【例文付き】スカウトメールの書き方のコツは？返信率を上げる方法を解説

売り手市場となっている近年において、企業は候補者からの応募を待つのではなく、自ら獲得しに行くことが求められています。

「攻めの採用」の手法として挙げられるスカウトメールは、候補者に直接アプローチできるため、採用成功につなげられるかもしれません。

この記事では、スカウトメールの書き方や返信率を上げるコツ、例文をご紹介します。

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スカウトメールの意味や種類について解説します。

（１）スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業が候補者に対し、直接メールを送ってアプローチする手法です。スカウトメールは、多くの求人媒体のサービスのひとつとして活用できたり、SNSのDMなどで送ったりできます。

スカウトメールを送った候補者に興味を持ってもらえて応募に繋がれば選考のフェーズに入っていきます。

スカウトメールのように、候補者からの応募をただ待つのではなく、企業から直接、候補者にアプローチする採用手法を、「ダイレクトリクルーティング」といいます。

（２）スカウトメールの種類

スカウトメールには、3つの種類があります。

   オープンオファー

条件を設けずに一斉にスカウトメールを送ります。メリットは、相手によって文面を変更する手間がかからない点です。デメリットは、候補者のアクションを得るには、相当数のメールを送る必要がある点です。

   条件一致オファー

自社が求めるターゲット人材と一部が一致する候補者にスカウトメールを送ります。メリットは、一部の条件が一致しているため、オープンオファーよりも候補者からのアクションが起こりやすい点です。デメリットは、条件の一致が一部のため、自社の採用基準を満たしていない可能性がある点です。

   完全一致オファー

自社が求めるターゲット人材と複数一致している候補者に、スカウトメールを送ります。書類選考を省略し、面接からスタートさせるなど、特別な条件をつける場合もあります。

メリットは、複数の条件が合致していたり、特別な条件をつけたりしているため、候補者からの応募や採用成功につながる可能性が高い点です。デメリットは、そもそもスカウトメールを送れる候補者が少なかったり、候補者に合わせた文面を考える必要があったりする点です。

 

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現在、スカウトメールは注目を集めています。

なぜスカウトメールが注目されているのか、その理由とスカウトメールの効果的な使い方についてご紹介します。

（１）スカウトメールが注目されている理由

厚生労働省の発表によると、2023年1月の有効求人倍率は1.35倍で、求職者数よりも求人数が大きく上回っていることが分かります。

参考：一般職業紹介状況(令和5年1月分)について

現在の採用市況は売り手市場のため、求人媒体や自社サイト、ハローワークなどに求人情報を載せ、候補者からの応募を待つ「待ちの採用」では、競合他社に自社が求める人材をとられ、採用難に陥る恐れがあります。

そのため、企業は、積極的に候補者にアプローチする「攻めの採用」をすることが求められており、候補者に直接メールを送るスカウトメールが注目されています。

（２）スカウトメールの効果的な使い方

スカウトメールは、企業が候補者に直接アプローチをかける手法のため、応募が集まりづらい専門的な職種や、そもそも求める人材が採用市場に少ない職種の場合に活用すると効果的です。

求人媒体などに求人情報を掲載する「待ちの採用」では、候補者に情報を見てもらえない限り、応募に至ることはないでしょう。また、さまざまな人材が採用市況にいるため、せっかく応募がきてもターゲット外だったということになりかねません。

スカウトメールを活用すれば、自社が求める人材にダイレクトにメッセージを送って、自社の情報や募集ポジションとのマッチ度をアピールできるため、採用成功につなげられる可能性があります。求人媒体の検索機能で自社を探し当てられなかった候補者にとっても、スカウトメールがきっかけに応募先企業を見つけられることがケースもあるでしょう。

スカウトメールは、求人を急募したいときにも効果的です。スカウトメールによって、求人情報を多くの人材に通知できるため、自社に興味を持った人材が応募してくれて、人員不足を解消できる可能性があります。

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「攻めの採用」手法として注目を集めているスカウトメールですが、効果を高めるためにはポイントを踏まえて書くことが大切です。

