リファレンスチェックの方法と注意点｜企業側のメリットと質問例も解説

リファレンスチェックを実施すると、採用ミスマッチの防止につながるメリットがありますが、やり方によっては法的リスクがあるため注意が必要です。

この記事では、リファレンスチェックの方法と流れ、注意点、具体的な質問事項をまとめているため、ぜひご参考にしてください。

リファレンスチェックとは、応募者の勤務態度や人柄、スキルなどを把握するために、応募者の前職の上司や同僚といった第三者に対して行う調査です。

リファレンスチェックを行うと、応募者が自社に合っているか、応募者の言うことに間違いがないかなどを確認できます。外資系の企業ではすでに実施されているリファレンスチェックですが、転職が一般化した近年では、優秀な人材の早期離職を防ぎ、長期で活躍してもらえるように、採用の質を高める観点から取り入れる企業が増えています。

（１）リファレンスチェックの目的

リファレンスチェックを行う目的は、応募者のスキルや人柄などについて第三者の評価を得ることで、採用ミスマッチを防ぐことです。履歴書などの書類や面接では、応募者の勤務態度や周りとの協調性、実際のスキルレベルなどを正しく見抜くことが難しいです。

そのため、応募者と一緒に働いたことのある人物にヒアリングして、応募者が自社の求める人材としてマッチしているかを確認し、合否判断の参考にします。

（２）リファレンスチェックのタイミング

リファレンスチェックを実施するタイミングは決められていないため、企業によってさまざまです。選考途中や内定後の場合もありますが、一般的には最終面接前や内定出しの前に行われます。

   最終面接前のリファレンスチェック

最終面接前にリファレンスチェックを行えば、面接時にチェック結果に関する質問ができ、応募者の理解がさらに深まる可能性があります。

一方で、応募者が現職場に転職活動について話しておらず、現職場の上司などが転職について把握していないケースもあるため、現職場に知られることを良しとしない応募者がリファレンスチェックを拒否するかもしれません。

   内定出し前のリファレンスチェック

内定を出した後にリファレンスチェックの結果を見て、「内定取り消し」とすることは法律違反となる可能性がありますが、内定出しの前であれば、リファレンスチェックの結果を鑑みて採用を見送っても問題ありません。

内定出し前の段階であれば、応募者が転職について現職場へ話している可能性が高いため、リファレンスチェックを行いやすいと考えられます。

（３）バックグラウンドチェックとの違い

バックグラウンドチェックとは、第三者の調査機関に依頼して、応募者の履歴書や職務経歴書に虚偽がないか、不祥事やトラブルを起こしていないかなど、ネガティブな情報を調査することです。「前職調査」や「身元調査」などとも呼ばれ、雇用リスクのある応募者の事前検知を目的として行われます。

リファレンスチェックは、採用ミスマッチ防止を目的として、応募者のネガティブ・ポジティブ両方の面を採用担当者が調査するため、バックグラウンドチェックとは意味合いが異なります。

バックグラウンドチェックは、選考に関する情報だけでなく、病歴や犯罪歴などの機微情報も取得してしまうなど法的リスクが高いため、近年のプライバシーに対する意識の高まりから実施する企業は減少傾向にあります。

リファレンスチェックを行うことにより、企業には次のようなメリットがあります。

リファレンスチェックを実施するメリットをご紹介します。

（１）採用ミスマッチを防げる

採用ミスマッチを防ぐことは、早期離職による採用・教育コストが無駄になるリスクや、既存従業員のモチベーション低下を回避することにつながるため、非常に重要です。

リファレンスチェックを実施すると、応募者に対する客観的な評価を得られ、多角的な視点で応募者と自社のマッチ度を判断できます。また、応募者が提示した経歴などの裏付けにもなり、スキルレベルも見極めやすくなります。

（２）書類や面接だけではわからない部分を把握できる

テキストベースの書類や数回の面接では、応募者の人柄やスキル、性格などを十分に把握することが難しいです。

リファレンスチェックを行えば、応募者の人となりや勤務態度などを、上司や同僚といった一緒に働いたことのある人物から聞けるため、選考で見えなかった部分を把握できるメリットがあります。

