ひとり人事に多い悩みと採用を効率化し成功へと導く5つのポイント

Posted by type部(法人企業マーケティング担当) on Mar 12, 2024 2:20:00 PM

Topics: 01_採用基礎知識

人事担当者がひとりしかいない状態を「ひとり人事」といいます。

ひとり人事の場合、周りに頼れる人がいないことや、自分の採用経験が少ないことなどから、採用活動に不安を感じる人も多いかもしれません。

この記事では、ひとり人事が抱えやすい悩みや課題のほか、採用を成功させるポイントとひとり人事の業務を効率化するシステムやサービスをまとめているため、ぜひご参考にしてください。

 

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   1.ひとり人事とは?

「ひとり人事」とは、企業の人事業務をひとりで担当することです。ひとり人事は、採用や労務管理、勤怠管理などの人事の仕事をすべてひとりで行わなければなりません。

ひとり人事が多い傾向があるのは、中小企業やスタートアップ企業で、これから事業成長を目指す企業ほど、優秀な人材の採用に力を入れています。そのため、ひとり人事は採用活動における戦略を経営陣と練ったり、自社の将来像を鮮明に描いたりしながら質の高い採用活動を行えるように、知識をつけていったり、経験を重ねていくことが大切になります。

 

 

 

   2.ひとり人事のメリット、デメリット

ひとり人事のメリットとデメリットをご紹介します。

 

 

 

(1)ひとり人事のメリット

ひとり人事のメリットは、次の5つです。

  • ・意思決定が迅速にできる

  • ・自分の裁量で仕事ができる

  • ・業務全体を把握しやすい

  • ・さまざまな業務経験を積める

  • ・コスト削減につながる

 

   意思決定が迅速にできる

ひとり人事は、人事担当者がひとりしかいないため、ほかの担当者の意見を聞いたりミーティングの日程を調整したりする必要がありません。

自分ひとりの思考や判断で意思決定を行えることは、迅速な次の一手につながり、機会損失の防止やスピーディーな業務の実現が可能です。

 

   自分の裁量で仕事ができる

すべての人事業務を担うひとり人事は、自分の裁量で仕事を進められるため、自分の状況や予定に応じて、着手する業務を変更したり業務計画を練れたりします。

また、業務の進め方も自分で決められるため、効率化できるアイデアをすぐに取り入れられるなどして、働きやすさやモチベーションの向上にもつながるでしょう。

 

   業務全体を把握しやすい

仕事は、複数人が関わるとそれぞれの業務や進捗状況を逐一確認、共有しなければ全体の進行具合や「誰が何をしているのか」がわかりづらいです。

一方で、ひとり人事は担当者がひとりのため、ひとつひとつの業務の進行具合や関わりのある人などの把握が容易でしょう。業務の全体像を把握できていれば、変化にも迅速に対応できます。

 

   さまざまな業務経験を積める

ひとり人事は、人事業務のすべてをひとりで行うため、さまざまな業務経験を積めるメリットがあります。人事業務と一口に言っても、採用や勤怠管理、評価制度の設定など、業務内容は多岐にわたります。

ひとりですべての業務をこなすことは大変な一方で、仕事の進め方のコツを学んだり人事としての経験を幅広く積めたりするため、スキルアップや有利な転職につながるでしょう。

 

   コスト削減につながる

人事担当者をひとりにすることで、企業のコスト削減につながります。

人事担当者が増えるほど、人件費がかかったり、部署のスペースが必要になったり、デスクなどの備品代もかさんだりするため、ひとり人事は人事部にかかるコストを減らせるメリットがあります。

 

 

 

(2)ひとり人事のデメリット

ひとり人事にはメリットのほかにデメリットもあります。ひとり人事のデメリットは次の3つです。

  • ・すべての業務をこなすのに時間がかかる

  • ・慣れるまで業務がスムーズに進まない

  • ・不在時に代わりがいない

 

   すべての業務をこなすのに時間がかかる

人事の業務は、そもそも多岐にわたります。幅広い業務を遂行するにあたり、複数の業務を並行しながら進めることもあるでしょう。

業務量が多かったりマルチタスクになって非効率的な作業になったりすると、すべての業務を完遂するのに時間がかかる可能性があります。

 

   慣れるまで業務がスムーズに進まない

ひとり人事の直属の上司は、幹部や役員であるケースがあります。直属の上司が人事業務に詳しくない場合、業務を教えてくれる人がいないため、業務内容を理解したり進行に慣れたりするまでに時間がかかるでしょう。

また、業務に慣れるまでは仕事がスムーズに進まない可能性が高く、従業員に関する手続きなどが遅れるかもしれません。

 

