オファー面談の進め方完全ガイド！内定承諾率を高めるポイントを解説

「内定を出したのに辞退されてしまった」「ようやく採用できたのに早期離職する人材が多い」とお悩みの企業は、オファー面談を行うと改善できる可能性があります。

オファー面談とは、内定者と労働条件の確認などを行う面談のことです。オファー面談を適切に実施すると、内定承諾率や入社後の定着率の向上につながります。

この記事では、オファー面談の意味や面接との違い、必要な事前準備と注意点、成功ポイントをまとめています。優秀な人材をしっかりと獲得できるように、ぜひご参考にしてください。

「採用手法の比較表／自社にあった採用手法の選び方」をまとめたe-bookを無料提供中     いろいろな採用ツールがあって、自社にとって適切な採用手法が分からない…そんな企業様向けに、採用手法の比較表や採用課題別でみる手法の選び方をまとめたe-bookを無料でダウンロードいただけます

オファー面談とは、内定者と企業が行う面談のことです。労働条件や待遇などをすり合わせて、内定者の疑問解消や入社の意向を確認します。「入社前面談」「条件面談」「処遇面談」などとも呼ばれるオファー面談は、一般的に内定承諾後に実施されますが、内定承諾前に行われるケースもあります。

なお、オファー面談の実施は必須ではありません。しかし、実施することで内定者の入社意欲向上などの効果があるため、採用を成功させるには重要な取り組みといえます。

（１）オファー面談の目的と役割

オファー面談は、内定者の内定辞退防止や不安の解消、労働条件の確認のために行われます。内定者は、入社に対して不安を抱えている可能性が高いです。また、ほかの企業からも内定を受けており、内定承諾しようか悩んでいるケースもあります。

そのため、内定者の不安解消や自社への入社意欲向上を図り、入社まで導くオファー面談は重要なプロセスです。また、内定者との認識相違がなくなるほど、入社後のギャップによる早期離職防止にもつながります。

すでに「選考」を抜けた段階であり、内定者もリラックスして話せるオファー面談の適切な活用が、内定承諾率と定着率を高めるでしょう。

（２）カジュアル面談や面接との違い

カジュアル面談とは、選考前に企業と求職者が行う面談のことです。相互理解を深めるのが目的のため、志望動機を聞くなど、選考のような対応はNGです。求職者は話を聞いたうえで、応募に進むかを判断します。

一方の面接は、選考プロセスのひとつであり、合否判断に大きく関わります。ミスマッチ採用や内定辞退とならないためにも、人材の見極めや動機づけが重要です。

オファー面談との違いを下表にまとめました。

（３）労働条件通知書の交付との違い

労働条件通知書とは、労働契約期間や賃金に関する事項などが記された書面です。労働条件通知書の交付は労働基準法第15条で定められているため、人材の採用時には忘れずに交付しなければなりません。

オファー面談を行う場合は、労働条件通知書をその場で交付し、内容を見ながら労働条件を確認することが多いです。

参考：厚生労働省「事業主の皆様へ　～労働条件通知書を交付しましょう！～」

オファー面談を成功させるためには、事前準備が必要です。

下記3つの準備を忘れずに行いましょう。

（１）内定者の志向性や懸念事項の把握

内定者の志向性や懸念事項を事前に把握しておくと、オファー面談で適切にアプローチでき、入社意思を固めることにつながります。

意思決定スタイルには、主に次の4つのタイプがあります。それぞれに特徴や効果的なアプローチがあるため、オファー面談に活かすことが大切です。また、内定者が抱く不安や懸念点も想定し、解消できる答えや説明方法も準備しておきましょう。

（２）配属先メンバーや経営陣との同席調整

オファー面談に参加するメンバーを調整しておきます。前述のように、内定者によって意思決定スタイルはさまざまです。悩みや不安なども異なるため、内定者に合ったメンバーを同席させることが重要です。