スカウトメールの書き方は、次のとおりです。

スカウトメールの書き方のポイントをそれぞれ解説します。

（１）「誰に」「何を」「どのように」伝えるかを意識する

スカウトメールは、「誰に」「何を」「どのように」伝えるかを意識して作成しましょう。それぞれのポイントをまとめました。

   「誰に」のポイント

スカウトメールを送る際には、「誰に」送るのかを明確にすることが大切です。「誰に」を明確にしないまま文面を作成すると、自社の求める人材とマッチしなかったり、性別や転職動機などの違いから受け取る相手に合わなかったりする恐れがあります。

そのため、スカウトメールを送る相手の性別や経験、転職動機などをイメージし、人材に合うような文章にすることが求められます。

   「何を」のポイント

スカウトメールで候補者に伝えることは、候補者が興味を抱くような自社の魅力部分です。候補者には企業情報や募集ポジションの説明など、伝えたいことが多くあると考えられますが、あまり多くの情報を載せてしまうと候補者に最後まで読んでもらえない可能性が高くなります。

候補者にメールの文面を興味を持って読んでもらうには、福利厚生を重視する候補者には福利厚生の情報を、給与を気にしている候補者には給与情報を伝えるなど、魅力を伝えることが大切です。

   「どのように」のポイント

スカウトメールは、分かりやすく端的にまとめることがポイントです。スカウトメールの文面を長々と書いてしまうと、候補者は読みづらさを感じ、自社が本当に伝えたい部分を見落としたり、すべてを読まなかったりする恐れがあります。

せっかくスカウトメールを送っても、候補者に読んでもらえなければ効果を発揮できないため、候補者が読みやすいように一文を短くしたり、端的にまとめたりする工夫が必要です。

（２）ターゲットとなるペルソナと検索軸を明確にする

自社のターゲットとなるペルソナと検索軸を明確にして、スカウトメールを送る候補者を絞りましょう。ペルソナとは、自社が求める人材を性別や年齢、居住地、志向性、趣味やライフスタイルなどまで詳細に落とし込んだ人物像のことです。

ペルソナと、スカウトメールを送る人材の検索軸を合わせることで、よりマッチした人材にスカウトメールを送れるようになります。一方で、ペルソナに合わせるために検索軸を絞りすぎると、マッチした人材がいなくなる恐れもあるため、検索軸に優先順位をつけて候補者を絞ることをオススメします。

（３）ターゲットに刺さる訴求ポイントを整理する

スカウトメールは、ただやみくもに送ればいいというわけではありません。スカウトメールを送った相手が応募してくれるように、ターゲットに刺さる訴求ポイントを伝えることが大切です。

ターゲットが転職活動に何を求めているのか、働くうえで魅力を感じる点は何かなどをイメージし、自社が訴求できるポイントを整理しましょう。洗い出した訴求ポイントを候補者に伝えることで、応募につなげられる可能性があります。

（４）件名を工夫して開封率を上げる

スカウトメールで重要といえるのが、件名です。受信したメールは、その他の多くのメールに埋もれてしまう恐れがあるため、候補者にとって件名が「魅力的」に映るようにして、開封率を高めましょう。

件名には、候補者の名前や、候補者の応募意欲を高めるような訴求ポイント、不安を解消するような文言を入れるなど、工夫するとより効果を発揮できます。件名には文字数制限がある点に注意が必要です。

（５）本文は端的に魅力をまとめる

候補者は、他社からも多くのスカウトメールをもらっているため、長々とした文章や魅力に感じない内容はすぐにとじられる恐れがあります。例えば、自社の紹介ばかりのスカウトメールは、候補者に「魅力」に感じてもらえない可能性が高いです。

スカウトメールを開き、最後まで読んでもらうためにも、自社の紹介は端的にまとめるに留めて、候補者に訴求したい自社の魅力を重点的に、400～600文字で分かりやすく伝えることが求められます。

