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エンジニアが応募したくなるスカウトメールの文面や運用ポイント(例文つき)

Posted by type部(法人企業マーケティング担当) on 2021年06月15日
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Topics: ダイレクトリクルーティング, エンジニア採用, スカウトメール, 応募獲得

エンジニア採用ガイドブック_210812-4

 

ターゲットとしているエンジニアからの応募が集まらない…

このようなお悩みを抱えている採用担当者様が多いのではないでしょうか。

そのような課題を持つ企業様のケースとして、「求人情報を出し、応募が来るのを待っているだけ」といった

待ちの姿勢で採用活動をされているケースが多いです。

そこで今回の記事では、エンジニアの応募獲得に有効とされている「スカウトメール」について、

なぜ今スカウトメールが注目されているのか

応募効果を上げるためにはどのようにスカウトメールを活用すべきなのか

という点について解説いたします。

 

 

目次

5.スカウトメールの運用のコツ
 

 

 

 

 

1.|スカウトメールとは

 

 

スカウトメールとは、自社のターゲットとなるスキルや経験を持つ人材を、求人媒体が持つ会員データベース上で検索をかけピックアップし、直接個人へメールアプローチを行えるツールです。求職者からの応募を待つのではなく、企業から「会ってみたい」と思う人材へ直接オファーを送ることで応募を促すことが出来ます。

 

 

 

2.|なぜ今スカウトメールが有効なのか

 

 

コロナ禍でオンライン採用を強化していくにあたり、ターゲットからの応募を得るためのツールであるスカウトメールの活用が非常に重要となります。

IT系の新規有効求人倍率は、新型コロナウイルスをきっかけに下がり2020年8月には2.68倍になりましたが、他職種と比較して引き続き高い水準に位置しています。(厚生労働省「一般職業紹介状況(令和2年8月分)」より)

さらに募集の多い都内、かつどの会社もターゲットとしている20代後半から30代前半の層となると、倍率はもっと高まります。

エンジニアの経験者採用は他の職種と比べた場合に経験者の母数に対して採用したい企業の数が多いため、スカウトメールを積極的に活用し、転職者が他社に応募して選考を進める前に、自社への応募を促して先手で選考を進めることが重要なのです。

 

 

 

 

3.|スカウトメール運用のステップ

 

 

(1)採用ストーリーを整理する

 

スカウトメールを運用する前に行うべきこととしては、「採用ストーリーを整理する」ことです。

採用ストーリーを整理するとは、

・スカウトすべきはどのような人か(スキル、志向、価値観等)

・なぜその人が必要なのか

・なぜその人が貴社に入ろうと思うのか

・なぜその人が活躍できるのか

という部分をふまえて、ターゲットがスカウトメールを受け取り、採用に至り、活躍するまでのストーリーを作ることです。

このフローを行うことで、後述するペルソナ設計の精度が上がり、求職者に送るメッセージも内容の濃い、ターゲットに刺さる文章になります。

 

採用ストーリーの整理の仕方としては、以下の5つを言語化していきます。

 

① そのポジションを募集する背景は?

今回募集するポジションを採用することになった背景を、採用チーム内で改めて整理をしましょう。

・新規事業立ち上げのために事業の核となるメンバーを採用する

・案件増加のため、より手を動かせるメンバーを増員する

など、メンバー間で目線のすり合わせを行います。

 

② ビジネス的な背景は?(会社のビジョン、事業戦略など)

今回の採用は、どのような会社のビジョンや事業戦略を実現するために行うのかという点を言語化しましょう。

 

③ 採用によって解決したい、チームや技術上の課題は?

今回の採用によって、会社や組織におけるどのような課題を解決したいのかを整理します。

 

④ 課題解決のために求める人物像は?