例えば、職場の雰囲気に不安を抱いている内定者の場合は、配属先の上司や同僚に同席してもらうといいでしょう。企業の将来性や今後の戦略を懸念している内定者であれば、経営陣が直接面談できると理解が深められ、内定承諾の可能性を高められます。

（３）提示する労働条件の社内決裁と書面作成

オファー面談で内定者に提示する労働条件の社内決裁と書面の作成を済ませておきましょう。オファー面談は認識のすり合わせの場です。労働条件や待遇、福利厚生などの内容に間違いがないか、事前に入念にチェックします。

そのうえで、オファー面談時には労働条件通知書と企業の説明に矛盾を生じさせないことが大切です。

「採用手法の比較表／自社にあった採用手法の選び方」をまとめたe-bookを無料提供中     いろいろな採用ツールがあって、自社にとって適切な採用手法が分からない…そんな企業様向けに、採用手法の比較表や採用課題別でみる手法の選び方をまとめたe-bookを無料でダウンロードいただけます

オファー面談のベストな実施タイミングや流れをご紹介します。

（１）オファー面談のベストな実施タイミング

オファー面談の実施タイミングは、「内定承諾前」と「内定承諾後」の2パターンです。

それぞれのオファー面談には下記のような目的や特徴の違いがあるため、自社によってベストなタイミングで実施することが望ましいです。例えば、内定承諾率が悪い場合は、内定承諾前にオファー面談を行なって自社の魅力をアピールすると、辞退を免れられるかもしれません。

（２）オファー面談の一連の流れとタイムライン

オファー面談は、下記の流れで実施します。

それぞれの内容を解説します。

   ①面談内容と方向性の決定

オファー面談の内容と方向性を定めておきます。例えば、「内定者の不安の解消」「労働条件の認識すり合わせ」「自社の魅力のアピール」など、主な目的を決めておき、達成に向けたアプローチや流れを確立することが大切です。なお、条件交渉が行われた場合に備えて、承諾範囲を事前に決めておくことも求められます。

内容と方向性の決定には、内定者の意思決定スタイルも参考になります。内定者の志向、懸念事項も併せて分析し、活用するとより効果的です。

   ②面談時期と回数の検討

オファー面談の実施時期と回数を決定します。オファー面談は、内定通知後、速やかに行いましょう。日数がかかると、内定者に不信感が募り内定辞退を招きかねません。選考時と同様、スピーディーに対応することが重要です。

また、オファー面談は状況に応じて複数回行うケースもあります。例えば、どうしても入社してほしい内定者の反応があまりよくなかったときに二度目のオファー面談を設けるなどです。内定者の反応が良好でも、回数を重ねるほど理解度や親近感が深まるため、入社後にスムーズに馴染みやすくなるでしょう。

   ③面談参加者の選出

オファー面談に参加するメンバーを選びます。労働条件の確認なら人事担当者、業務内容の説明なら現場担当者など、面談内容に適した人材を洗い出しておき、面談日に合わせて日程を調整しておきましょう。

   ④質問の想定と回答の準備

内定者からの質問を想定し、回答を準備しておきます。オファー面談は選考後に行われるため、面接では聞きづらかったことも質問される可能性が高いです。

質問を受けたときに、答えられない、回答をはぐらかす、矛盾した内容を答えるなど、不適切な対応をすると、内定者の自社への入社意欲が減退するでしょう。そのため、明確かつテンポよく答えられるように事前準備が重要です。

   ⑤オファー面談の実施

準備が完了したら、オファー面談を実施します。オファー面談は、60分から90分を目安に行うのが一般的です。内容とタイムラインを表にまとめました。

オファー面談の内容や時間配分は、内定者の志向や理解度などに応じて柔軟に変更することが大切です。また、内定者がリラックスして聞きたいことを聞けるように、話しやすい雰囲気づくりや配慮もしましょう。