（６）特別感を出す

候補者の自社に対する好感度を高め、応募につなげるためには、特別感のあるスカウトメールにすることが大切です。誰にでも送っているメールだと思われないように、候補者の名前を入れたり、候補者の経験などを踏まえた内容にしたりして、「あなただからスカウトしています」ということをアピールしましょう。

候補者に刺さるスカウトメールにするためには、候補者の人物像や経験を職務経歴などから十分に把握することがポイントです。

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スカウトメールの開封率を上げるコツは、候補者に「魅力」や「特別感」を感じてもらうことです。スカウトメールの内容も大切ですが、まずは開封されるために「件名」が重要なため、件名を工夫しましょう。

スカウトメールの開封率が高い件名例と避けた方が良い件名例をご紹介します。

（１）開封率が高い件名例

（２）避けた方が良い件名例

開封率が高い件名例は、候補者の名前を入れるなど、「あなただからスカウトしている」という特別感が感じられます。また、候補者に合わせて、魅力と感じられる内容を載せています。

一方で、避けた方が良い件名例は、誰にでも送れる内容になっていて特別感が感じられないため、候補者にとって魅力的だと思えず、開封率が低くなる恐れがあるでしょう。

（３）スカウトメールを送る時間

送信時間にも気を配り、スカウトメールを送ることで開封率を高めることが出来ます。

下記は、スカウトメール経由の求人閲覧ユーザー数推移のグラフです。お昼休憩の前後や、仕事上がり直後にスカウトメールをチェックしている傾向があることがわかります。そのため、通勤時間中やお昼の時間帯に送るのがおすすめです。一方で、早朝や深夜の時間帯に送るのは控えましょう。「マナー知らず」「ブラックな企業」といったマイナスな印象を求職者に与えてしまうかもしれません。

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スカウトメールの返信率を上げるコツは、次の4つです。

スカウトメールに対する候補者からの返信率を上げるために、候補者がメリットに感じそうなポイントを具体例や数字を交えてまとめたり、「自分にスカウトがきた理由」が分かる内容にしたりしましょう。

また、入社後に活躍するイメージを持ってもらうなど、候補者が当事者意識を持つような内容にすることも、返信率アップに効果的です。

候補者からの返信率が高い、スカウトメールの本文の例をご紹介します。

（１）候補者の経験が自社でどう活かせるか伝える

具体的な数字やスキルを明記することで、候補者の経歴を十分に把握したうえでスカウトメールを送っているという印象を与えられます。

また、候補者の経験などから、自社でどのように活かせるのかも記載すると、納得感も増幅させられるでしょう。過度な期待がプレッシャーにならないように、中長期的な期待を伝えることで、自社で働くイメージを抱いてもらえるように工夫もしています。

（２）本文の冒頭にメリットを入れる

スカウトメールが届いた通知に本文冒頭が表示される媒体が多いため、本文冒頭に短文でメリットを入れると、開封率アップにつながります。

段落分けされた本文は読みやすいため、候補者に最後まで読んでもらえる可能性が高まるでしょう。未経験入社の割合や実際に活躍している社員の前職の情報を具体的に入れることで、未経験でも応募のハードルが低くなります。

（３）スカウトメールを再送する

1度目のスカウトメールで応募がない会員であっても、2度目のスカウトメールを送る（再送する）ことで、熱意が伝わり応募につながる傾向があります。上記の2度目のスカウトメールを送る場合の文面例を参考に、1度目とはアピールする内容や送る担当者を変えて送ってみると良いでしょう。

（４）曖昧な内容にならないように注意する

企業の説明に具体性がなく、伝えたいことを一方的にまとめている印象のため、候補者が興味を抱きづらいと考えられます。自社の良い点を訴求するにしても、「残業がほとんどない」「ノルマがあまりない」など、曖昧な表現になっており、候補者が不安や不信感を抱く恐れがあります。

また、候補者の具体的な経験などに触れる文面でなかったりするため、特別感も感じにくいでしょう。

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スカウトメールは、「攻めの採用」が求められる現代において、採用効果を高められる可能性のある手法です。

