面接に来ない応募者の理由と対応法！ドタキャン防止と効果的な対策を解説

「応募者が面接に来ない」「ドタキャンされた」など、応募者の面接辞退や無断欠席を経験した企業は多いでしょう。

応募者が面接に来ないと、人材と相互理解を深める機会を逸したり準備の時間が無駄になったりして、企業にとって大きな損失のため、面接率を高める策を講じることが重要です。

この記事では、応募者が面接に来ない理由や面接率を向上させる改善策、面接に来なかった応募者への対応方法およびメール例文をご紹介します。

応募者が面接に来ない理由には、応募者側の都合と企業側の要因があります。

どのような理由・原因で面接に来ないのか、それぞれ解説します。

（１）応募者側の理由

応募者が面接に来ない理由としては、次の3つが挙げられます。

   他社から内定をもらった

応募者がすでに他社から内定をもらっている場合、面接に来ない可能性があります。内定を出した企業への入社意欲が自社よりも高いと、自社の面接を受ける必要性がなくなるため、面接を辞退するでしょう。

   入社意欲が低下した

自社への入社意欲が低下したことで、面接に来ないケースもあります。例えば、応募時は入社意欲が高くても、日が経つにつれて魅力に感じなくなった、ほかに入りたいと思える企業が出てきたなどが考えられます。

また、企業HPやSNS、口コミサイトでの情報収集で不安要素が多く見つかった、そもそも情報量が少なくて自分に合う企業なのか心配になったという場合も、入社意欲の低下を招くでしょう。

   不測の事態が発生した

応募者自身や家族の体調不良、事故、事件といった予期しないトラブルなど、不測の事態が発生することにより面接に来ない応募者もいます。状況によっては、企業へ面接辞退の連絡ができないこともあるでしょう。

応募者の入社意欲が高い場合、不測の事態の発生は歓迎すべきことではなく、機会があれば改めて面接したいと希望するかもしれないため、面接日の再調整などの対応を検討しましょう。

（２）企業側の原因

企業側に下記のような原因があると、応募者は面接に来ない可能性が高いです。

自社に当てはまる項目がないか、確認しましょう。

   折り返しの連絡忘れ

応募受付後や問い合わせ等に対する折り返しの連絡を忘れた場合、応募者は「採用する気がないのではないか」「自分は歓迎されていないのではないか」などのマイナスな印象を受けてしまいます。応募者から再度連絡をもらう前に折り返しをしたとしても、日数が空いていれば、応募者に優先順位の低さを感じさせるでしょう。

また、連絡をし忘れている間に他社の選考が進み、応募者の自社に対する入社意欲が低下して面接に来ないケースもあります。

   対応の丁寧さに欠ける

応募者へのメールや電話対応が雑で丁寧さに欠けると、面接に来ない応募者を増やす恐れがあります。例えば、読みづらい文面、不機嫌そうな対応、タメ口、応募者の話を傾聴しない、受話器の置き方が乱暴などであると、応募者は「働きづらそう」「入社しても大変そう」などの思いが湧き、選考を続ける気がなくなります。

面接に来ない応募者が増えるほかにも、口コミなどで企業の雑な対応が広まった場合は、社会的な地位や信用・信頼も低下して、ますます採用成功が遠のいてしまうでしょう。

   面接の日程調整が遅い

面接の日程調整が遅い場合、他社の選考が進んだり自社への興味が薄れたりして、応募者が面接に来ない状況を作り出してしまいます。

応募者は複数の企業と並行して選考を受けていることが一般的なため、応募から時間が経つほど興味が他社に移る可能性が高いです。すでに自社の優先順位が下がっている応募者に対して面接日程の連絡をしても、気持ちを高めることが難しく、選考からの離脱につながる恐れがあります。

応募者が面接に来ないのは、企業側に原因があるケースもあります。

企業の対応を工夫するだけで面接に来ない応募者を減少させることが可能なため、下記の5つのポイントに意識して取り組みましょう。

（１）応募後なるべく早く連絡を取る

複数の企業に応募している応募者は、応募時や応募直後がもっとも自社に対する熱が高いといえるため、応募を受けたらなるべく早く連絡を取って面接の日程調整まで行い、熱が冷めるのを防いだり自社への興味をさらに高めたりすることが大切です。迅速な連絡は応募者の安心感にもつながり、よい印象を与えられるでしょう。

一方で、連絡を急ぐあまり、休日や早朝・深夜に連絡すると「勤務時間外まで働いている」と思われてマイナスイメージとなる恐れがあるため、勤務時間内に連絡するように注意が必要です。

（２）応募者の都合優先で面接日程を設定する

応募者は他社の選考の日程や現職の仕事の都合などで、企業が提示する日程に合わせられないケースも多いです。企業が自社の都合を優先すると面接の日程調整が進まず、面倒に感じたり他社の選考が進んだりした応募者が面接辞退する恐れがあります。

そのため、応募者に合わせて面接日程を組むことが望ましいです。応募者都合を優先するにしても、応募者が他社に流れてしまわないように、日程調整の連絡をした翌週中には面接を実施できるようにしましょう。

（３）面接方法を対面・Web・夜間など複数用意する

面接の日程だけでなく、面接方法も応募者に合わせて複数用意すると、面接に来ない応募者を減らせます。

一般的な対面面接のほか、遠方の応募者用に交通費や移動の手間が生じないWeb面接、日中仕事で面接の日程調整が難しい応募者用に夜間面接を用意するなど幅を持たせて、面接に参加できる応募者を増やしましょう。

