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体験入社とは?メリットや気を付けるポイント、体験入社の始め方を解説

Posted by type部(法人企業マーケティング担当) on Oct 24, 2022 7:30:00 PM
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Topics: 面接・選考, 採用後の定着

「せっかく新入社員を採用できても、なかなか定着しない」

「新入社員を配属した現場から、ミスマッチを指摘されることが多い」

そのようなお悩みを持たれている企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。中途採用におけるミスマッチ・早期退職の対策のため最近注目されている「体験入社」。

今回の記事では、「体験入社」を導入するメリット・デメリット、導入方法や体験入社以外の対策についてもご紹介します。

 

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   1体験入社とは?

体験入社について、概要や、類似した言葉であるインターンシップとの違い、導入する企業様が増えている理由を解説します。

 

(1)体験入社の概要

体験入社とは、企業様への入社候補者に1日から数カ月などの一定期間、実際に就業してもらうことをいいます。企業様によって、体験入社の期間や実施のタイミングは異なります。

体験入社の実施により、企業様側は応募書類や面接ではうかがい知れない候補者の性格や人柄、実際のスキルを把握できるでしょう。一方で、候補者側は、企業様の社内の雰囲気や社員の人柄を体感したり、実務を体験できたりするため、企業様と候補者ともにミスマッチがないかを確認できます。

 

(2)インターンシップとの違い

体験入社と類似した言葉に「インターンシップ」がありますが、採用の名目や実施内容、内定出しの有無に違いがあります。

インターンシップは、大学生などの学生を対象とした就業体験のことで、新卒採用の選考プロセスとして実施されます。実施内容は、実務に就かせる場合もありますが、企業説明会のようなものや、実務ではないプログラムを実施する場合が多い傾向です。

実施期間は体験入社と同じく、1日から数カ月などの一定期間です。インターンシップの実施により、企業様側、候補者側にミスマッチがないか確認できる点も体験入社と同じですが、必ずしも内定の可否を出すわけではありません。

 

(3)体験入社を導入する企業が増えている理由

候補者の志向性やスキルを見極めるために企業側で書類選考や面接を実施しますが、応募書類や面接の受け答えのみで候補者の実務スキルや人柄、自社社員とのマッチング率を図ることは難しいでしょう。

入社後にミスマッチが生じ、早期退職となった場合、採用活動や人材教育にかけた費用や時間が無駄になってしまうことが考えられるため、ミスマッチを事前に防ぐことが求められます。

体験入社は、就業体験をとおして企業と候補者の相互理解を深められ、採用後のミスマッチ防止につながる可能性が高いため、現在体験入社を導入する企業様が増えています。

 

 

 

   2体験入社を導入するメリット・デメリット

体験入社の導入には、メリットとデメリットがあるため、デメリットも把握したうえで体験入社の導入を検討されることをオススメします。

 

(1)体験入社のメリット

体験入社の導入により、3つのメリットを得られるでしょう。

 

   ミスマッチの防止につながる

体験入社は、実際に候補者と企業側の社員がともに仕事や食事会などを通して交流を行うため、採用活動の応募書類や面接では把握しきれない候補者の実務スキルや性格、人柄、考え方などを把握できる可能性が高いです。

一方で、候補者は企業の実際の雰囲気や実務に触れられるため、仕事を続けられそうか、雰囲気が自分に合っているかを検討できるでしょう。

企業と候補者双方が、より相互理解を深められるきっかけとなるため、ミスマッチの防止につながる可能性が高いといえます。

 

   自社の改善点が分かる

体験入社している候補者に、自社の教育体制や職場環境などについてヒアリングを実施することで、自社の課題や改善すべき点を把握できるでしょう。

第三者である候補者の客観的な視点によって、自社内の人材では習慣になっていて気がつかない点も浮き彫りになる可能性があります。

自社をよりよく向上させていくためにも、体験入社に来た候補者の声を大切にするといいでしょう。

 

