用スケジュールの後半に一体型へ変更する企業もあります。

 

 

 

(3)試験先行型の採用フロー

試験先行型の採用フローは、筆記試験を企業説明会の前に行います。流れは次のとおりです。

①募集
②書類選考・筆記試験
③企業説明会
④面接
⑤内定
⑥入社

試験先行型の採用フローは、応募が多数集まった場合に、優秀な人材を効率的にスクリーニングできる方法として挙げられます。

企業にとっては採用活動をスムーズに行えるメリットがありますが、候補者は企業説明会も受けられず、企業理解を深める前にふるいにかけられてしまうため、不満を感じやすいです。

また、試験で残った候補者も企業理解を深められていないため、入社後にミスマッチが生じないように、自社の魅力や働き方を適切に伝えることが求められます。

 

 

 

   4.中途採用の流れ

中途採用は、主に下記の流れで進行していきます。

①採用計画の立案
②採用手法選定
③母集団形成
④選考
⑤内定通知
⑥入社前フォロー

中途採用の流れについて解説します。

 

 

 

(1)採用計画の立案

募集する人材や人数、採用期限、各工程の日数、コストなどを検討し、採用計画を立てます。採用計画の立案は、候補者に入社してほしい期限から考えると、選考期間や募集開始日を設定しやすくなるでしょう。

採用計画を考える際には、採用における過去の自社実績を参考にしたり、募集人材が配属される部署の意見を聞いたりして、採用目標や採用する人材の経験、スキルなどの採用要件を決定します。

 

 

 

(2)採用手法選定

採用計画を立てたあとは、人材を採用する手法を選定します。

【採用手法の例】
・求人媒体
・ハローワーク
・人材紹介サービス
・転職フェア
・ダイレクトリクルーティング
・リファラル採用
・自社サイト

ハローワークは無料で募集をかけられるため、費用がかからない点が特徴として挙げられます。「待ち」の採用ではなく「攻め」の採用手法としては、自社が積極的に候補者に声をかけるダイレクトリクルーティングもあるでしょう。

 

   攻めの採用手法であるスカウトメールについての詳細はこちらをご覧ください。

【返信率UP】スカウトメールの効果的な書き方のコツを紹介!例文付き

 

   中途採用に用いられる求人媒体についてまとめた記事はこちら

求人媒体の掲載おすすめ一覧!ランキングや選定方法・料金を徹底比較

 

 

 

(3)母集団形成

採用計画の立案後は、母集団形成を目指していきます。求人票に採用要件や企業情報をまとめたり、選定した採用手法に沿った方法で募集をかけたりしましょう。

集められる候補者の質は、採用手法によって変化する可能性があるため、立案した採用計画に則って適切なやり方で進めていくといいでしょう。

 

 

 

(4)選考

選考は、書類選考、筆記試験・適性検査、面接などを行います。選考段階では、候補者とのやり取りや面接の日程調整、面接の事前準備など、多くの業務が発生します。求人媒体や人材紹介サービスなどを利用している場合は、社外の担当者とのやり取りも生じるでしょう。

売り手市場の現代において、競合他社よりも先に人材を確保するためには、迅速な選考が求められます。オンライン面接を取り入れたり、社員の評価基準を統一して合否の決断を早くしたりすると、選考スピードを上げることにつながります。

 

   面接評価シートの作り方やメリット、デメリットついてはこちらをご覧ください。

面接評価シートの作り方を解説!評価項目のテンプレート・サンプル付き

 

 

 

(5)内定通知

選考を行い、合格した候補者に内定通知書を送付します。内定承諾した候補者が離職中であれば入社時期を決めやすいですが、現職中の場合は、内定から入社までの期間が空く可能性があります。

入社までの期間が長いと、内定者の気持ちや環境に変化が生じるなどして、内定承諾後の辞退となりかねないため、注意が必要です。

 

  すぐに使える!中途採用メールテンプレート集
 
中途採用メールテンプレート集-03-202303
 
応募後~入社までの各選考フローで候補者に連絡するメールのテンプレートをおまとめしています。
  資料をダウンロードする >  

 

 

 

(6)入社前フォロー

候補者の内定辞退や内定承諾後の辞退を防ぐために、入社前のフォローを行います。例えば、退職交渉の進捗について気にかけたり、候補者の配属先の社員とコミュニケーションを取ってもらったりするといいでしょう。