また、応募者自身も気付いていなかった長所や魅力の発見にもつながり、採用可否の判断に大いに影響するかもしれません。

（３）応募者への理解が深まる

リファレンスチェックを行うと、応募者の強みや仕事の進め方など、通常の選考で得られる情報以上のことを把握できるため、応募者への理解が深まります。

採用前から応募者のことを熟知していれば、適性や働き方に基づいて、適切な配属先やフォロー体制を考えることができるでしょう。応募者が存分に活躍できる場を入社後に提供できれば、定着率や生産性の向上につながります。

（４）コーポレートガバナンスの強化につながる

コーポレートガバナンスとは、組織の不正を防止し、正しい経営がされるように統治する仕組みのことです。

応募者の勤務態度や経歴の真偽を確かめることができるリファレンスチェックは、人間としての信頼性を見極めるのにも役立てられます。不祥事やトラブルを起こさない信頼できる人材の採用は、コーポレートガバナンスの強化につながり、企業の社会的信用を失墜させるリスクを回避できるでしょう。

どのようにリファレンスチェックを進めていくのか、流れを解説します。

（１）リファレンスチェックについての説明

まずは、応募者にリファレンスチェックについての説明を行います。リファレンスチェックの概要、目的、方法について丁寧に説明し、質問にも明確に答えるようにしましょう。

（２）応募者から同意を得る

リファレンスチェックについて説明したあとは、応募者から同意を得ます。リファレンスチェックは同意を得てから行わないと、個人情報保護法の観点から違法となる恐れがあるため、必ず書面で同意を得ておきましょう。

（３）リファレンスチェック先の選定

応募者から同意を得たら、リファレンスチェック先（以下：推薦者）を選定します。

推薦者は、応募者が紹介する場合と、企業が探す場合があります。

   応募者が紹介する場合

応募者に推薦者の条件を提示し、条件に合う人物に対してリファレンスチェックの説明を行い、同意を得てもらいます。

同意を得られたら、推薦者の連絡先を応募者から教えてもらい、企業から推薦者に連絡してリファレンスチェックの実施日を調整します。

   企業が探す場合

企業が応募者の職務経歴から、最適な推薦者を探します。

応募者の現職・前職の上司、同僚など、推薦者を選定したら連絡をとって、リファレンスチェックの説明と同意の取得をします。

（４）リファレンスチェック実施日の決定

推薦者とリファレンスチェックの実施日を調整します。リファレンスチェックの実施までに時間が空くと、応募者の他社の選考が進んでしまい、選考辞退となる恐れがあるため、なるべく早期に実施することが望ましいです。

併せて、リファレンスチェックの実施方法についても連絡します。リファレンスチェックには、対面、電話、メール、Webサービスなどの方法があります。

（５）ヒアリング内容の準備

推薦者と日程調整ができたら、リファレンスチェックの実施日までにヒアリング内容を準備しておきます。

ヒアリング内容を事前にまとめ、推薦者に提示しておくと、リファレンスチェックの実施日当日にスムーズな回答を得られやすいでしょう。

（６）リファレンスチェックの実施

実施日当日になったら、あらかじめ決めておいた方法でリファレンスチェックを行います。対面や電話など、直接話す方法であれば、推薦者の負担とならないように15分ほどで終わらせましょう。

メールなど、推薦者の都合のいい時間に回答してもらう形式の場合は、回答期限を明記しておくと、計画どおりにリファレンスチェックを進められます。

リファレンスチェックの結果は、選考における判断材料のひとつとして、採用関係者と共有しておきます。

リファレンスチェックでの質問事項は、大きく次の3つにわけられます。

各項目について、以下に具体的な質問例をまとめていますので、ご参考にしてください。

（１）勤務状況について

応募者の勤務期間や職務内容に間違いがないか、勤務態度はどうだったかなどをヒアリングして、勤務状況や仕事への取り組み方を把握します。

（２）スキル・能力について

応募者のスキルや能力については、実績や課題への対応方法、仕事における立ち位置などをヒアリングすることで、客観的に判断できます。

（３）人柄・人間関係について

書類上や面接では見極めにくい人柄・人間関係について、実際に一緒に働いていた推薦者に話を聞くことで、人となりのイメージが湧きやすくなります。

リファレンスチェックは、採用ミスマッチを防止できるなどのメリットがある反面、適切に行わないと法的リスクがあるため注意が必要です。リファレンスチェックを行う際の注意点について解説します。