（４）応募者へ丁寧な対応を心掛ける

面接に来ない応募者を減らすには、丁寧な対応を心掛けることが重要です。電話やメールなどで、丁寧で親しみやすい話し方や言葉遣いを意識する、不安を払拭できるように面接会場へのアクセス方法を詳細に伝えるなど、応募者へ配慮した対応をすると、好印象を与えられて機会損失を防げます。

採用担当者以外が応募者からの電話を受けることもあるため、全社的に応募者への丁寧な対応を徹底することが求められます。

（５）面接日をリマインドする

応募者のなかには、現職の仕事や忙しない日常生活のなかで、面接日を忘れてしまう方もいます。特に、面接の日程調整をしてから面接日まで期間が空く場合は、失念のリスクが高いです。

そのため、リマインドメールを送って、面接があることを再認識してもらったり参加の可否を確認したりしましょう。応募者に「くどい」と思われ逆効果とならないように、面接日の前日や、3日前と前日に送るなど、リマインドの回数やタイミングには気をつけてください。

応募者が無断欠席やドタキャンして面接に来なかった場合に、どのように対応すべきか悩まれる企業も多いと思います。

応募者が面接に来なかったときの対応方法と、メールを送る際の例文をご紹介します。

（１）面接欠席後の対応方法

応募者が面接を無断欠席した場合は、企業の考え方や状況によって「不採用とする」か「連絡を取り再度日程調整するか」の対応をとります。

面接に向けて日程調整や会場の確保などの準備をしていた企業に対して、面接の無断欠席は失礼な行為なため、人間性が自社に合わないとして「不採用」とするケースがあります。

一方、応募者が魅力的だから会って話をしたい、なるべく面接数を増やしたいという企業の場合は、連絡をして事情をヒアリングし、再度面接の日程調整をすることもあるでしょう。

無断欠席時の対応方法を事前に定めておくと、面接に来なかった応募者へスムーズに対応できます。

   面接辞退の連絡を受けた場合

応募者が面接辞退の連絡をしたうえで面接に来ない場合は、連絡を取って理由をヒアリングすることをオススメします。他社を選んだ理由や自社への入社意欲が下がった原因を教えてもらい、改善点などを今後の採用活動に活かしていきましょう。

自社にぜひ入社してもらいたいと考えている人材の場合は、面談の機会を設けて相互理解を深めます。もし面接につながらなくても、真摯に向き合う企業の対応は応募者の満足度や企業に対する印象を向上させるでしょう。

（２）面接に来ない場合のメール例文

応募者が面接に来ない場合には、自社の対応方法によって「不採用を伝えるメール」や「欠席理由をヒアリングするメール」「再度日程調整をするメール」を送りましょう。

面接に来なかった応募者に対してネガティブな感情を抱くかもしれませんが、丁寧さや配慮のある対応をすることで自社のイメージアップや、面接の再設定など次のポジティブなアクションにつながる可能性があります。

それぞれのメールの例文を記したので、ご参考にしてください。

   不採用を伝えるメール例文

   欠席理由をヒアリングするメール例文

   再度日程調整をするメール例文

面接に来ない応募者を減らし、面接率を上げるには、次の3つの改善策に取り組みましょう。

優秀な人材が他社に流れず、採用成功できるように、それぞれの改善策をご確認ください。

（１）面接への意欲が向上する企業情報を発信する

応募者が「ぜひ面接したい」と思えるような企業情報を積極的に発信しましょう。自社HPやSNS、求人サイトなどで応募者が魅力に感じるような自社情報を提供できると、「企業についてさらに知りたい」と思ってもらえて、面接への意欲が向上する可能性があります。

オフィスや社員の様子などは、動画や画像にしたほうが視覚的にわかりやすく、訴求効果が高いです。コンテンツのURLを応募者宛のメールに載せると、メールの内容とともに見てもらいやすいでしょう。

（２）応募者と面接までのタッチポイントを増やす

応募者と面接までのタッチポイント（接点）を増やすことは、応募者の自社に対する興味関心を高め、面接率を上げることにつながります。

タッチポイントとしては、自社への入社意欲を高める情報や、面接の日程に関する情報の提供が挙げられます。例えば、自社の社員インタビューの記事を送ったり面接官の情報を事前に伝えたりして、なるべく応募者と接することが大切です。

（３）面接へのハードルを下げる

応募者が面接に参加しやすいように、面接への心理的、物理的ハードルを下げることが求められます。例えば、日中での対面面接だけでなく、Web面接や土日祝、夜間面接も可能な場合は、具体的な対応可能時間とともに明記することで、応募者の不安解消や相談する手間の削減につながり、面接率が上がります。

また、面接で質問する内容や面接官の情報、面接での評価ポイントなども伝えると、安心感が高まるでしょう。

リマインドメールでは、面接日当日が雨なら足元の心配をする、飲み物を用意する場合は好みを聞くなど、プラスアルファの一言で好印象を与えて、面接への前向きな気持ちを引き出すことがポイントです。

面接に来ない応募者には、入社意欲の低下や不測の事態といったさまざまな理由が考えられます。企業側に原因があるケースもあるため、応募後には迅速に連絡を取ること、丁寧な対応を心掛けることなどが必要です。

リマインドメールの送付は、面接日を忘れた応募者が面接に来ない事態を防ぐだけでなく、タッチポイントを増やすことにもなります。求人サイトによってはリマインドメール機能があるため、積極的に活用していきましょう。

自社の応募者に対するちょっとした心配りや便利なツール・機能の活用が、面接率の向上につながります。

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