入社前のフォローを行い、候補者の関心や入社への意欲を向上させたり、不安を払拭したりすることが大切です。

 

  「採用手法の比較表/自社にあった採用手法の選び方」をまとめたe-bookを無料提供中
 
recruitment-method-s-01-220511
 
いろいろな採用ツールがあって、自社にとって適切な採用手法が分からない…そんな企業様向けに、採用手法の比較表や採用課題別でみる手法の選び方をまとめたe-bookを無料でダウンロードいただけます
  資料をダウンロードする >  

 

 

 

   5.採用フローの作り方

採用フローの作り方は、次の3ステップです。

①採用目標を設定する
②自社が採用したい人物像を明確にする
③目標から逆算して採用計画を立て自社に適した採用フローを決定する

採用フローの作成に失敗しないために、採用フローの各ステップをぜひご参考にしてください。

 

 

 

(1)採用目標を設定する

採用フロー作成にあたり、まずは採用目標を設定します。採用したい人数と採用を終えていたい時期を決め、目標に向かって採用活動を進めていきます。

例えば、社員の退職によって人材を急募したい場合は「2週間以内に〇名採用」を目標にするなど、ゴールを明確にすることが求められるでしょう。設定した採用目標は、認識の相違を防ぐために採用活動の関係者全員で共有することが大切です。

 

 

 

(2)自社が採用したい人物像を明確にする

自社が採用したい人物像を明確にすると、より求める人物像に合った採用手法を選べたり、候補者に訴求できたりします。自社が採用したい人物像を明確にするために、ペルソナを設計することをオススメします。

ペルソナとは、年齢や性別、居住地や家族構成、価値観、趣味などを詳細に決め、まるで実在するかのように設計した自社が求める人物像のことです。

ペルソナを設計すると、自社が求める人物像を社員間で統一できるため、ミスマッチの防止につながるでしょう。

 

   採用ペルソナについてはこちらをご覧ください。

採用ペルソナとは?エンジニア採用のペルソナ設計方法・手順を解説!

 

 

 

(3)目標から逆算して採用計画を立て自社に適した採用フローを決定する

採用フローは、目標から逆算して各工程に必要な日数や募集の開始時期を考えると、スケジュールを立てやすくなります。また、立てたスケジュールに合わせて各担当者の役割も整理し、面接をする面接官や役員、代表者の日程をあらかじめ調整しておくなど、円滑に進行できるように注意しましょう。

詳細な採用フローを定めると、候補者の採用進捗の遅れにも気付きやすくなるため、対応漏れを防ぐことにもつながります。

 

 

 

   6.採用フロー活用のポイント

採用フローを作成しても、適切に活用できなければ採用成功につながらないでしょう。

採用フロー活用のポイントは次の3ステップです。

①各工程の歩留まりを算出する
②課題を抽出する
③改善策を考え施策を実行する

採用フローを活用するためのポイントをご紹介します。

 

 

 

(1)各工程の歩留まりを算出する

歩留まりとは、「応募」から「書類選考」、「書類選考」から「一次面接」などの各工程において、全体の人数のうち通過した人数の割合のことです。

歩留まりの算出方法は、受験率の場合「受験者数 ÷ エントリー数 × 100」、面接通過率の場合は、「面接通過者数 ÷ 面接受験者数 × 100」、面接辞退率は「内定辞退者数 ÷ 内定者数 × 100」で求めます。

例えば、面接受験者数が100人いて、30人のみ通過した場合、歩留まり率は30%となります。

 

 

 

(2)課題を抽出する

把握できた各工程の歩留まりのうち、歩留まり率が低い工程には採用課題があるかもしれません。

例えば、書類選考から一次面接までの歩留まり率が低い場合は、選考期間が長すぎたり、選考基準を絞りすぎたりしている恐れがあります。

各工程の歩留まりを把握して、課題を洗い出していきましょう。

 

 

 

(3)改善策を考え施策を実行する

洗い出した課題から、改善策を考え施策を実行していきます。選考期間が長いことが要因であれば短くしてみたり、選考基準を見直したりなど、採用メンバーや現場担当者と相談しながら改善を図っていきましょう。

採用フローをよりよいものにするためには、PDCAサイクルを回してブラッシュアップすることが大切です。採用が成功したとしても、課題や改善策の記録を残しておき、今後の採用活動に活かしましょう。

 

🎁DL特典「採用フローの歩留まりチェックシート」付!