オファー面談を誤った方向で実施すると、内定者に不信感を抱かせ、内定辞退を招きかねません。

オファー面談で「やってはいけない」下記3つの注意事項を具体的に解説します。

（１）追加の選考・見極めを行わない

オファー面談は選考の場ではないため、合否の見極めを行わないようにしましょう。例えば、面接で聞きそびれたからと人材を評価するような質問や適性検査をすると、内定者からの信頼を失う可能性が高いです。

また、オファー面談は面接と異なり、企業と内定者が対等な関係で話し合う場でもあります。内定者からさまざまな質問が出るのは、入社への前向きな姿勢が表れているといえます。すでに選考は終わっているため、質問内容で人材を選別することはあってはなりません。むしろ、気兼ねなく質問してもらい、不安を解消することが大切です。

（２）根拠のない口約束や断定をしない

内定者に入社してほしいからと、根拠のない口約束や断定はNGです。オファー面談時の説明と入社後の現実にギャップがあれば、内定者にとってミスマッチとなり、信頼喪失も伴って早期離職となりかねません。

オファー面談で重要なのは、内定者に真摯に対応することです。内定者からの質問へ明確に答えられない場合は、確認して改めて回答するようにしましょう。オファー面談後、数時間のうちに回答できると好印象を与えられます。

一方で、事務的な手続きも避けましょう。淡々とした形式的な対応は、内定者に「入社を歓迎されていないのでは？」と不安を感じさせ、気持ちが離れる恐れがあります。内定者の入社意欲を高めるためにも、面談担当者は親しみやすさを意識した言動と、双方向のコミュニケーションを心掛けましょう。

（３）他社の批判や強引な引き止めをしない

内定者は、他社で選考中、もしくは他社からの内定を受けている可能性があります。どうしても自社に入社してほしいからと他社の批判や強引な引き止めをした場合、裏目に出て内定者が他社に流れてしまうかもしれません。

転職先の最終的な決め手が「人」である求職者も多いです。面談担当者が他社を貶める、内定者の自由意思を無視するなどのモラルやマナーに欠ける対応をすると、自社を選んでもらえなくなるでしょう。

他社を下げて自社を上に見せるのではなく、自社や内定者に焦点を当てたアプローチが大切です。

「採用手法の比較表／自社にあった採用手法の選び方」をまとめたe-bookを無料提供中     いろいろな採用ツールがあって、自社にとって適切な採用手法が分からない…そんな企業様向けに、採用手法の比較表や採用課題別でみる手法の選び方をまとめたe-bookを無料でダウンロードいただけます

オファー面談で失敗せず、内定辞退を防ぐには、次の4つのポイントを意識しましょう。

各ポイントを詳しく解説します。

（１）内定者のキャリアビジョンと自社の魅力を結びつける

内定者が自社を選んだ理由には、「この企業ならキャリアを実現できる」という思いがあるかもしれません。そのため、内定者のキャリアビジョンと自社の魅力を結びつけてアピールすると、入社意欲の向上に効果的です。

例えば、内定者が管理職を目指す女性の場合、女性管理職が多いことや女性社員向けの管理職研修を行なっていることを訴求します。

適切にリンクさせられるように、内定者のキャリアビジョンについて事前に把握しておきましょう。

（２）評価フィードバックで「あなたが必要な理由」を伝える

オファー面談では、内定者に対して「あなたが必要な理由」を伝えましょう。内定者は、「なぜ自分が採用されたのか」「入社後に活躍できるだろうか」と不安を抱えています。

そのため、採用した理由や評価をフィードバックして、「あなただから自社で働いてもらいたい」という熱意を伝えると、安心感を与えられます。モチベーションアップにもつながり、入社意欲も向上するでしょう。

（３）誠実な態度で組織の課題やネガティブな情報も開示する

オファー面談の担当者は、内定者に対して誠実であることを心掛けましょう。内定者に入社してもらいたいからと自社のポジティブな面ばかりを伝えると、入社後にマイナス面とのギャップが生じ、早期離職となる恐れがあります。