   不在時に代わりがいない

ひとり人事は文字通り「ひとり」のため、体調不良や有休などで不在のときに、代わりとなる人材がいません。

人事担当者が誰もいない状況では、急ぎの要件ですぐに対応してもらいたくても出社日を待たなくてはならず、対応が後手に回る恐れがあります。また、人事担当者に相談したい従業員がいた場合も、相談できるまでに時間がかかってしまう可能性があります。

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   3.人事の仕事とは

人事の主な仕事は、「採用」「従業員の育成」「人事評価」「労務管理」「人事制度の運用」の5つが挙げられます。

それぞれの具体的な業務内容を下表にまとめました。

人事の仕事 業務内容
採用 ・採用計画や方針の策定
・人材募集(求人広告の作成、転職イベントへの出展等)
・選考、面接
・入社手続き 等
従業員の育成 ・スキルアップ等に向けた研修の企画や実施
・資格取得に関する費用の手続き 等
人事評価 ・人事評価制度の策定と運用
・昇進や昇給の決定 等
労務管理 ・勤怠管理
・健康管理
・福利厚生の管理
・労働環境の整備、メンタルヘルス対策 等
人事制度の運用 ・評価制度や給与設定の基準の構築
・従業員のモチベーションを上げる施策の企画 等

 

 

 

   4.ひとり人事の悩み

ひとり人事は、自分の裁量で仕事を進められるなどのメリットがありますが、「ひとり」という状況やデメリットに関連した悩みを抱えている人もいるでしょう。

ひとり人事が抱えやすい悩みを5つご紹介します。

  • ・業務負担が大きい

  • ・相談できる相手がいない

  • ・仕事を教えてもらえない

  • ・代わりの人がいなくて休めない

  • ・責任の大きさによるプレッシャー

 

 

 

(1)業務負担が大きい

ひとり人事は、幅広い業務をひとりでこなさなくてはならないため、業務負担が大きくなってしまうことがあるでしょう。残業が続く、休憩時間もあまりとれないなど、負担がかかりすぎると、心身の疲労によってミスや体調不良を引き起こす恐れがあります。

また、日常業務が多すぎて仕事に追われるようになると、たとえば選考中の候補者への連絡などスピード感が求められる業務にすぐに対応できないケースもあるでしょう。

幅広い業務を担当するやりがいもある一方で、こうした業務負担の大きさが課題になることもあるでしょう。

 

 

 

(2)相談できる相手がいない

部署に複数名いる場合は、困ったことや悩みを同部署の人に相談して気持ちをスッキリさせたり解決したりできますが、ひとり人事では相談できる相手がいない・少ないといったお悩みを持たれる方もいらっしゃるかと思います。

誰にも相談できない、自分で解決しなければならないという状況は、孤独感やストレスが生じてしまう可能性があります。

 

 

 

(3)仕事を教えてもらえない

人事担当者になった際に、人事業務をわかる人が周りにおらず、仕事を教えてもらえないと、業務の進め方がすべて手探りになるかもしれません。

自分自身の力で知識を蓄え経験を積むことは糧になりますが、業務遂行に時間がかかるでしょう。また、状況によっては上司に業務内容を説明し理解してもらう工程が発生して、手間に感じる恐れもあります。

 

 

 

(4)代わりの人がいなくて休めない

ひとり人事は、代わりの人がいなくて休めないことに悩みを抱えている傾向があります。自分の代わりとなる人がいる場合は、体調不良の際に体調を優先して休めたり、有休も積極的にとれたりしますが、代わりがいないとなると休みづらさを感じるでしょう。

休みづらい環境はストレスとなるため、モチベーション高く業務を行うことが難しくなることも考えられます。

 

 

 

(5)責任の大きさによるプレッシャー

ひとり人事は、責任が大きい分やりがいもありますが、プレッシャーを感じてしまう方もいらっしゃるかと思います。

人事業務には、雇用や給与、法律に関するものなど、間違えられない業務も多いため、自身の業務にミスがないかのチェックや適切な判断をするのに、慎重になってしまうことが多いでしょう。

ただしその分、プロジェクトや業務をやり遂げたときの達成感や、会社へ貢献した実感などは大きいというプラスな面もあります。

 

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   5.業務別のひとり人事の課題

ひとり人事の課題を下記の6つの業務別にまとめました。

  • ・就業規則の作成

  • ・従業員の採用

  • ・新人教育や研修

  • ・勤怠管理

  • ・労務管理

  • ・評価制度の設定

それぞれの業務の課題を解説します。

 

 

 

(1)就業規則の作成

常時10人以上の労働者を使用している事業場は、労働基準法第89条によって、就業規則の作成が義務付けられています。

就業規則には、始業・終業時刻や休暇についてなど、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」のほか、退職手当や賞与など事業場で定める場合に記載しなければならない「相対的必要記載事項」があります。