採用業務フォーマット3点セット

type-recruitment-starters-kit-03-0608

    

採用活動のお役立ち人気資料の3点セットを無料でダウンロードいただけます。

  資料をダウンロードする >  

 

 

 

   7.採用フロー活用の注意点

採用フローを効果的に活用するには、次の点を意識しましょう。

・作りっぱなしにせず定期的に見直しを行う
・数値にとらわれすぎない

採用活動が失敗しないための、採用フロー活用の注意点を解説します。

 

 

 

(1)作りっぱなしにせず定期的に見直しを行う

一度作成した採用フローがすべての採用活動に合うとは限らないため、採用活動の状況に合わせて定期的に見直すことが大切です。

例えば、自社が求める人材と一致する優秀な候補者が応募してくれた際に、既存の採用フローに則り、ほかの候補者と同じような選考期間を設けていると、優秀な候補者は競合他社に流れてしまう恐れがあります。

すべての採用状況に既存の採用フローが当てはまるとは思わず、逐一ベストな採用フローとなるように見直しを図りましょう。

 

 

 

(2)数値にとらわれすぎない

採用担当者は、数値にとらわれすぎないように気を付けましょう。面接などを現場担当者に任せる場合、採用担当者は面接の様子を把握できないため、面接通過者数などの数値で結果を判断する傾向があります。

数値で結果を判断すると、現場の状況にまで目を向けられなかったり、課題を見誤ったりして、適切な改善策をとれない恐れが高いです。そのため、数値だけではなく、各工程の内容に意識を向けることが重要といえます。

 

🎁DL特典「採用フローの歩留まりチェックシート」付!
採用業務フォーマット3点セット
type-recruitment-starters-kit-03-0608
    

採用活動のお役立ち人気資料の3点セットを無料でダウンロードいただけます。

  資料をダウンロードする >  

 

 

 

   8.採用フローごとのよくある課題と改善方法

採用フローは複数の工程があるため、課題をいくつも抱えている企業も多いかもしれません。

下記の採用フローごとのよくある課題と改善方法をまとめましたので、ぜひご参考にしてください。

・応募獲得
・書類選考
・面接設定
・面接準備
・面接
・内定通知
・入社

 

 

 

(1)応募獲得:応募が集まらない

応募が集まらないことに悩まれている企業は、自社のアピールポイントを整理してみましょう。

アピールポイントの整理は、次の4ステップで行います。

①ペルソナを作成する
②自社のアピールポイントを整理する
③ペルソナに響くであろう自社のアピールポイントを選定する
④ペルソナに訴求するメッセージとして原稿を作成する

 

   ①ペルソナを作成する

まずは、4(2)自社が採用したい人物像を明確にする で述べた「ペルソナ」を作成します。

 

   ②自社のアピールポイントを整理する

求職者が企業選びをする4つの判断軸やキャリアアンカー論などの考え方をベースに、自社のどのような点が求職者にとって魅力となるかを整理します。

 

【4つの判断軸】

求職者は主に、次の4つのジャンルで企業を選定するといわれています。

人(社長・役員・社員) 仕事(職種・業務)
・経営者の魅力
・実績のある著名社員
・役員などへの若手の抜擢
・平均年齢
・自分と似た経歴/志向の人が多い
・社員の魅力
・社風がマッチしている
・海外進出/海外勤務
・キャリアパス
・自己形成
・技術/商品の普及
・裁量権が大きい
・専門知識の習得
・ビジネスモデル
会社(ブランド力・ビジョン) 待遇(給与・休日・制度)
・マーケットの成長性
・利益率が高い
・財務基盤/業績好調
・取引実績
・ブランド力
・ビジョンに共感できる
・社会的意義がある
・給料UP
・評価制度
・立地が良い/オフィスがきれい
・女性やワーキングママの活躍
・研修制度/教育支援が充実
・手当/福利厚生の充実
・部活/イベント多数

 