③の課題に対して、どのような人材を採用すれば解決できるのかを整理していきます。

ここでの人物像設定では、「ペルソナ設計」を行います。

ペルソナとは、マーケティング関連において使われる概念で、企業や商品のターゲットとなる顧客像のことです。

「20代後半のSE職を勤める男性」など幅をもたせた『層』を表すのではなく、年齢、性別、居住地、職業、役職、年収、趣味、特技、価値観、生い立ち、ライフスタイルなどある特定の『人物』を表すように、詳細な情報が設定された像のことを指します。

この架空の人材像を作り上げることを「ペルソナ設計」といい、採用においてもこの「ペルソナ設計」を用いることが採用成功のための肝と言えます。

スカウトメールの運用前にも、まずは誰に送るのかという点を実際に実在する一人の人物であるかのような人材像まで落とし込み、ではそのペルソナは今なぜ転職活動をしているのか?転職で何を実現したいと思っているだろうか?という点を想像してみましょう。

なかなか想像ができない場合は、実際に自社に中途で入社した近しいポジションで働くエンジニアをペルソナ像としてみるのも一つの手です。

 

ペルソナ設計の方法について詳しく知る
エンジニア採用には「ペルソナ」の設計が必須!設計方法とコツを紹介 
 

 

⑤ 候補者が入社する動機は?(貴社のアピールポイント)

ペルソナを設計できたら、ペルソナの人物にとってどのような点をアピールすれば応募しようと思ってもらえるのかという点を考えましょう。

たとえば、設計したペルソナの人物が「もともとSESで働いていたが、同じような開発案件でプログラミング業務の繰り返しの日々。エンジニアとして今後さらにスキルアップしたりスキルの幅を広げていきたいけど、今の環境だと難しいのかも…」といった悩みを抱えていると設定します。

その場合、現在会社としてAIやIoTなど最新技術を駆使した自社サービスの開発を行っているから、その点を訴求すれば応募してもらえるのではないか?といったように自社のアピールポイントを選定していきます。

 

 

(2)文面作成

アピールポイントが決まったら、ターゲットに送るメッセージとして文面を作成していきます。
ここでのポイントとしては、設計したペルソナと選定したアピールポイントをぶらさないようにすることです。ここで軸がぶれてしまうと、訴求力が弱まってしまいます。

文面の内容で以下のような点を盛り込むと効果的です。

① ターゲット人材に興味を持ってもらうきっかけ(共通の話題)

② なぜあなたなのか(あなたにとってこの誘いはどうマッチしているのか、その根拠は何か)

③ 貴社に入社して描ける未来/得られるメリット

 

その他、文面に入れる基本的な項目としては以下のようなものが挙げられます。

・会社紹介
・送り主の紹介
・募集職種と募集背景
・メール受信者に行ってもらいたい次のアクション(面接確約なのであれば、面接日程候補をいくつか入れて調整をお願いするなど)

 

 

(3)運用体制づくり

 

運用開始前に、スカウトメールの運用体制を作っておくこともポイントです。

 

① 運用スケジュール

・スカウトメールを送る頻度は隔週なのか、毎週なのか

再送するのであればどれくらいの間隔を空けて送信するのか

・効果検証のタイミング

など、事前にスケジュールを組んでおくと運用がスムーズになります。

事前に決めておかないと、スカウトメールの送信が後回しになってしまい、利用する媒体によってはスカウトメールの有効期限があり、使わないで終わってしまったという企業様も多くいらっしゃるようです。

しっかり運用すれば効果が高いツールではあるのですが、運用にもマンパワーがかかるためついつい送信を怠ってしまうケースも多いかと思います。事前に運用体制を組むことでしっかり活用していくことが大切です。

 

② 運用の役割分担

スカウトメールの運用では、チーム内で役割を分担することをオススメします。

1から10まで一人でスカウトメールを運用するのは非常に大変ですし、ポジションなどによって担当したほうがいい業務などが異なります。

スカウト対象者を大まかに抽出するのは「人事担当者」

メールアプローチするかの判断を行うのは「エンジニアの現場責任者・MGR」

といったように、スキル面や入社後活躍できそうかという判断は、現場目線のほうが精度が高いことが多いため、現場エンジニアに任せるほうが良いでしょう。

またメッセージの作成は全て担当者が行うのではなく、さまざまなポジションの方に作成してもらうと効果が上がることもあります。運用担当者からのメッセージよりも、代表からの直々のスカウトメッセージのほうが特別感があり、応募率が高かったという事例もあります。初送、再送、再再送で送信者を変えてみるのも良いでしょう。

