採用フローを最適化する6ステップ！よくある課題と解決策も紹介

内定辞退などで採用成功に結び付かない企業は、採用フローを最適化すると改善できる可能性があります。

採用フローを最適化するステップや課題の解決策を確認して、自社の採用活動の質を高めていきましょう。

採用フローを最適化する重要性、ステップ、よくある課題と解決策についてご紹介します。

採用フローの意味や最適化する目的と重要性について解説します。

（１）採用フローとは

採用フローとは、採用活動における流れのことで、主に下記の工程で行われます。

例えば、採用計画の立案時にはペルソナを設計する、面接時には候補者の見極めと動機付けを行うなど、各工程のなかには多様な業務があり、いずれも採用成功につなげるために重要な取り組みです。

（２）採用フローを最適化する目的・重要性

採用フローを最適化する目的は、自社の採用活動を成功に導くことです。

募集ポジション、新卒・中途などの採用形態によって、筆記試験や適性検査、スキルテストなどを採用フローに組み込むケースがあります。また、市場や自社の状況の変化に伴い、既存の採用フローで常に採用成功できるとも限りません。

そのため、状況に応じて都度採用フローを最適化し、求める人材の採用成功の可能性を高めていくことが重要です。

採用フローを最適化するステップは、下記のとおりです。

各ステップについて解説します。

（１）歩留まり算出による現状分析

歩留まりとは、次の工程へ進んだ人数の割合を意味し、歩留まり率が低い工程ほど候補者が離脱していることになります。例えば、「面接」から「内定」への歩留まり率が低い場合は、内定辞退が多い状況です。

まずは採用フローの各工程における歩留まりを算出して現状分析すると、自社の課題が見えてきます。

（２）ボトルネックの特定

把握できた自社の課題から、ボトルネックを特定します。

前述の例に引き続き、内定辞退が多いことが課題である場合、面接官の対応が横柄で印象が悪かった、内定通知を出すまでに時間を要したなどが考えられるため、要因を探っていきましょう。

（３）解決策の立案

ボトルネックの特定後は、解決策を考えていきます。

例えば、内定辞退が多い理由が「内定通知を出すのが遅かった」というケースでは、候補者の迅速な評価・内定通知の必要性が高いです。

課題解決につながるように、多角的な視点で解決策を探ることが大切です。

（４）ツール・システム導入の検討

立案した解決策に対して、必要であればツールやシステムの導入を検討しましょう。

採用活動で役立つツール・システムには、AIや採用管理システムなどが挙げられます。ツール・システムの特徴や機能を確認し、自社に適したものを取り入れると、課題解決だけでなく採用業務全般の質向上を図れる可能性があります。

（５）採用フローの再構築

課題や解決策を踏まえて、既存の採用フローを再構築します。

例えば、面接の前にスキルテストを取り入れる、最終面接後に内定者の懇親会を実施するなど、ミスマッチを防いだり優秀な候補者を確保したりするために工程を増やすことが考えられます。工程の順序を変えて効率性を高める、工程を減らして選考のスピードを上げるなどのケースもあるでしょう。

どのような採用フローが自社にとって最適かを見極めて、再構築を図っていきましょう。

（６）効果検証・改善

再構築した採用フローの効果検証と改善を行なっていきます。

課題解決につながっているか、採用活動の質を高められているかなど、採用フローの効果を検証し、必要に応じて改善していきましょう。選考後に候補者へアンケートをとって意見を収集すると、より採用に直結する改善ポイントを見出せる可能性があります。

現時点で効果があったとしても、採用市場や自社の状況、採用要件によって適切なフローは変わるため、適宜見直すことも大切です。

採用フローを最適化するにあたり、よくある課題があります。

上記の課題と解決策について解説します。

解決策に取り組んで、採用フローを最適化していきましょう。

（１）応募数と質の不均衡

応募数は多いのに応募者の質が悪い場合は、ペルソナに適したアピールができていない恐れがあります。アピールポイントを広げすぎてしまうと、求職者は「自分のことだ」と思えず、求める人材の心を動かすことが難しくなってしまいます。

そのため、設計したペルソナに刺さるアピールポイントを訴求することが大切です。また、求職者へ直接アプローチできるダイレクトリクルーティングの活用も、質の高い応募を得るのに効果的でしょう。

（２）面接回数や選考ステップに無駄が多い

選考期間が長く、候補者が他社に流れてしまうケースでは、面接回数や選考ステップに無駄が多いと考えられます。

中途採用の面接回数は1～2回の企業が多いため、3回以上面接を設けている場合、回数を減らすことが望ましいです。選考においても、明確な目的がなく適性検査などをフローに入れているのであれば見直しましょう。

面接や検査などを省けないのであれば、オンライン面接やオンライン検査を取り入れてスピード感のある選考を心掛けることが大切です。

（３）面接のドタキャンや途中辞退が多い

面接のドタキャンや途中辞退が多いという企業は、選考スピードや連絡が遅い可能性があります。選考に時間がかかったり面接の日程調整の連絡が遅かったりすると、自社に対する候補者の興味や関心が薄れていきます。複数の企業に応募している候補者は、自社が第一候補でない場合、先に進んだ他社の選考を優先するでしょう。

面接辞退を防ぐには、選考スピードを上げ、面接の日程調整もスムーズに行うことが重要です。自社の都合ではなく、候補者の都合を優先して日程を決めましょう。また、リマインドメールを送信して、候補者に「面接日」を意識づけることも大切です。

面接の日程調整やリマインドメールの送信は手間がかかるため、自動で対応してくれるシステムを導入すると、採用担当者の負担軽減につながります。

（４）内定辞退が多い

内定辞退が多い企業は、面接での対応に問題があるかもしれません。面接官の態度が悪い、候補者の質問に対する返答をぼかす、入社意欲が向上する情報を与えられていないなどによって、候補者の自社に対するイメージや信頼感、関心の低下から内定辞退にいたるでしょう。

内定通知が遅いことで、先に内定が出た他社への入社を決めるケースもあります。中途採用の候補者は、最初に内定が出た企業へ入社を決める傾向があるため、早期に採否を判断し、通知することが重要です。

また、内定承諾後の辞退が多い場合、候補者は入社に対する不安を感じているかもしれません。そのため、社内イベントや社員との懇親会などを催し、不安払拭や自社への入社意欲を高めて辞退を防ぎましょう。

（５）採用した人材の早期離職が多い

採用の成功とは、採用した人材が自社に定着し、活躍することといえます。そのため、採用者の早期離職が多い場合は、改善する必要があるでしょう。

早期離職が多い理由としては、仕事のイメージとリアルとのギャップや、業務・社風などとのミスマッチ、フォロー不足が挙げられます。

採用し、入社した人材が自社に定着するように、オンボーディングや定期的な面談を実施して不安や悩みを解消することが大切です。また、求人募集の段階で、自社の情報を明確に伝えておくことも求められます。

採用フローを最適化すると、採用成功につながる可能性が高まります。一方で、一度決めた採用フローが永続的に効果があるとは限らないため、状況に応じて適宜見直し、最適化していくことが重要です。

採用フローの最適化には、自社の課題の洗い出しと解決策の立案が求められます。ご紹介したよくある課題と解決策を参考にしながら、採用フローの再構築と効果検証・改善を図っていきましょう。

採用活動に便利なツール・システムも多々あるため、ぜひ取り入れてみてください。

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