   離職率が減少する

体験入社は、候補者が入社前に実務を体験したり職場の雰囲気を体感したりする取り組みであり、採用となった場合、企業側のことを理解したうえで入社するため、早期の退職率が減少する可能性が高いです。

体験入社を実施せず候補者が入社した場合、候補者は実務や職場の雰囲気、人間関係にギャップを感じ、戸惑いを覚えるかもしれません。戸惑いから居心地の悪さに変わるなどし、早期退職につながる恐れがあります。

そのため、入社前に自社のことを候補者に理解してもらえる体験入社は、効果的な取り組みといえるでしょう。

 

(2)体験入社のデメリット

ミスマッチ防止の観点などで効果的な体験入社ですが、デメリットもあるため注意が必要です。

 

   実施に手間がかかる

体験入社の実施は、体験させるプログラムを考えたり、教えるメンバーを用意したりなど、手間がかかるでしょう。また、体験入社当日は、教えるメンバーが候補者に付きっきりになる可能性が高いため、通常業務が圧迫されるなどの影響が出る恐れがあります。

採用活動の中に体験入社実施の工程を組み込むことで、採用活動が長期化することも把握しておきましょう。

 

   賃金の支払いが発生する

体験入社は、候補者に業務をさせる場合、賃金が発生する場合があります。職場見学や説明のような実務に関わらない体験入社の場合は、賃金を支払わない可能性が高いです。一方で、実務を行わせる場合は賃金を支払う必要があるケースもあります。

実施する体験入社の内容によって、賃金の支払い発生の有無が異なるため、法律に違反しないように事前に確認しておくことをオススメします。

 

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   3体験入社の始め方

体験入社を始めるためには、5つのステップを踏んでいきます。

 

(1)体験入社の目的を理解する

体験入社は、企業様の採用課題を解決するために行うという目的を理解しましょう。「候補者のことを理解するため」など漠然とした目的では、自社の課題をクリアできないかもしれません。

たとえば、自社の課題が「人物面のミスマッチが原因の早期退職が多い」であった場合、候補者の性格や人柄が社風に合っているか、社員と良好な人間関係を構築できるかなどを体験入社時に重視するといいでしょう。

「内定辞退率の高さ」が課題の場合は、体験入社をとおして、候補者の入社意欲を高める工夫を施すことをオススメします。

 

(2)受け入れ部署と目的を共有する

候補者を受け入れる部署と、体験入社を実施する目的を共有しておきます。受け入れ部署にも目的を理解してもらうことで、候補者の言動など、重視する点を統一でき、より精度の高い見極めを行えるでしょう。

体験入社を実施する目的のみでなく、体験入社によって得られるメリットも共有しておくことで、受け入れ部署のモチベーションや採用活動における意気込みの向上につながると考えられます。

 

(3)体験入社のプログラム・スケジュールを作成する

体験入社のプログラムとスケジュールを作成します。体験入社のプログラムは、候補者の見極めたい適性をより正確に把握するために、体験入社を導入する目的に沿うように作成しましょう。たとえば、社風や社員とのマッチング率を把握したい場合には、チームミーティングやランチを実施するといいでしょう。

プログラムを決めたら、時間を設定し、スケジュールを組んでいきます。作成したプログラムやスケジュールは、体験入社実施に携わるメンバーで確認し、適宜修正して無理のないようにします。

   体験入社スケジュール例(1日の場合)

10:00 採用担当者より体験入社の流れを説明、社内の案内
10:30 候補者を受け入れる部署でお互いに挨拶
11:00 チームミーティングへの参加
12:00 チームでランチ
13:00 実務体験
16:00 採用担当者のヒアリング
17:00 終了

 

(4)日程調整と必要書類や貸与品を準備する

候補者や受け入れ部署と、体験入社の日程調整を行います。

また、体験入社実施日までに、候補者に記入してもらう契約書などの必要書類や、パソコンや周辺機器、デスクなど貸与品の準備もしましょう。

 