就業規則は、法律違反とならないようにするのはもちろんのこと、従業員にとって公平な内容となっていることが重要です。そのため、法律の知識が必要であったり、詳細な内容を決定・吟味したりするにあたり、ひとり人事では多大な労力と時間がかかってしまうケースがあります。

参考:厚生労働省「就業規則を作成しましょう

 

 

 

(2)従業員の採用

従業員の採用には、採用計画や方針の策定、採用手法の選択、候補者の選考、面接、内定者のフォローや手続きなど、多くの工程が存在します。

そのため、ひとりですべての工程をこなすのは負担になってしまうこともあるでしょう。

また、ただ工程を踏むのではなく、候補者に真摯な対応をしたり、魅力的な求人広告を作成したりなど、採用活動において工夫・意識すべき点が複数あるため、採用活動において難しく感じる場面が多いかと思います

 

 

 

(3)新人教育や研修

新人教育や従業員の研修を実施する際には、従業員に必要な能力を見極めたり、従業員それぞれのレベルやキャリアプランを把握したりして、企画を練る必要があります。

教育や研修を行う日程調整や会場の確保などのほか、参加者の評価も求められる場合があるため、ひとり人事では手が回らず、課題と感じやすいでしょう。

 

 

 

(4)勤怠管理

勤怠管理も、ひとり人事の課題として挙げられます。就業時間、残業時間、有給休暇など、従業員一人ひとりの勤怠を管理しなければならないため、従業員が多いほどパワーがかかってしまうでしょう。

また、近年はテレワークを導入している企業も多く、勤怠管理がさらに難しくなっているという背景もあります。

 

 

 

(5)労務管理

福利厚生や社会保険の手続き、雇用契約書の作成や職場環境の改善など、労務管理も難しい業務です。

労務管理については専門的な知識を要する場面が多く、自身で学び知識を増やすことが求められます。

企業が多様な働き方を導入していたり、従業員数が多かったりすると、労務管理の難易度が上がります。また、マンパワーが足りていない中で問題が発生した際にも、対応に追われてやるべきことに対して手が回らなくなる可能性があります

 

 

 

(6)評価制度の設定

評価制度は、公正かつ従業員が納得できる内容で設定する必要があります。従業員の給与やキャリアに結び付く評価制度は、従業員の自社に対する信頼や、仕事に対するモチベーションに大きく関わるため、経営陣や現場と相談しながら真摯に取り組むことが大切です。

他部署と連携し、適切な評価制度となっているかなどの検討など、難しさを感じるケースが多いでしょう。

 

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   6.中途採用の基本的なステップ

中途採用の基本的なステップは、次の6つです。

①採用計画の立案
②採用手法選定
③母集団形成
④選考
⑤内定通知
⑥入社前フォロー

 

まずは、採用人数や採用コストなどを検討して、採用計画を立案していきます。中途採用の採用手法は複数あるため、自社に適した採用手法を選定すると、応募を多く集めたり採用コストを抑えたりできるでしょう。

次に、母集団形成するために募集を開始し、応募者の選考を行なっていきます。書類選考や筆記試験・適性検査、面接などの選考では、オンラインを活用するなどして選考スピードを上げることが、他社へ候補者が流れるのを防ぐことにつながります。

内定者に内定通知を出したあとは、内定辞退防止のために、自社社員とコミュニケーションを取ってもらうなどの入社前フォローをし、候補者の入社意欲を向上させることが大切です。

 

💡中途採用の基本的な流れについて詳しくまとめた記事はこちら

採用フローとは?中途採用の流れや作り方、採用課題の改善方法を紹介!

  

 

 

   7.ひとり人事が採用を成功させるポイント

ひとり人事の課題のひとつとして、従業員の採用が挙げられますが、次のポイントを意識すると、ひとり人事でも採用成功できるかもしれません。

・社内コミュニケーションを強化する
・経営陣と協力する
・採用に関する知識をつける
・アウトソーシングを利用する
・効率化できるシステムを活用する

 

 

 

(1)社内コミュニケーションを強化する

ひとり人事が採用を成功させるには、社内コミュニケーションを強化し、多くの従業員から意見を聞くことが大切です。

例えば、募集するポジションと同じポジションにいる従業員に「自社に入社した理由」や「やりがいを感じていること」などをヒアリングすると、求める人物像が見えてくる可能性があります。

採用に関すること以外にも、さまざまな従業員とコミュニケーションを取ることで意見や考えを聞けると、自社の課題に気付け、人事担当者としてさらに活躍できるメリットがあります。例えば、評価制度について不満の声があった場合、制度を見直して、従業員の満足度がより上がるように設定し直せるかもしれません。

 

 

 