スカウトメールを利用できるサービスは複数あるため、比較検討して、導入してみるといいでしょう。

（１）type

   運営企業

株式会社キャリアデザインセンター

   サイトURL

https://type.jp/

   特徴

typeは、会員数371万人のうち、約2割がIT・webエンジニア経験者です。AIマッチング機能で、企業が採用したい人材に自社の求人が届けられたり、自社にオススメユーザーがピックアップされたりします。登録者に、企業からスカウトメールを送ることも可能です。

typeの「おまかせダイレクトリクルーティングプラン」は、候補者へのアプローチを代行してもらえるため、選考業務に集中できます。採用成功率90％の実績があり、有効応募3倍、内定承諾率2倍になった企業もいます。

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【おまかせダイレクトリクルーティングプラン】サービスガイド     過去3000以上のプロジェクト実績あり！ おまかせダイレクトリクルーティングプランはエンジニア採用で複数名採用したい企業におすすめです。

 

（２）BizReach（ビズリーチ）

   運営企業

株式会社ビズリーチ

   サイトURL

https://bizreach.biz/landing/ref01_base_01_pc/

   特徴

BizReachは、179万人以上の即戦力人材が登録しているデータベースから自社が欲しい人材を検索し、直接スカウトができるサービスで、累計22,300社以上の企業が導入しています。※2023年3月時点の公式サイト情報

人材を検索できる職種や業種が17万パターン以上あり、転職潜在層にもアプローチできます。BizReachは、最短5営業日で利用可能です。

（３）Green（グリーン）

   運営企業

株式会社アトラエ

   サイトURL

https://www2.green-japan.com/classic

   特徴

Greenは、エンジニアやデザイナーなどのIT人材が登録者の約60％を占めており、年齢層も25～35歳が60％のため、IT人材、若手人材の採用に強いサービスです。求人の掲載期限は無制限で、採用コストも職種ごとに固定されているため、ランニングコストがかかりません。※2023年3月時点の公式サイト情報

スカウトメール以外にも、メッセージを送らずに候補者にアプローチできる「気になる」機能もあります。ターゲット人材の細かな条件検索や、一括アプローチも可能です。

（４）doda  Recruiters（デューダリクルーターズ）

   運営企業

パーソルキャリア株式会社

   サイトURL

https://www.saiyo-doda.jp/service/recruiters

   特徴

doda  Recruitersは、会員登録者数が約263万人と日本最大級のサービスで、スキルや年収、資格などさまざまな条件で検索できます。※2023年3月時点の公式サイト情報

企業から登録者に対し直接のアプローチができ、「プレミアムオファー」の場合、登録者の受信BOX内で2週間上位表示されるため、DMの開封率が77％と高いです。

企業ごとに専任のサポートがついたり、30日間の無料トライアルでは登録者の検索や求人作成機能などをお試しできたりします。

（５）Wantedly（ウォンテッドリー）

   運営企業

ウォンテッドリー株式会社

   サイトURL

https://www.wantedly.com/about/list

   特徴

Wantedlyは、登録者数350万人のサービスで、1社あたりの月間応募数約25件という実績があります。※2023年3月時点の公式サイト情報

登録者のスキルや経歴を検索し、気になった候補者へは直接メッセージを送信できます。メッセージの返信率は、平均20％です。

サービスの利用料金は毎月定額で、成果報酬はありません。1か月間の無料トライアルも可能で、最大5つの募集の作成や、エントリーした最初の5人までとメッセージのやり取りができます。

スカウトメールとは、企業が候補者に直接メールを送ってアプローチする手法のことで、売り手市場である現在の採用市況において、「攻めの採用手法」として注目されています。

スカウトメールの効果を得るには、まずは開封してもらうことが重要なため、「件名」で特別感を出したり、スカウトメールを送る時間を意識したりしましょう。

1度目のスカウトメールで反応がなくても、諦めずに内容を変えて再送すると応募につながる可能性があります。ぜひ、ご紹介したコツを参考にして、採用活動にスカウトメールをご活用ください。

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