人材の定着率を高めるには、自社についてすべてを理解したうえで入社してもらうことが重要なため、課題やネガティブな情報も正直に話すことが求められます。課題が「やる気」につながる人材の場合は、入社の決め手のひとつになるかもしれません。

（４）回答期限を適切に設定し承諾までのフォローを継続する

内定承諾前のオファー面談の場合、回答期限を適切に設定したうえで継続的なフォローを行います。回答期限は、一般的に1週間ほどが多いです。期限を長く設けるほど、辞退された場合に新たな人材の獲得が遅れるため、自社の状況に合わせて期限を設定しましょう。

フォローの方法としては、従来のオファーレターと併せて、企業からのメッセージを伝えることをオススメします。「採用した理由」「魅力に感じたこと」「評価・期待していること」など、内定者に対する熱い思いをテキストで伝えれば、内定者の印象に残り、承諾の可能性を高められます。

オファー面談では、内定者からの質問に適切に回答することが求められます。

想定される下記ケースの質問内容と回答例をまとめましたので、ぜひご参考にしてください。

（１）入社前の準備に関する質問

内定者は、入社前に習得しておいたほうがいいスキルや必要な手続きについて質問するケースがあります。

企業によっては、資格取得が業務遂行に必須な場合もあるため、「必要な準備」と「あくまで自己研鑽」を区別して案内すると分かりやすいです。

丁寧に案内することが、内定者の安心と対応漏れの防止につながります。

（２）入社後の研修に関する質問

新たな職種や業種に挑戦する場合、早期に活躍するためにも入社後の研修について知りたい内定者は多いです。

不安の払拭やモチベーションを高められるように、詳細に伝えましょう。また、研修期間中のネガティブなことも正直に伝えると、リアリティショックを抑えられる可能性があります。

（３）配属先や業務内容に関する質問

配属先や業務内容は、これから入社する内定者にとって関心が大きいです。不安を増幅させないためにも、配属先や担当業務、一緒に働く人たちの特徴や職場の雰囲気などを詳細に伝えましょう。

オファー面談時点で決まっていない場合は、具体的に「誰が・いつ・どのように配属先や業務内容を決定するのか」を伝え、意思決定の透明性を高めることで不安を軽減します。

異動の希望に関しては、「希望が通るかはわからない」などの言いづらいことも理由を含めて説明します。

（４）待遇や福利厚生に関する質問

ワークライフバランスや透明性の高い評価制度、働きやすさを把握するために、待遇や福利厚生に関する質問を投げかけられることがあります。

「残業が多い」「評価制度が曖昧」など、内定者にとってマイナスに受け取られることでも、正直な回答がミスマッチ防止と信頼維持のために重要です。

回答の際には、実績値だけでなく自社の取り組みも伝えると、より理解してもらえます。

オファー面談は、内定通知後に行う内定者との面談のことです。内定承諾前と内定承諾後の2つのパターンがあり、それぞれ「内定承諾率を高める」「労働条件の認識をすり合わせる」などの目的があります。

オファー面談を成功させるには、内定者の志向や懸念点に合わせたアプローチを行うことが大切です。また、選考ではないため、「企業が質問する場」ではなく「内定者が質問する場」として、話しやすい雰囲気もつくりましょう。

内定者への誠実な対応と「あなたが必要」という熱い思いを伝えることが、優秀な人材の獲得と定着につながります。

いかがでしたか。もし中途採用について悩まれている、自社にとって適切な手法が分からないといった場合は、ぜひ弊社キャリアデザインセンターにご相談ください。エンジニア採用・女性採用に特に強みを持ち、あらゆる中途採用ニーズに対応できるサービスを運営しております。

サービスの詳細については、下記弊社中途採用サービス概要のご案内ページをご覧ください。

#オファー面談　#内定辞退 

▼ページTOPに戻る