(2)経営陣と協力する

経営陣と協力することで、ひとり人事でも採用成功できる可能性が高まります。

たとえば面接においては、代表の方や経営層の方が会社のビジョンや事業に対する想いなどを候補者に伝えることで、動機付けが高まるケースが多いです。また、人材の採用においてミスマッチを防止することが重要なため、人事担当者と経営陣が密なコミュニケーションを取り、求める人物像の認識を合わせておくことも求められます。

 

 

 

(3)採用に関する知識をつける

ひとり人事は、相談できる人や教えてくれる人が少ないケースが考えられるため、採用に関する知識やスキルを自ら学習し、習得することが大切です。

例えば、人事担当者向けのセミナーや研修に参加したり、採用手法や採用ノウハウについての記事を読んだりすると、さらなる知識をつけられるでしょう。

 

 

 

(4)アウトソーシングを利用する

ひとりで採用活動の全部を担うのが難しい場合は、アウトソーシング(外部委託)を利用すると負担の軽減につながります。

例えば、応募者のスクリーニングや面接をアウトソーシングすると、採用にかかる時間をほかの業務に割けたり、採用経験がなくても質の高い採用活動ができたりします。

採用活動の全部または一部をアウトソーシングできるため、自分の採用経験やほかの業務との兼ね合いを考えて、利用範囲を検討するといいかもしれません。

 

💡この記事を読んだ方にオススメの記事はこちら

エンジニア採用代行サービス10選!業者の見極め方やポイントを解説

 

 

 

(5)効率化できるシステムを活用する

採用活動を効率化できるシステムを活用すると、ひとり人事でもスムーズに採用活動を進められる可能性があります。

採用に関するシステム以外にも、勤怠管理システムや労務管理システムもあるため、導入するとさまざまな人事業務を効率化でき、業務時間の短縮やミス防止につなげられるでしょう。

 

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   8.ひとり人事の業務を効率化するシステム

ひとり人事の採用業務を効率化できるシステムやサービスをまとめました。

ひとり人事のデメリットや課題を強く感じているという場合は、システムの導入やサービスの利用を検討することをオススメします。

 

 

 

(1)採用管理システム

採用管理システムとは、採用に関する業務を一元管理できるシステムのことです。採用管理システムを活用すると、例えば、応募状況や選考状況の確認・管理や、応募者とのやり取りが一括でできます。

採用業務の管理がしやすくなると、コア業務に注力できるようになったり、候補者への対応漏れがなくなったりして、採用活動の質を高められるでしょう。

採用管理システムにはさまざまな種類があり、強みや機能がそれぞれ異なるため、自社が求める機能をそなえたシステムを選ぶことが大切です。

 

 

 

(2)内定者フォローツール

内定者フォローツールとは、内定者フォロー業務を効率化できるツールのことです。企業と内定者間や、内定者同士のコミュニケーションを活発化することで、内定者の内定辞退を防いだり、入社意欲を向上させたりできます。

内定者フォローツールは、内定者へ一括してメッセージを送れたり、期限を設けた書類を送付・提出状況を確認できたりする機能があるため、内定者への連絡漏れや重要な業務漏れを防げます。

なかには、eラーニングで研修も実施できる内定者フォローツールもあるため、ひとり人事の業務をより効率化できるツールを導入するといいでしょう。

 

 

 

(3)スカウト代行サービス

スカウト代行サービスとは、候補者へ送るスカウトメールを自社に代わって送ってもらえるサービスのことです。スカウトメールは、「攻めの採用手法」として注目を集めていますが、送る対象者の抽出や文面作成にパワーがかかります。また、開封率や返信率を上げるには文面に工夫が求められため、採用経験が少ないと上手く活用できない恐れもあるでしょう。

スカウト代行サービスを利用すると、パワーや時間がかかっていた業務をプロに任せられることで、業務負担の軽減につながります。応募数増加も期待できるため、優秀な人材を確保できるかもしれません。

 

 

 

(4)採用アウトソーシング

採用アウトソーシングとは、採用活動の全部もしくは一部を外部に委託することです。例えば、求人媒体企業との調整、企業説明会の企画と実施、応募者の管理、面接の実施などを外部企業に委託できます。

採用アウトソーシングの利用は、ひとり人事の業務が減ったり採用課題を解決できたりするメリットがありますが、求める人物像を明確に共有しておかないと、ミスマッチを招く恐れがあるため注意が必要です。

 

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   9.まとめ

ひとり人事とは、企業の人事業務をひとりで担当することを指し、自分の裁量で仕事をできたりさまざまな経験を積めたりするメリットがあります。一方で、業務負担が大きい、相談できる人がいないなどの悩みも抱えやすく、採用業務においても課題が生じています。

ひとり人事でも採用を成功させる方法として、業務効率化できるアウトソーシングの利用やシステムの導入がオススメできます。自社に合ったサービスやシステムを活用して、ひとり人事でも無理なくポジティブに採用活動をしていきましょう。

 

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