【キャリアアンカー論】

求職者がキャリアを選択するうえで、最も大切にする価値観・欲求を8つに分類したものです。

安定性 ワークライフバランス
雇用・地理的に安定したキャリアを築きたい
・大手企業/黒字経営
・商材の優位性
・ノルマやテレアポなし
・ルート営業/新規開拓なし
個人、家族、キャリアのニーズのバランスを取りたい
・残業時間平均〇時間
・年間休日〇日
・直行直帰可
・その他福利厚生
管理能力(出世) 専門性
組織の中で高い位置につき、結果全体に責任を負いたい
・表彰制度/評価制度あり
・昇進昇格のタイミング
・管理職へのキャリアパス
専門領域に挑戦したい/技能を高いレベルに向上させたい
・専門知識の習得
・商材の専門性
挑戦 起業家志向
解決が難しいと思われる問題を解決したい
・新規開拓
・設立〇年以内
・新規部署メンバー
・新規ブランドサービス
独立や起業をしたい、フリーランスになりたい
・独立支援/個人事業主になれる
・起業家プロジェクト
・社長直下で働ける
自由度 社会貢献
自分の仕事は自分なりに定義して自由に取り組みたい
・スケジュール自由
・フレックスタイム制
・服装自由
・新サービスの社内提案
世界をよりよくする、何か価値あるものを実現したい
・人や社会の役に立てる
・世の中の課題を解決する
・医療、福祉、教育、環境など

 

   ③ペルソナに響くであろう自社のアピールポイントを選定する

ステップ①で設計したペルソナに、どのようなメリットが響くのかを考えます。

「ペルソナが転職を考える理由は?」「転職をしてどのような状態になることを理想としているのか」を考えながら、ステップ②で整理した自社のアピールポイントの中から、ペルソナにとってメリットとなるポイントを選定しましょう。

 

   ④ペルソナに訴求するメッセージとして原稿を作成する

ステップ③で選定したアピールポイントを、ペルソナに訴求するメッセージとして原稿を作っていきます。原稿作成のポイントは、「コンセプトに沿ってメリットを詰め込みすぎないようにすること」です。

 

  「採用成功の肝となる求人原稿のペルソナ設シート」をまとめたe-bookを無料提供中
 
採用成功の肝となる求人原稿のペルソナ設計シート
 
中途採用を成功させるために必要なペルソナ設計の「基本的な設計のステップ」「設計のコツ・注意点」「設計テンプート・サンプル」などを解説したe-bookを無料でダウンロードいただけます!
  資料をダウンロードする >  

 

 

 

(2)書類選考:書類通過が少ない

書類通過が少ない企業は、書類選考を行うスタンスを変えたり、選考スピードを上げたり、採用要件を見直したりすると課題改善できる可能性があります。

【書類選考の改善策】
・「会う必要がない人を除外する」スタンスに
・書類選考は応募から1営業日以内に対応
・採用要件の見直しを行う

 

   「会う必要がない人を除外する」スタンスに

書類選考のスタンスは、「会いたい人を選ぶ」のではなく、「会う必要がない人を除外する」スタンスにすることが望ましいです。

書類選考に課題を感じている企業の多くが、「レジュメ上で候補者を判断」している傾向にあります。レジュメをすべて埋めているユーザーは、さまざまな求人媒体のなかで2割程度と言われており、特に求人サイトでは、転職エージェントのようにキャリアアドバイザーがいない分、応募者自身のレジュメが薄いことが多いです。

そのため、書類選考時には主に経験職種だけを見て「会う必要がない人を除外」し、「実際に候補者に会ってから判断をする」スタンスでいましょう。

 

   書類選考は応募から1営業日以内に対応

選考スピードを上げることは、辞退者を減らすことにつながります。

書類選考の平均日数は営業日3.8日ですが、営業日1日以内(当日か翌日)で書類選考結果を連絡しているケースが約4割です。

書類選考結果の連絡

また、書類選考が4日未満の場合と4日以上の場合を比較すると、4日以上かかる企業は、選考辞退が約3割を占めます。

書類選考の連絡日数における選考辞退率

新型コロナウィルス感染症蔓延の影響により、オンライン面接が主流になった現代は、企業の選考スピードがさらにアップしているため、書類選考は応募から1営業日以内に対応することが望ましいです。

 

  すぐに使える!中途採用メールテンプレート集
 
中途採用メールテンプレート集-03-202303
 

応募後~入社までの各選考フローで候補者に連絡するメールのテンプレートをおまとめしています。

  資料をダウンロードする >  

 