 

 

 

 

4.|エンジニア向けスカウトメールのポイントと文面例

 

 

次に、エンジニア向けのスカウトメールにおける文面のコツや例文をご紹介します。

 

 

(1)会社説明には今後のビジョンを入れる

 

会社説明では、Web上で公開しているコーポレートサイトで掲載しているような内容だけでなく、
どのような事業をやっていて、どのようなビジョンがあるのか
今後会社としてどのように成長していきたいのか
などを記載すると、より興味を持ってもらいやすいでしょう。
また、会社説明の部分はあまり長々と書いてしまうのはNGです。
それよりも、求職者の方にどのように惹かれたのか、自社に転職するメリットなどを具体的に伝えるようにしましょう。

 

(例)

まだコンピューターが身近でなかった1970年代末に創業した当社は、
●年以上にわたってIT業界のパイオニアとして業界を牽引してきました。

新しいものをチャレンジングにとり入れてきた当社が現在注力しているのが、RPAやAI、IoTをはじめとしたDXです。

独立系SIerとしての自由度を保ちながらも、ユーザー系企業のような安定した基盤を構築でき、新たな技術に投資できるという好循環が生まれています。

今後は、

「お客様の仕事の効率性や生産性に寄与するオリジナルサービスを展開し、マーケットリーダーとして認知されるブランド力を築いていく」

そんなビジョンを掲げ、引き続き攻めの姿勢で新たなチャレンジを続けていきたいと考えています。

 

 

(2)件名はメリットや送信主で特別感を出す

 

件名は、スカウトメールの開封率を左右する重要なポイントです。
優秀なエンジニアほど、たくさんのスカウトメールを受け取っていますので、数あるメールの中でも「おっ!」っと目を留めてもらえるような件名になるよう工夫をしましょう。


 開封率の高い件名のポイント 

① メリットを入れる

件名が「当社のITエンジニアで活躍いただけませんか?」だけだと、まだ会社のことも知らない中で興味を持ってくれる方は少ないです。
できるだけ、コンパクトに自社で働くメリットを入れるようにしましょう。

例:上流案件多数!PM募集*大手案件多数*プライム案件8割*月給40万円以上


② 面接確約・前給保証など特別感を出す

選考の最低基準を満たしている方であれば、書類選考ナシの面接確約を打ち出した件名を入れると効果的です。

また前職の給与を保証するというメリットも人気の傾向にあります。

例:【面接確約】ITエンジニア募集/AI・IoT最先端技術/自社サービス/25期黒字経営


③ 代表者からのメッセージ

代表取締役が採用活動に加わっている場合は、直接メッセージを送ることで特別感が出ますので、効果的です。

ただし、文末にするとメッセージ一覧で見えないこともあるので注意しましょう。

例:【代表の●●です】ぜひ一度お会いしませんか?前給は保証させていただきます

 

④ メッセージ一覧での見え方に注意する

企業様が意外と気にされていないのが「メッセージを受け取った側の見え方」です。せっかく件名を工夫したのに文章が長すぎて、受信一覧上で伝えたい部分が見えていなかったというケースもあります。冒頭何文字まで見えるのか、PCとスマホで見え方は変わるのかなど媒体の担当者に確認するようにしましょう。

NG例 【株式会社キャリアデザインセンター●●】当社でご活躍いただけませんか?*面接確約*月給40万円~*年休125日

OK例 【面接確約】当社のPMをお任せしたいです!*月給40万円~*年休125日

 

 

(3)どのような経歴に惹かれ、自社でどう活かせるかを具体的に記載する

 

スカウトメールで効果を上げるためには、送信する求職者一人ひとりにあわせた文面を送ることがポイントです。

メルマガのようなあきらかに「一斉配信メールだろうな」という文面だと求職者にも刺さりません。

しっかりレジュメを見た上で、

具体的にどのような経歴・保有スキルに惹かれたのか

自社のどのポジションで、どのように活かして欲しいのか

という点を文面に記載するようにしましょう。

 

