応募者対応メールのテンプレート文面例！採用メールの書き方を紹介

中途採用を行うことが初めてでしたり久しぶりの採用の場合、候補者へ送るメールの内容に悩まされることもあるかと思います。

候補者へのメール対応は、メールテンプレートを活用するとスムーズなやり取りを実現できるでしょう。候補者へは迅速な対応が求められるため、ぜひご紹介するメールテンプレートを活用し、採用活動の成功につなげてください。

中途採用における、メールの例文や書き方、メール送信時の注意点をご紹介します。　 

すぐに使える！中途採用メールテンプレート集     応募後～入社までの各選考フローで候補者に連絡するメールのテンプレートをおまとめしています。

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中途採用のメールのテンプレートは、次の8つに分けられます。

（１）応募受付後のご連絡

応募受付後に送るメールのテンプレートです。

求人サイトによっては、応募受付後に自動的に受付メールを配信してくれるサービスもあるため、活用するといいでしょう。

（２）応募受付後に履歴書送付依頼をする場合

応募受付後に、履歴書等の送付を依頼する場合のメールテンプレートです。

候補者が何を送ればいいのか理解しやすいように、送付してほしい書類を明確に伝えましょう。また、履歴書等を受領した際には、受領した旨を報告するとより丁寧な対応となり、候補者も安心します。

（３）書類選考で不合格を伝える場合

書類選考で不合格を伝える場合は、次のメールテンプレートを活用できます。

一般的に、不合格の理由は伝えません。また、選考にあたり送付いただいた履歴書等を、「破棄」もしくは「返却」するのかといった扱いも明記すると、候補者は安心するでしょう。

（４）書類選考合格後の面接設定連絡

書類選考合格者に対して、面接設定連絡をする際に使えるメールテンプレートです。

新型コロナウィルス感染症の蔓延により、接触を避けるためにオンライン面接が主流となりました。オンライン面接の場合、候補者は来社する必要がないため、移動時間や費用がかからないというメリットがあります。

一方で、オンライン面接で使用するツールを使いこなせるか、通信回線が安定するかなど、オンライン面接に対して不安を抱く候補者もいるでしょう。

そのため、「対面を希望する場合」の案内も伝えると、候補者の不安の軽減につながり、面接に進んでもらえる可能性が高まります。

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（５）面接後の不合格を伝える場合

面接後の不合格を伝える場合も、書類選考後に不合格を伝える場合と同様に、理由は伝えません。応募書類の扱いについても、明記しましょう。

（６）面接合格後、次回選考案内をする場合

面接合格後に、次回選考案内をする場合のメールテンプレートは、次のとおりです。

（７）採用通知

採用通知のメールテンプレートです。候補者は、自社のほかに多くの企業に応募していると考えられるため、他社に流れてしまわないように、迅速に連絡しましょう。

（８）辞退者への対応をする場合

候補者が辞退した場合には、次のメールテンプレートを活用できます。

応募していただいたお礼とともに、不合格通知と同様、応募書類の取り扱いについても伝えましょう。

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候補者にメールを送信する際には、相手の心証を悪くしないために、次の4点に気を付けることが重要です。

メール送信の注意点を解説します。

（１）誤字脱字がないかチェックする

メールの文面に誤字脱字がないかを十分にチェックしましょう。メールの文面に誤字脱字があると、「読み返されていない」「自分は軽んじられている」「レベルが低いのではないか？」など、候補者の企業に対するイメージが悪くなる恐れがあります。特に、候補者の氏名を間違えると、候補者の志望度を大きく下げることになりかねません。

また、候補者が内容を理解しやすいように、わかりやすい文章を意識することが大切です。わかりづらい文面によって企業と候補者の認識が相違した場合、スムーズな選考を行えなくなるでしょう。

（２）宛先に誤りがないか確認する

メールの宛先に誤りがないかを確認しましょう。候補者とやり取りするメールのなかには、候補者の個人情報も含まれることがあるため、宛先を誤って送信した場合、情報漏洩となり損害賠償責任が生じる恐れがあります。候補者に限らず、世間からの信用を失うリスクも考えられるでしょう。

また、メールの送り方である「CC」と「BCC」を誤り、受信者にほかの宛先（メールアドレス）が見えてしまい、情報漏洩となることもあります。（※「CC」ほかの受信者にメールアドレスが見える／「BCC」ほかの受信者にメールアドレスが見えない）