   採用要件の見直しを行う

書類選考を複数人で行なっている場合は、担当者によって採用要件に関する認識がズレている恐れがあります。認識のズレを改善するためには、担当者間で採用要件のすり合わせを行なったり、必須要件を満たしていなくても通過させる条件を改めて確認したりすることが重要です。

そもそも採用要件のハードルが高いことも考えられるため、必要であれば要件のハードルを下げることも検討しましょう。

 

 

 

(3)面接設定:面接辞退が多い

面接辞退が多い企業は、選考スピードが遅かったり、動機づけができていなかったりする恐れがあります。そのため、選考スピードを上げることと、候補者に「面接を受けたい」と思わせることが大切です。

【面接設定の改善策】
・選考スピードを早める
・面接のリマインドメールを送る
・オンライン面接を導入する

 

   選考スピードを早める

現職中の方は平均10社、離職中の方は平均15社に応募しており、面接の日程調整はその中でも選考スピードが早い企業が優先されています。

また、面接回数を2回以下にしている企業の割合は、90%です。現職者比率(約75%)が増えているため、極力面接回数を減らし、内定後にクロージング面談などに時間をかける企業が増えています。

企業の面接回数

候補者が競合他社に流れないためにも、面接日程は応募から3~5営業日以内で設定することが大切です。また、面接調整でも動機づけを意識したり、候補者に興味を持ったことを伝えたりしましょう。

 

   面接のリマインドメールを送る

面接日前日や、3日前などに候補者へリマインドメールを送りましょう。面接についてリマインドするだけでなく、当日候補者に会えることを楽しみにしている旨も伝えることをオススメします。

企業が利用している求人媒体によっては、リマインドメールの自動設定機能があるかもしれないため、手間を省くことが可能です。

 

   オンライン面接を導入する

オンライン面接を導入すると、面接の日程調整がしやすくなるため、選考スピードがアップします。また、候補者にとっても、移動時間やコスト削減のメリットがあります。

新型コロナウィルス感染症の影響によってオンライン面接を導入する企業が増えた現在、オンライン面接を選択できない企業は候補者から避けられる傾向にあるため、導入していない企業は早めの導入を目指すといいでしょう。

 

 

 

(4)面接準備:面接通過率が悪い

面接通過率が悪い企業は、担当者間の合格基準の認識相違や、面接官のスキル不足などが考えられます。面接通過率を上げるための改善策をご紹介します。

【面接準備の改善策】
・合格基準の社内すり合わせを行う
・面接ごとの目的を明確にする
・面接官のスキルアップトレーニングを実施
・面接は「可能性を見出す場」という認識を持つ

 

   合格基準の社内すり合わせを行う

合格基準を作成し、採用に携わるメンバー間(面接官や面談者も含む)で認識のすり合わせを十分に行いましょう。面接通過率が悪い企業は、メンバー間のすり合わせを実施していないことが多い傾向にあります。

なるべく多くの応募者の対応ができるように、面接官の数を増やすことも望ましいです。面接官の数は多く確保しておき、認識にズレが出ないように、合格基準のすり合わせも忘れずに行いましょう。

 

   面接ごとの目的を明確にする

面接を複数回行う採用フローの企業は、「一次面接はスキルを見る」「二次面接は社風マッチを見る」など、面接ごとの目的を明確にして、面接官に共有しましょう。

また、候補者に同じ内容を聞かないように、前段階の面接情報を共有することをオススメします。

 

   面接官のスキルアップトレーニングを実施

面接官や面談者に選ばれた社員の面接スキルとモチベーションにばらつきがあると、面接通過率の低下を招く恐れがあります。

そのため、社員間のスキルやモチベーションにばらつきがでないように、面接のスキルアップトレーニングを実施したり、「企業全体で採用を行なっていく」という雰囲気を作ったり、アサインする社員に面接の目的や期待することなどをしっかり伝えたりすることが大切です。

面接のスキルアップトレーニングを自社で行うことが難しい場合は、外部サービスを利用したり、「面接でやってはいけない対応・質問」「面接でのスタンス」など最低限のことを面接官に伝えたりすることをオススメします。

 

   面接は「可能性を見出す場」という認識を持つ

面接は「候補者を落とす場」ではなく、「可能性を見出す場」という認識を持つことが重要です。

「候補者を落とす場」という認識で面接を行うと、候補者をマイナス方式で評価してしまう恐れがあります。候補者のマイナス面に目がいってしまい良い点を見落とすリスクがあったり、マイナスな点についての話題が広がって候補者が本音で話しづらくなる状況を作ったりして、双方にメリットがない面接になるでしょう。