(5)体験入社を実施する

体験入社の準備が整ったら、体験入社を実施します。

体験入社の実施のタイミングは企業によって異なりますが、最終面接後の内定出しの前や、最終面接前に実施されることが多い傾向です。

 

 

 

   4体験入社を導入するポイントや気を付けること、注意点

体験入社は、スムーズに実施するためのポイントや注意点を意識して導入することをオススメします。

 

(1)受け入れ体制を整えておく

体験入社を実施する際には、採用担当者のみでなく、関連する部署すべてが受け入れ体制を整えておく必要があるでしょう。

各部署によって受け入れ体制に波がある場合、候補者を困惑させたり、当日のスケジュールが崩れたりする恐れがあります。

関連するすべての部署と事前に打ち合わせや調整を行い、当日メインで対応する社員やフォローする社員などの担当も決めておくことで、体験入社をスムーズに進行できるでしょう。

 

(2)受け入れ部署とすりあわせを行う

体験入社を実施する目的は、「入社後にミスマッチが発生する」などの企業様の課題を解決することのため、受け入れ部署と認識を一致させ、適した対応を求める必要があるでしょう。

たとえば、受け入れ部署に候補者との相性や、社風、実務に対する適性を見極めることを意識した指示、コミュニケーションを行なってもらった場合、より正確に候補者理解を深められる可能性があります。

 

(3)自社の体験入社に適したプログラムにする

3.体験入社の始め方 (3)体験入社のプログラム・スケジュールを作成する」でもお伝えしましたが、作成するプログラムは、自社が実施したい体験入社に適した内容にしましょう。たとえば、賃金を発生させたくない場合は、賃金が発生しないプログラムにする必要があります。

ミスマッチを防ぎたい場合は、社内や社員の雰囲気が分かるチームミーティングの実施が考えられます。候補者の入社意欲を高めたい場合は、自社の強みをアピールできるプログラムにするなど、目的に沿って考えると、体験入社によって得られる効果をより高められるでしょう。

 

(4)候補者と事前に日程を調整する

現在就業中の候補者の場合は、体験入社の実施にあわせ有給休暇を取得したり、仕事を調整したりする必要がある可能性が高いです。

そのため、一方的に体験入社の日程を伝えたり、一度伝えたスケジュールを二転三転させたりした場合、候補者の都合が合わないなど、体験入社の実施が難しくなる恐れがあります。また、候補者が企業側に不信感を抱き、選考辞退にもなりかねません。

信頼関係を結んだまま体験入社を実施するためにも、スケジュールを確定したうえで候補者と事前に日程調整を行いましょう。

長時間の体験入社が難しい候補者には、リモートで体験入社を実施するなど、選択肢を増やしておくこともオススメです。

 

(5)「秘密保持契約書(NDA)」等を取り交わす

候補者が体験入社する際には、秘密保持契約書(NDA)を取り交わすことをオススメします。秘密保持契約書(NDA)とは、企業様や業務に関する情報を外部に漏洩しないことを誓約する契約書です。体験入社の実施により、候補者は企業様の経営に関する内情や戦略、顧客情報などを知り得る可能性が高いため、秘密情報を漏洩させないために秘密保持契約を結んでおきましょう。

また、体験入社の内容によっては候補者と「雇用契約書」を取り交わし、給与を支払う必要があります。一般的な職場見学や就業体験の場合は、「雇用契約書」の取り交わしは不要と考えられますが、法律違反とならないためにも事前に必要書類を確認しておきましょう。

 

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   5体験入社以外でのミスマッチ・早期退職の防ぎ方

 体験入社は、ミスマッチや早期退職を防ぐことにつながりますが、体験入社以外にも対処できる方法があります。

体験入社と併用することで、ミスマッチや早期退職の発生をより抑えられるでしょう。また、体験入社の導入が難しい企業様も、対処法を意識して実施することで、ミスマッチや早期退職を避けられる可能性が高まります。

体験入社以外でのミスマッチ、早期退職の防ぎ方をご紹介します。

 