(例)

●●年間お勤めになった会社にて、
●●など、様々な開発経験をお持ちのことに、非常に興味を持ちました。
ぜひ、一度面接にご来社いただけないかと思っております。

クライアントと直接ディスカッションする最上流からの参画、
新たなサービスや技術の提案など、
最先端の案件のもとでご活躍していただきたいと考えております。

既にレジュメは拝見しておりますので、
ぜひあなたには面接にお越しいただければと思っております。

 

 

(4)文面にはプロジェクトの案件例を入れる 

 

エンジニアの方は、どのようなプロジェクトに携われるのかという点を気にされる方が多いです。

そのため、スカウトメールにもプロジェクト案件例をいくつか入れると良いでしょう。

 

 案件の書き方のポイント 

① 業務内容を明確に記載する

案件の概要、開発規模、担当フェーズ、開発環境、開発言語、ツールなど、できる限り細かく記載しましょう。また、ターゲットとする人物にとって魅力的に思う案件かという視点で掲載する案件例を選ぶこともポイントです。

② プロジェクトの場所を記載する

できれば、最寄り駅まで記載すると尚可です。客先常駐型の場合、自宅からの通勤時間はどれくらいなのかを気にするエンジニアも多いようです。

③ プロジェクトの期間を記載する

長期なのか、短期なのかをできればはっきりと記載するようにしましょう。仕事選びのポイントとしているエンジニアも少なくありません。

 

(例)

【案件概要】FinTech系システムの新規サービス開発(要件定義および設計)

使用技術:Java、SpringBoot

担当工程:要件定義、設計、実装、テスト、リリース、運用保守

期間:半年

規模:10名程度

 

 

(5)情報には具体性を持たせる(パーセンテージや年収・金額を入れるなど)

 

入社祝い金や福利厚生などアピールポイントを入れる場合には、具体的な数値を入れることをオススメします。ただ「資格取得の補助金あり」と書いてあるより、「資格取得奨励金あり(最高10万円の奨励金)」などと書かれていた方が魅力的に映ります。

 

(例1)

資格取得奨励金については資格取得時に以下の金額を支給します(一例です) 

★情報処理技術者システムアーキテクト ●●万円

★ORACLE MASTER Gold●●万円/Silver ●●万円

★AWS認定試験 アソシエイトレベル ●●万円    他多数

(例2)

半年ごとに昇給のチャンスあり(入社1年で年収●●万円アップの実例あり

(例3)

残業は基本的になし(月平均10時間程度)

 

 

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5.|スカウトメールの運用のコツ

 

 

(1)送信対象者の絞り込み方

 

送信対象者の絞り込みのポイントは主に2点です。

 

① 「アクティブな会員かどうか」の条件を優先

コロナ禍により、過去登録していた休眠会員が動き出す可能性が高まっています。そのためスカウト対象者を絞る際に、「登録時期」にこだわるよりも、今活動している方かどうかで絞るほうが母集団の数が増える可能性が高いです。

そのため、直近●日以内に、「●●の職種で検索している会員」「●●の勤務地で検索している会員」や、「●日以内にログインしている会員」など”今”特定の行動している会員を絞る条件でピックアップいただくとよいです。

② 経験、スキルを絞り込みすぎない(優秀人材と接点をもつ機会損失に)

絞り込みを行う際によく行う方法として、年齢や居住地、経験職種・経験年数、保有スキル・言語・・・といったようにターゲット条件をベースに絞り込んでいく方が多いかと思いますが、経験・スキルを絞りすぎてしまうのはあまりオススメしません。なぜなら以下のようなリスクがあるためです。

 

隠れた優秀人材との接点を逃す可能性がある

求人広告に登録している会員の方の特徴として、レジュメ情報を初期にしっかり登録されている方はおよそ3割と言われています。7割の方はとりあえず簡単に登録だけ済ませて情報収集をしつつ、良いなと思った会社を見つけた際に応募に必要なレジュメ情報を記載して応募するというパターンが多いのです。