そのため、面接は「加点方式」で評価することが望ましいです。候補者のプラスな面を見つけようとすると、候補者に投げかける質問や深掘りする話題もポジティブなものになり、面接の雰囲気や候補者が抱く印象も良いものに変わります。

 

  「採用につなげる面接ノウハウ」をまとめたe-bookを無料提供中
面接評価テンプレート付き
 
採用につなげる面接ノウハウ_04_22_0302
 

中途採用面接における基礎から、ミスマッチを防ぐ見極め質問例、動機付けテクニックについてまとめたe-bookを無料でダウンロードしていただけます!

  資料をダウンロードする >  
 

 

 

 

(5)面接:面接後辞退が多い

面接は、面接官の印象がすべてを決めるといっても過言ではありません。面接後辞退が多い企業は、ご紹介する改善策を取り入れてみるといいでしょう。

面接の改善策】
・面接官の態度や身なりに注意する
・企業説明と面接FBで動機づけを行う
・候補者の志向に合った動機づけを行う

 

   面接官の態度や身なりに注意する

弊社(株式会社キャリアデザインセンター)の調査によると、面接で志望度が上がり入社を決めたという転職者は52%を占め、過半数を超える結果となりました。

なかでも、志望度が上がった理由として最も多かったのは「面接官が好印象だった」で67.8%でした。

志望度が上がった理由

一方で、志望度が下がった理由で最も多かったのは「面接官の印象が悪い」で67.2%でした。そのほか、次のような面接後の感想が弊社に寄せられました。

【転職者の面接後の感想(面接官のNGパターン)】

  • ・上から目線の高圧的な面接で、志望度が落ちた

  • ・中長期計画を聞いたが、あまりご存知でなかったのが残念

  • ・一方的に質問され、非常にドライな印象を受けた

 

転職者にとって、「面接官=企業」のため、面接官の印象が転職者の志望度を左右しているといえるでしょう。

採用評価が厳しい方も、候補者が話しやすい雰囲気を作ったり、真摯な対応をしたりすることで、候補者に好印象を与えられ、採用につなげられる可能性があります。

 

   企業説明と面接FBで動機づけを行う

優秀な人材を確保するためには、次の3つのポイントを踏まえましょう。

①企業の現状を伝える 現在の業界動向や企業の商況とともに、直面する課題や解決に向けた取り組みを話すと、候補者の志望度が向上する。
②仕事内容を伝える 今回の募集背景や具体的な仕事内容とやりがい・難しさ、さらにキャリアパスを伝えることで、候補者の動機づけとなる。
やりがいを伝える際には、実務レベルではなく目的や意義まで伝えることが大切。
③面接後に評価を伝える 面接後に評価点や懸念点を率直に伝えると、真摯・丁寧に向き合ってくれたことに対して候補者に感謝や信頼感が生まれる。

 

   候補者の志向に合った動機づけを行う

候補者の転職に関する志向性はさまざまなため、企業の魅力をただアピールするのではなく、候補者の志向に合わせたポイントを伝え、動機づけを行うことが大切です。

動機づけのポイントは、2つあります。

  • ①候補者に対して転職で実現したいことを聞く

  • ②①に対して自社で実現できることを伝える 

 

また、必要があれば現場社員も巻き込んで動機づけを行いましょう。例えば、候補者と仕事に対する価値観が近しい社員や、同様の転職理由で中途入社した社員、候補者が実現したい人物像に近しい社員などをアサインし、候補者とコミュニケーションを取ることで深く動機づけを行えます。

現場社員と候補者のコミュニケーションは「面接」ではなく、選考要素をなくした「面談」として、カジュアルな雰囲気になるように意識すると、候補者はリラックスして話を聞けるでしょう。

 

 

 

(6)内定通知:内定辞退が多い

書類選考、面接ときて、候補者に内定を出したあとに辞退されてしまう、という課題を抱えている企業は、スピード感ある連絡を意識したり、認識を改めたりするといいかもしれません。

【内定通知の改善策】
・内定通知の連絡は迅速に行う
・「最終面接合格者=入社してくれる方」ではないと認識する

 