(1)ペルソナ設計で自社が求める人材を的確に把握する

ペルソナ設計を行い、自社が求める人材を的確に把握することで、ミスマッチ防止につながる可能性が高まります。

ペルソナ設計とは、年齢、住所、性別、家族構成、趣味、経歴、志向性や価値観など、自社が求める人材の人物像を細かく設計し、一人の人物として創り上げることです。

自社が求める人材を的確に把握できるため、採用活動において判断がブレる可能性を軽減でき、ミスマッチや早期退職防止につながるでしょう。

 

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(2)採用広報に注力する

採用広報に注力し、自社の価値観や事業内容、ビジョンなどについて発信することで、ミスマッチや早期退職を防げるかもしれません。

例えば、経営者自ら経営理念について思いを語った場合、経営理念に共感した人材の応募を集められる可能性があります。社員のインタビューの場合は、働いている社員の雰囲気や経歴が伝わり、実施したイベントを紹介した場合は、社風や自社文化をより深く候補者に理解してもらえるでしょう。

ミスマッチ防止のために、自社ホームページやSNSなどの採用広報を行えるメディアで、企業様の職場の雰囲気や文化など、さまざまな面を発信することをオススメします。

   参考記事

採用広報に関する採用ノウハウの詳細は「エンジニアに自社の魅力を知ってもらう!「採用広報」の施策と運用のコツを解説」を参考にしてください。

 

(3)先輩中途社員と定期的に座談会を実施する

早期退職を防ぐために、入社者と先輩中途社員の定期的な座談会を実施しましょう。3、4人ほどの少人数でランチをしながら話すことで緊張やプレッシャーを感じず、入社者が悩みなどを本音で話してくれる可能性があります。

座談会のメンバーは、入社者の直属のメンバーとだけではなく、他部署や他チームの上司や先輩社員と実施することもオススメです。他部署や他チームの社員との交流により横のつながりができるため、直属の社員には言いづらい相談事などがある場合にも相談できる社員がいることで、心の負担を軽減できるでしょう。

 

(4)自己分析シートを基に上司と定期的な面談を実施する

自己分析シートとは、中途入社した方の前職についてや転職理由、入社後に活かせる強みや今後の目標などをまとめたシートのことです。入社者の入社時に作成してもらい、面談を実施することで入社者の状況把握に役立ちます。

作成した自己分析シートを基に、上司と入社者が3か月ごとに面談を実施することで、入社者の変化を確認できるでしょう。必要に応じてフォローアップを行えば、入社者との信頼関係の維持につながったり、業務に対するモチベーションを向上させたりできるため、早期退職を防止できる可能性が高まります。

 

(5)1年後の360度サーベイ研修

新入社員が入社した1年後に360度サーベイ研修を実施して、入社者の業務に対するモチベーションを高めましょう。

サーベイ(survey)とは「調査する」ことを意味し、サーベイ研修においては、上司や同僚、後輩の客観的意見と採用者の自己評価を分析し、中途入社者の強みや課題などを洗い出すことをいいます。

入社者は、分析結果から気づきを得られたり、上司の入社者に対する期待などが理解できたりするため、業務に対するモチベーション向上につながり、自社への定着率が上がる可能性があります。

 

(6)他部署との交流会

上司や先輩が仲介役となり他部署と交流する機会を設けることで、横のつながりや新たな価値観を得られるため、社員の定着率向上につながる可能性があります。

入社者が配属部署内でのみ活動している場合、他部署の業務や社員と接点をもてず、新たな視点で物事を考えたり、悩みを発散したりすることが難しいかもしれません。

そのため、交流会の実施により採用者の視野が広がったり、年齢の近い社員と仲良くなれたりなどのメリットが生じることで、業務への意欲や自社への所属意識が向上し、早期退職防止につながるでしょう。

   参考記事

早期退職を防ぐ施策についての詳細は「【早期退職に繋がる3つのギャップとは?】入社後の定着率を高める職場環境の整備について」を参考にしてください。

 

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