 

・レジュメが濃い=すでに他社の選考が進んでいる可能性がある

応募時にレジュメ情報を埋める求職者が多い=レジュメが濃い求職者はすでに他社選考に進んでいる可能性があるということです。

もちろん選考途中でも、魅力的な会社があればその企業の選考も受け入社する方もいると思うのですが、その層にばかりアプローチしていると競合が多い&他社に遅れを取っているため、採用成功率が低くなってしまうリスクがあります。

 

・レジュメが濃い=他社もスカウトを送っている可能性が高い

初期からしっかりとレジュメ情報を登録されている方の場合、他社の人事の方が条件検索をしたときにもヒットしやすく、転職者の方が受け取るスカウトメールの量が増える傾向にあるのでため競合が多い傾向にあります。

 

そのため、スカウトメールを活用した母集団形成においては最低限必要な条件で絞り込みを行い送信することがオススメです。

たとえば年齢(年齢もWANT条件ではなくMUST条件にすること)、居住地、経験職種のみにし、保有スキルや言語は任意項目であるため抽出条件に加えないといったようにします。セグメントについては、文面で訴求ポイントを絞れば反応される方も絞ることができます。まずは応募を集め、デジタルな書類上だけで選考するのではなく、会ってみてから判断することをオススメします。

 

 

(2)送信のタイミング

条件の絞り込みや文章を工夫しても、中々開封率が上がらない場合は送る時間帯や曜日を変えて送ってみましょう。

スカウトメールの閲覧時間については、時期や曜日によって変わりますが

13~14時、17~18時の求人閲覧数が多い傾向にあります。(弊社独自調査)

プッシュ系ツールの時間帯別求人閲覧データ (1)

(6時を1とした場合)

※参考:typeにおけるプッシュ系ツール経由の求人閲覧ユーザー数推移(弊社株式会社キャリアデザインセンター独自調査)

 

 

(3)開封率・応募率などの効果分析

スカウトメール経由で応募をしてもらうためには、そもそも日々転職者の方に届く様々なスカウトメールの中から、自社が送ったメールに興味を持ってもらい、スカウトメールを開封してもらうことと、さらにそこから文面を読んで良いなと思って応募してもらうという2ステップを踏みます。

そのため、スカウトメールの運用していく上で効果の良し悪しを判断するための軸として、まずは自社のスカウトメールの開封率と応募率を把握しましょう。

そしてその上で都度スカウトメールの運用を再構築して歩留まりを上げていくことが運用の理想です。

 

 

(4)分析結果をもとに改善を繰り返す

分析した上で課題が見つかれば、改善の施策を実施することが大切です。

たとえば開封率に課題があるのであれば、別のパターンの件名を作成し送ってみる、あるいは送信条件・文面は変えずに送信の曜日・時間などタイミングをずらして配信してみるといったように、分析と改善を繰り返していくことで、スカウトメールの効果は上がっていきます。

人事業務をこなしながらこのPDCAを回していくことは大変ですが、スカウトメールの成功パターンを見つけることで、自社の採用ノウハウとしてナレッジが溜まっていきます。

また反応が良い訴求ポイントを見つけることができれば、その他の採用活動(求人原稿づくり、面接での動機づけなど)に活かすこともできるでしょう。

 

 

(5)送信は一度だけでなく、再送・再再送まで実施

1人の人物に対して1通のみ送るのではなく、再送、再再送まで作るとより効果的です。typeのスカウトメールでは再送が何度でも行えるのですが、再送・再再送で応募に結び付いた事例も多くあります。

たとえば、

・1通目

まずは「あなたのこの経歴に興味を持ちました。ぜひ当社で一緒に働きませんか?」という文面。

初めて送る相手ですので、会社紹介も入れます。ここでの会社説明は、HPに掲載しているような長々とした会社概要ではなく、、会社の「今(今やっている事業内容やどのような価値を作り出しているかなど)」と「未来(将来のビジョンやそれを実現するためにどのような計画を立てているかなど)」について入れると良いかと思います。最後に自社で働くメリット・入社後実現できることなどもシンプルに伝えます。