   内定通知の連絡は迅速に行う

基本的に、面接の案内などの候補者への連絡は、迅速に行うことが望ましいです。内定通知も同様で、できるだけスピード感をもって連絡しましょう。

弊社が行なった転職者アンケートによると、「入社を決めた理由」として「最初に内定をもらった会社に入社を決意した」と答えた割合が50%を占めていました。そのため、どうしても入社してもらいたい優秀な人材がいる場合は、迅速な連絡を心がけることをオススメします。

また、内定を通知する際には次のポイントを踏まえると、候補者の安心感につながるでしょう。

・入社日、福利厚生、給与、年収試算などは明確に具体的な内容にする
・可能であれば入社祝い金・前給保証を検討する

 

   「最終面接合格者=入社してくれる方」ではないと認識する

候補者は、自社以外の多くの企業からも内定を受け取っていることが多いため、「最終面接合格者=入社してくれる方」と思い安心し、候補者へのフォローを疎かにすると、内定辞退を招きかねません。

候補者が内定辞退する理由としては、選考時にはなかった不安や疑問が発生したり、他社と比較して他社のほうが魅力に感じたりすることが考えられます。

そのため、内定提示後はできるだけ候補者とこまめにコミュニケーションを取り、候補者に生じた不安や懸念点を払拭したり、再度動機づけを行なったりすることが重要です。

候補者に入社後のイメージを湧かせたり、企業の雰囲気を知ってもらったりして入社意欲を高めるために、現場社員との面談や食事会を実施することも効果的でしょう。

 

   内定辞退を防ぐポイントについてまとめた記事はこちら

【人事担当者必見】内定辞退を防ぐ10の方法とよくある辞退理由《NG行動チェックリスト付き》

 

 

 

(7)入社:入社前キャンセルがある

入社前キャンセルがあることに課題を感じている企業は、もしかしたら入社までのリードタイムが長いのかもしれません。入社までのリードタイムの長さは、候補者の入社意欲に影響を与えるため、次の改善策を検討してみるといいでしょう。

【入社の改善策】
・入社日の前倒しを検討する

 

   入社日の前倒しを検討する

入社前キャンセルをする理由の多くが、「入社日までのリードタイムが長い」ことが挙げられます。

弊社の調査によると、候補者の内定承諾から入社日までのリードタイムは、平均38日でした。リードタイムが長いほど入社前キャンセルが発生しやすくなるため、候補者の状況を踏まえ、入社日の前倒しが可能ならば入社日の調整を検討してみるといいでしょう。

もし、入社日までのリードタイムが長くなる場合は、候補者と月に1、2回はコミュニケーションを取り、候補者の入社に対する不安を払拭することが重要です。

 

  無料e-book「あなたの企業はいくつできてる?あなたの企業はどれくらいできてる?中途採用成功のためにやるべきことまとめ」
採用成功のための30項目チェックシートつき
 
recruitment-know-how
各選考フローにおいて、課題となりやすいポイントとその対策について解説したe-book。書類選考基準におけるポイントや、選考における動機づけの仕方などご紹介
  資料をダウンロードする >  

 

 

 

   9.採用フローを工夫されて採用成功している企業様の事例

採用フローの活用に不安を抱いている企業は、採用フローによって採用成功している企業の事例を見ると、参考になるかもしれません。

採用フローを工夫することで採用成功している企業の事例をご紹介します。

 

 

 

(1)適宜柔軟に採用フローを変更し3か月で14名の採用に成功!

従業員規模100名ほどのIT・通信業の企業は、状況に合わせて柔軟に採用フローを変更しています。例えば、もともと面接を2回行なっていましたが、候補者の離脱防止のために状況に合わせて1回に変更したり、候補者が面接で「現場社員と話してみたい」と言った場合には実際に面談の場を設けたりしています。

また、面接において、エンジニアがフルリモートで働けるように職場環境を調整したことや、子供の預け先がない社員に子供連れでの出社を許可していることなど、社員が働きやすい環境を具体的に伝えるようにしています。

候補者に対するレスポンスも早く行うように徹底し、採用活動を行なった結果、3か月で14名の採用に成功されました。

 

 

 

 

(2)スピード感を持った対応と面接の動機づけで20代前半のエンジニアを採用!

