要員計画の立て方や運用ポイントを詳しく解説！【フォーマット付き】

要員計画を立てたいと思っても、立て方がわからなくて悩んでいるご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

要員計画の効果を高めるには、立て方の手順を踏み、定期的に見直すなどのポイントを意識することが大切です。

この記事では、要員計画の意味や人員計画・採用計画との違い、メリットと運用ポイントを解説しています。

立て方の手順もフォーマット付きでまとめているため、ぜひフォーマットもご活用いただきながら参考にしてください。

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要員計画の意味や、要員計画を立てる目的を解説します。

（１）要員計画の意味

要員計画とは、事業計画の遂行を目指して、必要数の人員採用や適材適所への配置などを計画することです。

人材をただ増やせばいい、人手不足の部署に配置すればいいという対応では、過剰な人員でコストばかりがかさんだり、人材が能力を発揮できなかったりして、事業計画の遂行が困難になるでしょう。

要員計画を立てれば、採用人数や必要な能力などが明確になり、無駄のない採用、効果的な配置につながるため、事業目標を達成しやすくなります。

（２）要員計画を立てる目的

要員計画は、適切な採用や人材配置、中長期的な人材育成によって、事業計画を遂行する目的で立てられます。

要員計画を立てると、採用計画も具体的に立てやすくなり、採用方針の統一が可能です。適切な人材配置ができれば、企業の生産性も高まるでしょう。また、スパンを長く設ける要員計画は、中長期的な人材育成にもつながります。

企業の人事領域においてプラスの影響をもたらすため、要員計画を立てることは重要です。

人員計画とは、「部署」などの小さな単位で、「自社が求めるのはどのような人材か」という人材の質に関する意味合いで使われることが多いです。

要員計画は、「どの部署に何人配置するか」といった人材の量に関する意味合いで使われる傾向があるため、人員計画と要員計画は意味合いの対象に違いがあります。

また、採用計画は、事業計画に沿って立案する採用活動の計画を指します。採用計画は、要員計画の要素のひとつといえるでしょう。

要員計画を立てると、次のようなメリットがあります。

各メリットについて解説します。

（１）採用後のミスマッチ防止

要員計画を立てると、採用後のミスマッチ防止につながります。要員計画によって採用方針が明確になるため、採用メンバーの認識の統一や、求職者へブレのないアプローチを実現でき、自社にマッチする人材の獲得につながりやすくなります。

採用ミスマッチが起きると入社者の早期離職を招くなど、自社にとってマイナスな影響が大きいです。採用にかけた時間や費用も無駄になってしまうため、ミスマッチ防止は重要な観点でしょう。

（２）人材不足の予防・解消

要員計画を立てるメリットとして、人材不足の予防と解消が挙げられます。現在は転職へのハードルが下がり、人材の流動性が増しています。また、少子化の影響で働き手自体が減少している状況のため、人材不足に悩む企業も多いです。

要員計画を立てた場合、計画的な人材採用や適切な人事配置が可能となり、人材不足に陥るリスクを抑えられると考えられます。一時的に人材が不足したとしても、要員計画に則ることで早期の解消もはかれるでしょう。

（３）中長期的な人材育成

要員計画は、中長期的な人材育成にも活用できます。要員計画は中長期間で計画を立てるため、長期の時間を要するような人材育成の施策にも取り組みやすいです。人材育成にかける費用や時間、育成すべき人材などの明確化によって、効果的な育成を実現できるでしょう。

人材育成が成功すれば、企業の生産性向上や、リソース不足をスキルや技術でカバーできるなどの、プラスの状況を招くことが可能です。

要員計画を立てる際には、「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2つの方法を用います。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、一方を基準にしながら、もう一方も活用して、要員計画を適切に立てられているか確認することが大切です。

要員計画の立て方について、各方法の特徴を解説します。

（１）トップダウン方式

トップダウン方式は、損益計算書などの財務諸表を用いて、企業の目標利益から適正要員数を計算する方法です。マクロ的算定方式とも呼ばれます。

トップダウン方式のメリットは、利益と予算という数字から適正要員数を求めるため、予算オーバーになりにくく、妥当性がある点です。

一方で、経営面から適正要員数を計算するトップダウン方式は、現場の声が含まれておらず、現場で必要とする要員数を確保できない恐れがあります。

（２）ボトムアップ方式

ボトムアップ方式は、業務量から適正要員数を計算する方法で、ミクロ的算定方式とも呼ばれます。

ボトムアップ方式は、現場ベースで計算するため、人材不足を解消できる可能性が高いです。一方で、経営面が反映されておらず、予算オーバーを招く恐れがあります。

要員計画の立て方の手順は、次の5ステップです。

どのように計画を立てていくのか、詳しくご紹介します。

「（５）要員計画の策定・運用」では、要員計画のフォーマット例も記載していますので、併せてご確認ください。

（１）現状把握

まずは下記項目について、各部署の現状を把握します。

各項目の人数は、できるだけ正確に記載しましょう。

人事管理システムを活用すると、従業員の情報を容易に管理できるため、効率的です。

（２）要員調査（ボトムアップ方式）

次に、ボトムアップ方式で要員調査を行います。各部署の責任者に、次のような内容をヒアリングしましょう。

部署によって、退職などによる欠員を補充したい、業務負荷を軽減したい、専門性の高い新規プロジェクトを進めたいなどのニーズが異なるため、人員を求める背景を意識して聞き取ることが大切です。