（１）応募者から事前に同意を得る

リファレンスチェックは違法ではありませんが、応募者の情報を本人の許可なく収集する行為は個人情報保護法により違法となる恐れがあるため、必ず応募者から事前に同意を得ることが求められます。

もし同意を得ないまま情報収集した場合、情報提供者である推薦者に違法性が問われてしまいます。他者に迷惑をかけたり、応募者からの信頼を損なったりしないためにも、忘れずに同意を得ましょう。

（２）推薦者へ丁寧な説明を心掛ける

リファレンスチェックをスムーズに進めるために、推薦者へ丁寧な説明を心掛けましょう。企業によっては、リファレンスチェックの意味や目的を知らないケースもあります。推薦者へリファレンスチェックをお願いしても、理解を得られなかったり不信感を抱かせたりして、受けてもらえないかもしれません。

そのため、推薦者に対してリファレンスチェックの目的や依頼の背景などを丁寧に説明し、信頼関係と納得感を築くことが大切です。応募者に推薦者を紹介してもらえると、理解を得られやすいと考えられます。

（３）質問内容に留意する

リファレンスチェックや採用選考では、応募者の能力や適性と関係のない質問をすることは就職差別につながる恐れがあるためNGです。例えば、家族の職業や地位、住宅環境、家庭環境、支持政党などが挙げられます。

また、病歴、信条、社会的身分、犯罪歴などの要配慮個人情報の取得もしないように注意が必要です。

（４）拒否されたら柔軟に対応する

「応募者が転職活動を知られたくない」「推薦者が多忙」などで、応募者や推薦者からリファレンスチェックを拒否されるケースもあります。

理由にもよりますが、応募者から拒否された場合は、前職の上司や現職を退職している元同僚から話を聞くなど、推薦者を変更することを検討しましょう。推薦者から拒否された場合は、推薦者を変更する、推薦者が忙しくないタイミングで実施するなど、柔軟に対応するとリファレンスチェックを行えるかもしれません。

もしリファレンスチェックを行えなかった場合は、面接や適性検査など、ほかの方法で応募者を見極めましょう。

（５）問題発生時は事実確認をする

リファレンスチェックの結果、応募者の情報に偽りがあった場合は、事実確認が必要です。応募者本人に話を聞いたうえで、採用可否を判断しましょう。

また、自社とのミスマッチの懸念が湧いた場合は、応募者と改めて話をして、相互理解を深めることが大切です。不採用を決める前にできる手を打ったほうが、本当は自社に合っていた人材を逃してしまうという事態の回避につながります。

（６）リファレンスチェック後の内定取消はNG

内定取り消しは「解雇」と同義となり、正当な理由がない場合は「解雇権の濫用」として違反となる可能性があるため、リファレンスチェック後の内定取り消しには注意が必要です。

内定後にリファレンスチェックを行い、経歴詐称があった場合は「正当な理由」として内定取り消しできるかもしれませんが、「社風に合わない」「スキルが足りない」などでは取り消せない恐れがあります。

法律に違反せず、採用ミスマッチを防ぐためにも、リファレンスチェックは内定出し前に行うことが望ましいです。

参考：連合「労働相談Q&A」

リファレンスチェックとは、応募者と一緒に働いたことのある第三者に対して、応募者の人柄や勤務態度などをヒアリングする調査のことです。リファレンスチェックの実施は、採用ミスマッチの防止やコーポレートガバナンスの強化につながるメリットがあります。

リファレンスチェックの法的リスクは低いですが、応募者から事前に同意を得るなど、適切に行わないと法律違反になる恐れがあるため、方法や流れを把握しておきましょう。

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