従業員規模40名ほどのIT・通信業の企業は、候補者対応をスピーディーに行うことを意識しており、候補者からの応募が来たらその時点で一度電話をかけるなど、すぐにコンタクトを取るようにしています。

また、面接では、「仲間になってほしい」という思いを伝えるようにしています。ただ気持ちを伝えるだけでなく、候補者が3年後、5年後にどのように活躍しているかのビジョンや、キャリア形成のために自社が全力でサポートすることなどを伝えたことで、ワクワク感を抱いた20代前半のエンジニアの採用成功につなげられました。

 

ー採用成功事例の詳細はこちらー

【大阪/SES】20代のエンジニア経験者1名を採用!

 

 

 

(3)採用の事前準備を改善し、転職フェアで3名の採用に成功!

従業員規模30名ほどのIT・通信業の企業は、転職フェアに出展する前の準備を改善して、採用を成功されました。転職フェアに初めて出展した際には、事前準備をほとんどしておらず失敗しましたが、2回目の出展からは来場者の目を引きやすいようにブースを装飾したり、色合いや配置などをデザイナーとこだわったりしました。

企業は、文言一つひとつにも気を配って、「リモートOK」から「リモート利用率75%」、「年間休日120日」から「年間休日125日以上」など、より魅力的に映るように修正しました。

また、スカウトメールを作成する際には、どのような内容であればターゲットの興味を引けるのかを現場社員に聞き、意見を積極的に取り入れるようにしています。

 

ー採用成功事例の詳細はこちらー

【転職フェア】リアル型エンジニアフェアで経験者2名含む計3名のエンジニアを採用!

 

 

 

   10.まとめ

採用フローとは、企業の採用活動の一連の流れのことで、「募集・応募」「選考」「内定・フォロー」の3つの要素で構成されています。

採用フローを作成すると、採用活動の流れが可視化できるため、採用関係者の連携を強化できるでしょう。また、採用課題の発見や改善がしやすくなるメリットもあります。

採用成功するには、採用フローごとに発生しやすい課題の改善が求められるため、ご紹介した課題に対する改善方法をぜひお試しください。

 

いかがでしたか。もし中途採用について悩まれている、自社にとって適切な手法が分からないといった場合は、ぜひ弊社キャリアデザインセンターにご相談ください。エンジニア採用・営業職採用・女性採用に特に強みを持ち、あらゆる中途採用ニーズに対応できるサービスを運営しております。

サービスの詳細については、下記弊社中途採用サービス概要のご案内ページをご覧ください。

 

   type公式中途採用向けサービス案内サイト

【公式】type中途採用向けサービスのご案内|転職サイト、転職エージェント、派遣サービスなど

   運営会社

株式会社キャリアデザインセンター

   会社概要

コーポレートサイト:https://cdc.type.jp/
事業内容
・キャリア転職の専門情報サイト『type』『女の転職type』などの運営
・転職フェアの開催
・人材紹介事業(厚生労働大臣許可 13-ユ-040429)
・質の高い就職活動を情報誌、イベント、情報サイト、人材紹介で支援する『type就活』サービス
・パンフレット、ノベルティー採用HP作成などのアウトソーシング事業
・IT業界に特化した人材派遣サービス(厚生労働大臣許可 派13-315344)
・Webマガジン『エンジニアtype』『Woman type』『20’s type』の企画・編集・運営
など、 企業の採用活動をサポートする総合的なソリューションサービスを提供しています。
 
   法人企業様向けお問い合わせ先

・フォームでのお問い合わせ
「type」URL:https://info.type.jp/toiawaseform/
「女の転職type」URL:https://info.type.jp/woman-toiawaseform/

・お電話でのお問い合わせ
TEL:03-3560-1622 『type』『女の転職type』マーケティングチーム宛

ページTOPに戻る

■ 運営会社

type女の転職type

 

株式会社キャリアデザインセンターは、転職サイト「type」「女の転職type」をはじめ、Webマガジンを運営する会社です。エンジニア・営業職・女性の中途採用を強みとした採用支援サービスを展開しています。

「type」サイト:https://type.jp/keisai/
「女の転職type」サイト:https://woman-type.jp/keisai/

■ エンジニア採用をご検討中の企業様向け
TOP_エンジニア_スマホ版
■ 女性採用をご検討中の企業様向け
正社員&契約社員の求人媒体なら女の転職type
■ 最新版!中途採用状況アンケート結果
recruitment-survey-03-202311

今人気のオススメ記事

■ 関連ブログ

エンジニア採用向けブログ

女性採用向けブログ