ボトムアップ方式での要員調査が完了したら、要員計画の「要員要望数（ボトムアップ）」に求められている人数を記入します。

（３）要員調査（トップダウン方式）

ボトムアップ方式での要員調査のあとは、トップダウン方式での要員調査を行います。経営層に対し、下記についてヒアリングを実施しましょう。

ヒアリングした内容と人件費などを鑑みて、経営面で求められている各部署の要望数を、要員計画の「要員要望数（トップダウン）」に書き込みます。

（４）要員の検証・調整

要員調査の結果、ボトムアップ方式とトップダウン方式で要員要望数に差が出ることがほとんどのため、要員の検証と調整を行なっていきます。

まず要員の検証としては、要員要望数が適正かを確認するために、直間比率や労働生産性を算出して検討することが考えられます。

直間比率とは、企業の収益に直接的に影響を与える営業などの部門と、間接的に影響を与える総務などの部門の比率のことです。直間比率が高いほど、直接的に収益を生み出す人員が多いことを意味します。

労働生産性とは、労働の効率性をはかる指標で、労働生産性が高いほど労働力が効率的に利用されている状態です。

適正な要員要望数を確認できたら、事業計画に沿って、中長期的な目線で要員を調整していきます。例えば、要員を確保する方法として即戦力となりえる中途採用を選んだ場合、短期的には事業の発展などを目指せるかもしれませんが、新卒採用時のように自社の企業文化が浸透した、中枢となる人材が育たない恐れがあります。

そのため、採用や人事配置など多様な調整方法のなかで、目標達成につながるものを選択することが大切です。

（５）要員計画の策定・運用

要員の検証・調整後は、要員計画を策定します。要員計画の案がまとまったら、経営者や各部署の責任者などの承認を得ましょう。

承認を得ることで要員計画が決定されるため、「配員決定数」と「決定数合計」に人数を記載し、採用計画や人材育成計画などに展開していきます。

以下に要員計画のフォーマット例を記載しますので、ご活用ください。

【要員計画のフォーマット例】

要員計画を運用する際には、次のポイント・注意点を意識することをオススメします。

要員計画の運用ポイントと注意点をご紹介します。

（１）要員計画を定期的に見直す

要員計画を定期的に見直すと、事業計画の進捗具合や、従業員の業務量が適正かなどの把握が可能です。要員計画を立てる際に、分析・見直しをするタイミングをあらかじめ決めておくと、効果的に運用できます。

見直す際には、売上高人件費率と一人当たり売上高を確認しましょう。売上高人件費率は、売上高に占める人件費の割合を指し、数値が高いほど人件費が収益を圧迫している状態です。定期的に確認すると、人件費の上昇などに気付きやすくなります。

一人当たり売上高は、従業員一人当たりの売上高を算出できます。一人当たりの売上高が上がっていれば生産性が高まっているといえますが、定期的な確認によって一人当たりの売上高が高まりすぎている場合は、残業が多くなっているなどの事態が考えられます。状況が望ましくない場合は、改善策を講じましょう。

（２）実現可能性を考える

要員計画は、実現可能性を考えたうえで立てましょう。事業計画の遂行を目指し、中長期的な目線で立てられる要員計画は、一度立てると容易に変更できなくなります。

立てたあとに実現可能性がないことに気付き、計画倒れとなると、効果的な採用や異動ができなかったり、計画立案にかけた時間が無駄になったりします。

そのため、要員調査で自社の状況や予算を正確に把握し、計画に活かすことが大切です。また、採用をする際には、採用市場における求める人材の採用難易度も理解しておきましょう。採用が難しい人材の場合、獲得に時間を要したり採用コストがかさんだりする恐れがあるため、考慮して要員計画を立てます。

（３）休職や退職の影響を加味する

従業員が休職や退職をすると、採用や人事異動が必要になり、要員計画に影響を与えます。そのため、要員計画を立てる際は、休職者や退職者も加味して人員数を決めることが求められます。

そもそも、自社にとって必要な人材が離れないように、職場環境の改善などを実施し、従業員の働きやすさを向上させることが重要です。

休職や退職する従業員が減れば、よりスキルの高い従業員が増えたり、人材確保に余裕が生まれたり、採用活動において求職者へのアピールポイントになったりなど、多方面でメリットがあります。

要員計画とは、事業計画の遂行を目的として、必要数の人員採用や適切な人事配置などを計画することを指し、採用ミスマッチの防止や人材不足の解消、中長期的な人材育成につながるメリットがあります。

要員計画の立て方としては、ボトムアップ方式、トップダウン方式の要員調査を行い、予算オーバーしていないか、現場の状況を反映できているかを確認することが、要員計画の実現可能性を高めるために大切です。

従業員が働きやすい職場環境を整備するなど、必要な人材が自社から離れない対策も施しながら、効果的な要員計画を立てていきましょう。

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