メールを誤送信しないために、メールの宛先を何度も確認したり、なるべく一斉送信を避けたりすることが大切です。

（３）深夜や早朝など送信のタイミングに気をつける

候補者へのメールは、深夜や早朝などに送らないように気を付けましょう。深夜や早朝、休業日などにメールを送ると、求人票に載っている業務時間や営業日と違うと候補者に思われて、不信感や不安を与える恐れがあります。

また、一般的なビジネスメールでも深夜や早朝の連絡は避けられるため、「非常識な企業」「マナーがない企業」として、企業に対するイメージが悪くなることも考えられます。

そのため、候補者へのメールはなるべく営業時間内に送るなど、送信のタイミングに気を配ることが大切です。業務の都合で日中に送ることが難しい場合は、ほかの担当者にメール送信を依頼するなど、社内で協力して対応しましょう。

（４）提出物などの依頼をする場合は締め切り期限に配慮する

候補者に提出物などの依頼をする場合は、締め切り期限に配慮して、余裕をもって連絡することが望ましいです。候補者のなかには、働きながら転職活動をしている方もいるため、タイトすぎる締め切りを設けたり、締め切り日直前になって提出物の依頼をしないように注意しましょう。

また、提出物の締め切り期限を明記することも重要です。候補者に「提出物をいつまでに送ればいいのだろう？」と不安を抱かせたり、締め切り期限の確認のためのやり取りという余計な手間を生じさせないためにも、「〇月〇日までに」のように、日付を明確に伝えましょう。

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採用候補者とメールでやり取りをする際のポイントは、次の4つです。

候補者からの信頼を得て、入社意欲を高めてもらうためにも、ご紹介するポイントを意識して対応しましょう。

（１）スピード対応を心がける

候補者対応は「迅速」を意識することがポイントです。候補者対応が遅い場合、ほかの企業の選考が進み、他社へ流れてしまったり、不信感や不安を抱かれて辞退されたりする恐れがあります。そのため、候補者からの連絡にはスピード感をもって対応できる体制を敷いておくことが重要です。

候補者からのメールに対し迅速な返信が難しい場合は、メールを確認した旨として、いつまでに返事をできるかなどを伝えると、安心感を与えられるでしょう。

（２）丁寧な対応を心がける

メールでのやり取りは、電話や対面などと違い、相手の感情が読みにくいため、ときに意図が伝わらなかったり、冷たい印象を与えたりすることがあります。

そのため、候補者が理解しやすい文章を心がけ、質問や確認などのメールにも丁寧に対応することで、自社への信頼を高めることにつながります。

（３）メールテンプレートをアレンジする

メールテンプレートは、候補者一人ひとりに合った内容にアレンジすると、候補者に特別感を与えられたり、他社と差別化できたりする可能性があります。

多くの候補者は、複数の企業に応募しているため、応募した企業から似たようなメールを受け取っていると考えられます。受け取ったメールのなかに、自分のことを理解してくれているようなメールや、温かみのあるメールがあった場合は、強く印象に残り、企業への応募意欲が高まるかもしれません。

候補者に合わせたメールにアレンジすることは手間がかかりますが、採用活動を成功させるための大きなポイントといえるでしょう。

（４）適宜リマインドメールを送る

候補者へは、適宜リマインドメールを送りましょう。候補者は、自社以外にも多くの企業に応募している可能性が高いため、各社とのメールのやり取りで、自社からのメールが埋もれてしまう恐れがあります。

自社からのメールが埋もれてしまうと、面接などを忘れられてしまったり、連絡が来ていないと不満を感じさせたりするかもしれないため、面接の前日などにはリマインドメールを送ることをオススメします。

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候補者へメールを送る際には、誤字脱字がないかチェックしたり、送信するタイミングに気をつけたりして、候補者の心証を悪くしないことが大切です。担当者ひとりで全て対応しようとすると漏れが生じる恐れがあるため、社内で協力することが求められます。

また、メール対応は迅速・丁寧に行うことで、候補者の自社への信頼感が高まります。候補者の入社意欲を高めながら、他社へ流れるのを防止するためにも、真摯な対応を心がけましょう。

いかがでしたか。もし中途採用について悩まれている、自社にとって適切な手法が分からないといった場合は、ぜひ弊社キャリアデザインセンターにご相談ください。エンジニア採用・女性採用に特に強みを持ち、あらゆる中途採用ニーズに対応できるサービスを運営しております。

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