・2通目

1通目と訴求ポイントを変え、同じような経歴で自社に中途入社した社員の事例や声を入れた文面。

どのような理由で転職活動をしていて(設計したペルソナに近しい転職活動の背景などであればより効果が出るかもしれません)、入社してどのようなことを実現できているかなどを生のメッセージとしてターゲットに伝えます。

・3通目

最後は、代表や役員、事業責任者から直接会いたいというメッセージを送ります。「どうしても会いたい」というメッセージを、代表や役職が上の方から送られると、特別感が出て応募効果が上がる傾向にあります。

 

再送を繰り返すことによるメリットとしては、上述したようにどの訴求ポイントがターゲットに刺さりやすいのかを効果検証できること、

また送信のタイミングによって応募してもらえるケースがあることや、初めは会社名も知らないので興味を持ってもらえなかったとしても、何度か目にすることで「この会社何度かメールを送ってくれているな」と回数を重ねるごとに興味をもってもらえる可能性が高まることです。

送りすぎると嫌がられてしまうケースもあるので頻度は加減する必要がありますが、typeでは4通送ってやっと応募につながった(頻度としては週に1回)という事例も多くあります。

 

 

 

 

6.|スカウトメールを活用し採用成功したtypeの事例

 

 

(1)他社が狙っていないユーザーへ再送を繰り返し、スカウト経由で2名経験者採用

 

① 企業規模 約50名

② 採用ターゲット システム開発2年以上の経験をお持ちの方

③ 掲載の結果

スカウトメール経由で、2名の30代エンジニア経験者を採用成功

④ スカウトメールの工夫

毎週1回メールを送信、ターゲットに対して再送を3回繰り返した

最低条件を満たした方には面接確約のメールを送信。まずは会ってから判断するというスタンスで採用活動を行われた

・スカウトメールの受信が少ないユーザー※をターゲットにし送信

競合が多ければ多いほど、スカウトメールが埋もれてしまい開封率が下がる可能性が高くなります。

この企業様は上述したように、他社が狙っていないようなレジュメが薄いユーザーをターゲットとしスカウトメールを送信されていました

※typeでは、スカウトメール送信画面にてユーザーのスカウト受信数が表示されます

いいね機能とスカウトメール機能を組み合わせて活用

typeには、「いいね」機能というスカウトメールよりライトな応募歓迎プッシュツールがあります。

この企業様は、まず「いいね」を押し「会ってみたい」という意思表示をした上で、さらにスカウトメールで個別アプローチを行うなど

ターゲットとする求職者と複数回異なるツールで接点を取り、興味関心を高めて応募につなげました

 

 

(2)代表取締役が直々スカウト。スカウト経由の応募が50名集まり経験者を3名採用

 

① 企業規模 約80名

② 採用ターゲット Javaによるシステム開発経験がある方

③ 掲載の結果

スカウトメール経由で、3名の20代後半~30代エンジニア経験者を採用成功

1掲載で50件スカウトメール経由で応募が集まった

④ スカウトメールの工夫

代表取締役が直々にメッセージ作成・送信を担当。メッセージに特別感を出した

・文面はテンプレート文面ではなく、代表の会社のビジョンぜひ自社で活躍してほしいという熱いメッセージを盛り込んだメッセージを送信

→会社の良い点だけではなく、今の会社の課題を素直に記載した上で、課題に対してどのように取り組んでいるか、どう変わっていこうとしているかを記載した点も求職者に響き応募につながった

・送信条件は経験年数やレジュメの濃さではセグメントをかけず、最低条件を満たした方に送信

 

▼その他スカウトメールを活用して採用成功した事例

【SES/社員数9名】経験10年以上のエンジニアを計2名採用!- 株式会社Planet Nine様

【SES/社員数50名】初の求人掲載で経験者含む3名のエンジニア採用に成功!- 株式会社オーシーエム様

スカウトメールを活用した事例一覧はこちら→https://type.jp/keisai/success/keyword/scouting-mail/

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

 

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